SmartVault-Alternative für Kanzleien, die Unterlagen anfordern

SmartVault ist ein Dokumentenverwaltungssystem mit Kundenportal, das laut eigener Website für Steuerberater entwickelt wurde. Das Unternehmen hat Standorte in Houston und Cambridge im Vereinigten Königreich. Auf den eigenen Presseseiten gibt SmartVault an, seit 2017 Teil der GetBusy PLC zu sein. Die Hauptzielgruppe sind Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros. Außerdem richtet sich SmartVault an Finanzdienstleister, Rechtsanwaltskanzleien und Anbieter im Gesundheitswesen.

Das Produkt kombiniert unbegrenzten Cloud-Speicher, ein Portal mit eigenem Branding, Dateifreigaben mit Zugriffsrechten, Dokumentenanforderungen und automatisierte Workflows. Die Buchhaltungspläne nennen Anbindungen an Intuit Lacerte, ProConnect, ProSeries, QuickBooks, UltraTax CS, Drake und CCH Axcess Tax. Die elektronische Signatur wird über DocuSign bereitgestellt. SmartVault gibt an, die IRS-Standards für elektronische Signaturen bei den Formularen 8878 und 8879 zu erfüllen. SmartProposal ergänzt Angebote und Zahlungen.

Für die Unterlagenanforderung erstellen Sie eine Anforderung aus einer Vorlage. Mandanten erhalten einen Link und laden Dateien am Computer oder per Smartphone hoch. Die Dateien werden im passenden Mandantenordner abgelegt. Automatisierte Erinnerungen weisen auf fehlende Unterlagen hin. SmartRequestAI, als Erweiterung der Buchhaltungspläne erhältlich, erstellt den Fragebogen und die Anforderungsliste aus Daten des Vorjahres. SmartScan wandelt Smartphone-Fotos in PDFs um.

SmartVault ist ein umfassendes Dokumentenverwaltungssystem und besonders für Kanzleien geeignet, die mit US-amerikanischer Steuersoftware arbeiten. Eine Kanzlei, die nach einer SmartVault-Alternative sucht, hat oft einen engeren Bedarf: Sie möchte Unterlagen von Mandanten erhalten, und zwar in einem nutzbaren Zustand, ohne für jede Datei ein neues Ablagesystem einzuführen. Die folgende Liste nennt typische Gründe. Sie stellt keine Aussage über alle SmartVault-Kunden dar.

Die Prüfung beim Upload ist für die tägliche Arbeit besonders wichtig. SmartVault beschreibt auf seiner Website das Erstellen der Anforderung, Erinnerungen an den Mandanten und die Ablage im passenden Ordner. Eine Prüfung, ob die Datei das richtige Dokument für den richtigen Zeitraum enthält, wird dort nicht beschrieben. Diese Kontrolle bleibt daher bei Ihrem Team. Wenn ein Kontoauszug die falschen Monate abdeckt, fällt das erst beim Öffnen der Datei auf.

Wenn Sie Steuererklärungen mit Lacerte, UltraTax CS oder Drake erstellen und Unterlagen direkt daneben ablegen möchten, ist SmartVault schwer zu ersetzen. Das sollten Sie vor einem Wechsel abwägen. Wenn Ihr Hauptproblem jedoch der wiederholte Austausch wegen fehlerhafter Uploads ist, kann ein spezialisierteres Tool mit weniger Einrichtung und geringerem Lernaufwand für Ihre Mandanten ausreichen.

Sie starten mit einer fertigen Checkliste oder erstellen eine eigene. Jeder Punkt kann eine Anweisung, ein Beispiel und passende Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Mandanten oder Kunden einen sicheren Link. Ein Konto, Passwort oder eine App ist nicht erforderlich. Dateien lassen sich als PDF, JPG, PNG, HEIC, Word oder Excel hochladen. Mit der Handykamera können Dokumente direkt fotografiert werden.

Die KI prüft jeden Upload sofort. Sie erkennt Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, bestätigt den angeforderten Dokumenttyp, vergleicht Daten und Zeiträume mit der Anforderung und prüft ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie die Vollständigkeit mehrseitiger Dokumente. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht die hochladende Person den Grund in verständlichen Worten und kann direkt eine bessere Datei hochladen.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan versendet. E-Mail-Erinnerungen gibt es in jedem Tarif, SMS-Erinnerungen in Pro und Firm. Jede Erinnerung nennt nur noch fehlende Unterlagen oder Dateien, die neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt, zum Beispiel 2026-03_Nova-Logistics_Bank-statement.pdf, und im DocAsker-Arbeitsbereich oder mit Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

SmartVault richtet sich vor allem an Steuer- und Buchhaltungsbüros. Daher ein Beispiel aus der Steuersaison: Sie benötigen für jede Privatperson Lohnabrechnungen, Steuerbescheinigungen, den Steuerbescheid des Vorjahres und einen unterschriebenen Steuerberatungsvertrag. In DocAsker erstellen Sie diese Checkliste einmal, hinterlegen bei den relevanten Punkten das Steuerjahr und senden jeder Person einen Link.

Eine Mandantin fotografiert eine Lohnabrechnung auf dem Küchentisch. Der rechte Rand ist abgeschnitten. DocAsker fordert sie deshalb zum erneuten Hochladen auf, bevor die Datei bei Ihnen ankommt. Eine Steuerbescheinigung aus dem falschen Jahr wird mit dem von Ihnen angeforderten Jahr zurückgewiesen. Der Steuerberatungsvertrag wird ohne Unterschrift hochgeladen. Die Mandantin erhält den Hinweis, dass das Unterschriftsfeld leer ist. Jede Korrektur erfolgt, solange das Dokument noch vorliegt.

Ihre Mitarbeitenden öffnen anschließend einen Ordner mit geprüften Dateien, die für alle Mandanten einheitlich benannt sind. DocAsker stellt keine Verbindung zu Steuersoftware her. Sie übernehmen die Dateien daher selbst in Ihren Steuerprozess oder legen sie in einem Cloud-Ordner ab, den Ihr Team bereits nutzt. Der Unterlagenbedarf unterscheidet sich je nach Mandat und Bundesland. Prüfen Sie jede Liste, bevor Sie sie versenden.