Liscio-Alternative für Kanzleien, die Unterlagen nachfordern

Liscio ist eine Software für Dokumentenverwaltung, Steuer-Organizer, Steuerzustellung und Mandantenportale von Liscio, Inc. Sie richtet sich an Steuerberater und Buchhaltungsbüros und bietet eigene Bereiche für Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros. Das Unternehmen beschreibt das Produkt als Verwaltungsebene zwischen Kanzlei und Mandanten. Laut Website begann die Geschichte mit dem CEO, einem bei Arthur Andersen ausgebildeten Wirtschaftsprüfer.

Die technische Grundlage der Plattform ist eine Funktion, die Liscio File Intelligence nennt. Sie liest hochgeladene Dokumente, schlägt einen Dateinamen nach der Konvention Ihrer Kanzlei vor und ordnet Mandant, Jahr und Ordner zu. Kann eine Datei nicht erkannt werden, behält sie ihren ursprünglichen Namen und wird zur Prüfung durch ein Teammitglied markiert. Liscio schlägt außerdem vor, zu welcher offenen Anforderung eine eingehende Datei gehört. Ihre Mitarbeitenden bestätigen jede Zuordnung.

Darüber hinaus bietet Liscio Steuer-Organizer auf Basis der Steuererklärung des Vorjahres, wiederverwendbare Mandantenanforderungen mit bedingten Fragen, elektronische Signaturen, sichere Nachrichten, Aufgaben, eine Zeitleiste der Mandantenaktivitäten und die Zustellung von Steuererklärungen. Als Speicheroptionen nennt die Website Liscio-Ordner, SharePoint, OneDrive, Google Drive und Box. Das Produkt ist umfangreich und eignet sich für Kanzleien, die ein System für all diese Aufgaben suchen.

Die häufigsten Gründe betreffen den Funktionsumfang und den Umgang mit einer Datei nach dem Upload durch den Mandanten. Liscio ist eine Plattform für die Kommunikation mit Mandanten und die Dokumentenverwaltung in Steuer- oder Buchhaltungsbüros. Manche Kanzleien haben dafür bereits ein System oder benötigen kein vollständiges Mandantenportal. Sie möchten vor allem zuverlässig die richtigen Unterlagen rechtzeitig erhalten.

Der zweite Grund ist die Qualität der Dateien. Auf der Liscio-Website werden das Lesen, Benennen, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten beschrieben, wobei Mitarbeitende die Ergebnisse bestätigen. Eine Prüfung auf Unschärfe oder einen falschen Abrechnungszeitraum mit sofortiger Rückmeldung an den Mandanten wird dort nicht beschrieben. Wenn Ihr Team Dateien häufig zurücksenden muss, ist dieser Unterschied wichtiger als viele andere Funktionen. Typische Gründe für einen Vergleich sind:

Sie beginnen mit einer Checkliste. Verwenden Sie eine fertige Checkliste oder erstellen Sie eine eigene. Ergänzen Sie jedes Element um eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Anschließend senden Sie dem Mandanten einen sicheren Link. Er benötigt kein Konto, Passwort oder App. Der Link funktioniert auf jedem Smartphone und Computer.

Jeder Upload wird sofort von der KI geprüft. Die Prüfungen umfassen Bildqualität wie Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, den Dokumenttyp, Daten und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Mandant den Grund in verständlichen Worten und kann direkt eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht nur Dateien, die die Prüfung bestanden haben, sowie Dateien, die zur manuellen Prüfung markiert wurden.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan versendet: per E-Mail in jedem Tarif und per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung nennt nur die Elemente, die noch fehlen oder neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt oder in Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive gespeichert.

Nehmen Sie einen Jahresabschluss für einen kleinen Geschäftskunden an. Sie benötigen Kontoauszüge von Januar bis Dezember, die unterschriebene Auftragsbestätigung, Lohnjournale und den Steuerbescheid des Vorjahres. In DocAsker senden Sie einen Link mit diesen vier Elementen. Für die Kontoauszüge hinterlegen Sie den erforderlichen Zeitraum. Für die Auftragsbestätigung legen Sie ein Pflichtfeld für die Unterschrift fest.

Der Mandant fotografiert die Auftragsbestätigung mit dem Smartphone und lädt Kontoauszüge hoch, die im Oktober enden. DocAsker akzeptiert die Auftragsbestätigung, wenn die Unterschrift vorhanden und das Foto lesbar ist. Die Software weist den Mandanten darauf hin, dass die Kontoauszüge im Oktober enden und die Monate November und Dezember noch fehlen. Der Mandant korrigiert die Unterlagen direkt, bevor jemand aus Ihrem Team eine Datei geöffnet hat.

Drei Tage später nennt die Erinnerung nur noch die offenen Elemente, zum Beispiel die Lohnjournale. Sobald das letzte Element die Prüfung bestanden hat, enden die Erinnerungen. Die Dateien liegen dann in Ihrem Ordner in Google Drive, Dropbox oder OneDrive und tragen Namen wie 2026-12_Nova-Logistics_Bank-statement.pdf. Wenn Sie Liscio oder ein anderes System für elektronische Signaturen und die Zustellung von Steuererklärungen nutzen, führen Sie diese Arbeit dort wie bisher fort.