File Request Pro Alternative für Kanzleien und Unternehmen

File Request Pro ist ein Webdienst, mit dem Kanzleien und Unternehmen Dateien und Dokumente von Mandanten oder Kunden ohne Mandantenportal sammeln. Sie tragen ein, was Sie benötigen, versenden einen Link und erinnern Personen, die ihre Dateien noch nicht eingereicht haben. Auf der Website werden vier Nutzergruppen genannt: Steuerberater und Buchhaltungsbüros, Kreditgeber und Finanzierungsvermittler, Personalabteilungen sowie Marketingteams und Agenturen.

Für die Anforderung gibt es zwei Wege. Ein Workflow sendet jeder Person eine persönliche Anforderung mit Checkliste und Frist. Sie sehen, wer geantwortet hat, wer verspätet ist und was geprüft werden muss. Eine Upload-Seite ist ein einzelner wiederverwendbarer Link, den Sie erneut teilen, in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen oder auf Ihrer Website einbinden können. Für keinen der beiden Wege ist ein Konto oder eine App erforderlich.

File Request Pro legt den Schwerpunkt auf die Verarbeitung nach dem Upload. Sie können Angaben wie Name, Projekt oder Monat abfragen. Diese Antworten werden für Dateinamen und Ordner in Google Drive, OneDrive, Dropbox oder SharePoint verwendet. Die Preisseite nennt außerdem eigene Domains, eigenes CSS, Webhooks und API-Zugriff sowie hohe Upload-Limits pro Datei.

File Request Pro löst das Problem der Bereitstellung: Dateien kommen aus dem E-Mail-Postfach in den richtigen Ordner und erhalten den richtigen Namen. Der häufigste Grund für den Vergleich mit anderen Tools ist die Qualität. Laut Website erfolgt die Prüfung manuell. Sie genehmigen jede eingehende Datei oder senden sie mit einer Notiz zurück. Danach wird die Datei erneut angefordert.

Bei wenigen Mandanten oder Kunden ist das unproblematisch. Sammelt eine Kanzlei jedoch gleichzeitig Kontoauszüge, Ausweisdokumente und unterschriebene Formulare von vielen Mandanten, muss eine Person jede Datei öffnen. Nur so findet sie ein unscharfes Foto, eine fehlende Seite oder einen Kontoauszug für das falsche Quartal. Jede Ablehnung verursacht einen weiteren Austausch. Die nächste Antwort kommt möglicherweise erst nach der nächsten Erinnerung. Häufige Gründe für den Vergleich mit Alternativen sind:

Sie beginnen mit einer fertigen Checkliste oder erstellen eine eigene. Jeder Eintrag kann eine Anweisung, ein Beispiel und passende Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Mandanten oder Kunden einen sicheren Link. Dafür sind kein Konto, kein Passwort und keine App erforderlich. Dokumente lassen sich mit der Handykamera aufnehmen oder als Datei hochladen.

Jeder Upload wird unmittelbar per KI geprüft. Die Prüfung erkennt Unschärfe, Reflexionen und abgeschnittene Ränder, kontrolliert den Dokumenttyp sowie Daten und Zeiträume und prüft ausgefüllte Unterschriftsfelder und fehlende Seiten. Schlägt eine Prüfung fehl, sehen Mandanten oder Kunden den Grund in verständlichen Worten und können sofort eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht Dateien, die bestanden haben, sowie Dateien, die zur Prüfung markiert wurden.

Erinnerungen folgen dem von Ihnen gewählten Zeitplan, per E-Mail in jedem Tarif und per SMS mit Pro und Firm. Jede Erinnerung listet nur die noch fehlenden Unterlagen oder Dokumente auf, die neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen. Akzeptierte Dateien werden einheitlich benannt und im DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt. Mit Pro und Firm ist auch die Ablage in Google Drive, Dropbox oder OneDrive möglich.

Nehmen Sie einen Finanzierungsantrag. Sie benötigen zwei aktuelle Lohnabrechnungen, Kontoauszüge der letzten drei Monate, einen gültigen Lichtbildausweis und ein unterschriebenes Einverständnisformular. In DocAsker senden Sie dem Finanzierungskunden einen Link mit diesen vier Einträgen. Für jeden Eintrag gelten eigene Prüfungen: der Zeitraum des Kontoauszugs, das Ablaufdatum des Ausweises und ein ausgefülltes Unterschriftsfeld.

Der Finanzierungskunde lädt Kontoauszüge hoch, die nur zwei Monate abdecken, sowie ein Handyfoto des Ausweises mit abgeschnittener Ecke. DocAsker weist darauf hin, dass ein Monat fehlt und das Ausweisfoto zugeschnitten ist. Beide Punkte werden im selben Vorgang korrigiert. Ihre Sachbearbeitung öffnet eine vollständige und lesbare Akte, ohne Dokumente zurücksenden zu müssen.

Die nächste Erinnerung nennt nur, was noch offen ist, zum Beispiel die zweite Lohnabrechnung. Sobald der letzte Eintrag bestanden hat, enden die Erinnerungen. Die Dateien liegen dann mit einheitlichen Namen in Ihrem Cloud-Ordner. Anforderungen unterscheiden sich je nach Kreditgeber. Verwenden Sie eine fertige Checkliste daher als Ausgangspunkt und bestätigen Sie die Liste für jeden Kreditgeber und jedes Produkt.