ShareFile-Alternative: Unterlagen anfordern ohne Portal

ShareFile ist eine Software für sichere Dateifreigabe und Dokumentenworkflows. Das Produkt gehört zum Portfolio von Progress. Auf seiner Website richtet sich ShareFile an Kanzleien und Unternehmen aus den Bereichen Steuerberatung, Recht, Finanzen, Versicherungen und Gesundheitswesen sowie an Firmen jeder Branche, die sensible Dateien mit Kunden austauschen. Das Produkt begann mit Dateifreigabe und Speicherung und deckt heute viele weitere Aufgaben rund um eine Kundenakte ab.

Eine Firma erhält bei ShareFile ein Kundenportal mit eigenem Logo, eigenen Farben und Subdomain, eine integrierte elektronische Signatur, wiederverwendbare Vorlagen und automatisierte Workflows. Über Anforderungslisten können Sie Kunden mit Fristen und automatischen Erinnerungen um mehrere Dokumente bitten und anschließend jede Datei freigeben oder als unvollständig kennzeichnen. ShareFile führt außerdem Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce und QuickBooks sowie mobile Apps auf.

ShareFile bietet auch KI-Funktionen. Die Dokumentation beschreibt eine KI-gestützte Dokumentenvalidierung. Sie prüft eine Datei, die über eine Anforderungsliste hochgeladen wurde, und warnt den Kunden, wenn der Inhalt offenbar nicht zur Anforderung passt, etwa wegen des falschen Jahres oder Dokumententyps. Auf den Tarifseiten werden Anforderungslisten und KI-Funktionen in den höheren Tarifen aufgeführt. Prüfen Sie daher auf sharefile.com, welche Leistungen aktuell in den einzelnen Tarifen enthalten sind.

ShareFile ist eine umfassende Plattform. Genau diese Breite ist häufig der Grund, warum sich eine Kanzlei oder ein Unternehmen nach einer Alternative umsieht. Wenn Sie Dateien bereits in Google Drive, Dropbox oder OneDrive speichern und Dokumente mit einem anderen Tool signieren, benötigen Sie möglicherweise nur den Teil, der Unterlagen von Mandanten und Kunden anfordert. Dann bietet eine Plattform für Speicherung und Workflows mehr, als die konkrete Aufgabe erfordert.

Weitere häufige Gründe entstehen auf Kundenseite beim eigentlichen Upload. Ein Portal, ein Login und die Handykamera schaffen jeweils eine zusätzliche Stelle, an der eine Anforderung ins Stocken geraten oder eine unvollständige Datei durchrutschen kann. Die folgende Liste nennt Gründe, die Anwender häufig anführen. Es sind allgemeine Gründe und keine Aussage über jedes ShareFile-Konto oder jeden Tarif.

Das macht ShareFile nicht zu einem schlechten Produkt. Entscheidend ist, welchen Teil von ShareFile Sie nutzen. Wenn Sie Speicher, elektronische Signaturen und Workflows täglich einsetzen, würde ein Wechsel wahrscheinlich mehr kosten, als er einspart. Wenn Sie im Wesentlichen Anforderungslisten benötigen, lohnt sich ein Blick auf ein Tool, das ausschließlich Unterlagen anfordert und prüft.

Sie beginnen mit einer fertigen Checkliste oder erstellen eine eigene. Jeder Punkt kann eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Danach senden Sie dem Mandanten oder Kunden einen sicheren Upload-Link. Er benötigt kein Konto, kein Passwort und keine App. Der Link funktioniert auf jedem Smartphone und Computer. Der Mandant oder Kunde kann später über denselben Link zurückkehren und die Anforderung abschließen.

Die KI prüft jeden Upload sofort beim Eingang. Sie kontrolliert die Bildqualität auf Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, den Dokumententyp, Daten und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Mandant oder Kunde den Grund in klaren Worten und kann sofort ein besseres Dokument neu hochladen. Ihr Team sieht nur Dateien, die die Prüfung bestanden haben, sowie Dateien, die für eine manuelle Prüfung markiert wurden.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan versendet, per E-Mail in jedem Tarif sowie per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung listet nur die noch fehlenden Unterlagen oder Dokumente auf, die neu hochzuladen sind. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich oder in Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

Steuerberatung ist die erste Branche, die ShareFile nennt. Nehmen wir daher eine typische Aufgabe: die Aufnahme eines neuen Buchhaltungsmandanten. Sie benötigen Kontoauszüge für Januar bis März, die Steuererklärung des Vorjahres, einen unterschriebenen Steuerberatungsvertrag und einen Ausweis des Inhabers. In DocAsker setzen Sie diese vier Punkte auf eine Checkliste, hinterlegen den Zeitraum beim Punkt für die Kontoauszüge und senden einen Link.

Der Inhaber lädt die Unterlagen am Abend mit dem Smartphone hoch. Auf dem Ausweisfoto liegt eine Spiegelung über dem Namen: DocAsker fordert sofort ein Ersatzdokument an. Der Kontoauszug deckt Oktober bis Dezember ab: Der Mandant erhält den Hinweis, welche Monate benötigt werden. Beim Steuerberatungsvertrag ist das Unterschriftsfeld leer: Die Datei wird mit diesem Grund zurückgewiesen. Niemand aus Ihrem Team hat die Datei bis dahin öffnen müssen.

Zwei Tage später listet die Erinnerung nur den noch fehlenden Kontoauszug auf. Sobald er eingeht und die Prüfung besteht, enden die Erinnerungen. Die Dateien liegen mit einheitlichen Namen im Ordner des Mandanten. Anforderungen unterscheiden sich je nach Mandat und Behörde. Nutzen Sie fertige Checklisten daher als Ausgangspunkt und bestätigen Sie die benötigte Liste für jedes Mandat.