Alternativa ao ShareFile para coletar documentos de clientes

O ShareFile é um software de compartilhamento seguro de arquivos e gestão de fluxos de documentos. Ele faz parte do portfólio de produtos da Progress. O site apresenta a plataforma para empresas de contabilidade, advocacia, finanças, seguros e saúde, além de negócios de qualquer setor que trocam arquivos sensíveis com clientes. O produto começou com compartilhamento e armazenamento de arquivos e hoje cobre muito mais atividades relacionadas a um arquivo de cliente.

Uma empresa que usa o ShareFile recebe um portal do cliente com sua própria logo, cores e subdomínio, assinatura eletrônica integrada, modelos reutilizáveis e fluxos automatizados. As listas de solicitação permitem pedir um conjunto de documentos ao cliente com prazos e lembretes automáticos, depois aprovar cada arquivo ou sinalizá-lo como incompleto. O ShareFile também lista integrações com Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce e QuickBooks, além de aplicativos para celular.

O ShareFile também adicionou recursos de IA. A documentação descreve uma validação de documentos por IA que analisa um arquivo enviado para uma lista de solicitação e avisa o cliente quando o conteúdo não parece corresponder ao pedido, como no caso do ano ou tipo de formulário errado. As páginas dos planos mostram as listas de solicitação e os recursos de IA nos planos mais avançados. Consulte sharefile.com para verificar o que cada plano inclui atualmente.

O ShareFile é uma plataforma ampla, e essa amplitude costuma ser o motivo para uma empresa começar a avaliar alternativas. Se você já mantém arquivos no Google Drive, Dropbox ou OneDrive e assina documentos em outra ferramenta, talvez precise apenas da parte que coleta documentos de clientes. Nesse caso, uma plataforma de armazenamento e fluxos pode oferecer mais do que o trabalho exige.

Os outros motivos comuns aparecem no lado do cliente, no momento em que um documento é enviado. Um portal, uma etapa de login e o uso da câmera do celular podem criar pontos de abandono ou permitir que um arquivo inadequado passe despercebido. A lista abaixo reúne motivos que empresas costumam mencionar. São motivos gerais, não afirmações sobre todas as contas ou planos do ShareFile.

Isso não significa que o ShareFile seja um produto ruim. Significa que a alternativa certa depende da parte do ShareFile que você usa. Se sua empresa depende diariamente do armazenamento, da assinatura eletrônica e dos fluxos da plataforma, substituí-la pode custar mais do que economiza. Se a resposta for principalmente listas de solicitação, vale avaliar uma ferramenta criada especificamente para coletar e verificar documentos.

Você começa com um checklist pronto ou cria o seu. Cada item pode incluir uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um período obrigatório, uma assinatura ou uma validade mínima. Depois, você envia ao cliente um único link seguro. O cliente não precisa de conta, senha ou aplicativo. O link abre em qualquer celular ou computador, e o cliente pode voltar a ele mais tarde para concluir o envio.

A IA verifica cada envio assim que ele chega. Ela analisa a qualidade da imagem, incluindo desfoque, reflexos e bordas cortadas, verifica se o arquivo é o documento solicitado, confere datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e páginas ausentes. Quando uma verificação falha, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode enviar um arquivo melhor na hora. Sua equipe vê apenas os arquivos aprovados, além dos que foram sinalizados para análise humana.

Os lembretes seguem a programação escolhida por você: por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens que ainda faltam ou aguardam reenvio, e os lembretes param quando o checklist é concluído. Os arquivos aprovados recebem nomes padronizados e são enviados para o espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, para o Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Contabilidade é o primeiro setor listado pelo ShareFile. Considere uma atividade comum: a admissão de um novo cliente de escrituração contábil. Você precisa de extratos bancários de janeiro a março, a declaração do IRPF do ano passado, um contrato de prestação de serviços assinado e um documento de identificação do responsável. No DocAsker, você coloca esses quatro itens em um checklist, define o período do extrato bancário e envia um único link.

O responsável envia os arquivos pelo celular naquela noite. A foto do documento de identificação tem um reflexo sobre o nome, então o DocAsker pede um reenvio na hora. O extrato bancário cobre outubro a dezembro, e o cliente recebe a informação sobre quais meses são necessários. O contrato de prestação de serviços chega sem o campo de assinatura preenchido e é devolvido com esse motivo. Ninguém da sua equipe precisou abrir um arquivo.

Dois dias depois, o lembrete lista apenas o extrato que ainda falta. Quando ele chega e é aprovado, os lembretes param e os arquivos são colocados na pasta do cliente com nomes padronizados. Os requisitos variam conforme o cliente e a jurisdição. Por isso, use qualquer checklist pronto como ponto de partida e confirme a lista para cada contratação.