Alternativa ao SuiteDash para escritórios coletarem documentos

O SuiteDash é uma plataforma empresarial completa. Segundo o site, ela reúne CRM, portais do cliente, projetos, documentos e cobrança em um banco de dados compartilhado. A plataforma atende vários tipos de empresas de serviços, incluindo agências digitais, coaches, escritórios de contabilidade e advocacia, consultorias, empresas do setor imobiliário e organizações sem fins lucrativos.

A lista de recursos é extensa. Além do portal do cliente e do CRM, o SuiteDash oferece emissão de faturas e cobrança recorrente, projetos e tarefas, controle de horas, contratos e assinatura eletrônica, formulários, agendamento, marketing por e-mail, mensagens seguras, chamados de suporte e um sistema de gestão de aprendizagem. Grande parte pode usar marca branca, com sua própria URL e um aplicativo web de marca instalável para os clientes.

Para documentos, o SuiteDash tem um File Exchange com uma pasta de compartilhamento para cada cliente e projeto, histórico de versões e permissões. Também há solicitações de arquivos: você envia um link por e-mail, escolhe a pasta onde os envios devem chegar e define um prazo. O site informa que os clientes não precisam estar conectados para enviar os arquivos solicitados.

O motivo mais comum é o escopo. O SuiteDash foi criado para substituir várias ferramentas de uma vez, e essa é sua principal vantagem. Um escritório que já usa um sistema de gestão, uma ferramenta de faturamento e um CRM de que gosta pode não querer configurar uma plataforma completa apenas para receber extratos bancários e documentos de identificação dos clientes. Uma ferramenta mais específica pode entrar em uso no mesmo dia.

O segundo motivo é o que acontece depois do envio. Uma solicitação de arquivos do SuiteDash coloca os arquivos na pasta escolhida e avisa você por e-mail. Não encontramos no site uma etapa que analise o conteúdo de cada arquivo. Alguém da sua equipe ainda precisa abrir cada envio para verificar se ele está legível, completo e se é o documento correto. Outros motivos comuns estão ligados ao acompanhamento.

Você começa com um checklist de documentos. Escolha um modelo pronto ou crie o seu e defina para cada item uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um período obrigatório ou uma assinatura. Depois, envie ao cliente um único link de envio seguro. Não é preciso criar conta, senha ou baixar aplicativo. O link abre em qualquer celular ou computador, e o cliente pode voltar a ele mais tarde para concluir o envio.

Cada envio é verificado por IA assim que chega. As verificações cobrem desfoque, reflexos e bordas cortadas, se o arquivo é o documento solicitado, datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e páginas ausentes. Se uma verificação falhar, o cliente vê o motivo em linguagem simples, por exemplo, que o extrato bancário é de fevereiro em vez de março, e pode enviar um arquivo melhor imediatamente.

Os lembretes seguem o cronograma que você escolher, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens ainda pendentes ou que precisam ser reenviados, e para quando o checklist é concluído. Os arquivos aceitos recebem nomes padronizados e são arquivados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Considere um escritório de contabilidade no fechamento do mês. Cada cliente precisa enviar 3 itens: o extrato bancário do mês, o extrato do cartão de crédito e o resumo da folha de pagamento assinado. No DocAsker, isso vira um checklist com 3 itens, cada um com um período obrigatório e, no resumo da folha, uma verificação de assinatura. Cada cliente recebe seu próprio link no primeiro dia útil do mês.

Um cliente fotografa o extrato bancário pelo celular. Se a foto estiver borrada ou faltar a página 3 de 4, o DocAsker informa isso na hora e o cliente faz uma nova foto. Se o extrato for do mês errado, o cliente recebe a indicação do mês necessário. Sua equipe abre a solicitação uma vez, quando tudo já passou pelas verificações, e encontra os arquivos nomeados e arquivados.

Se o seu escritório usa o SuiteDash para portal, faturas e projetos, você não precisa escolher entre as duas ferramentas. Continue usando o SuiteDash nessas atividades e use o DocAsker apenas para cobrar documentos. Os clientes continuam recebendo faturas e mensagens no seu portal, enquanto os documentos mensais chegam por um link do DocAsker, já verificados.