Alternativa ao DokuTrak para escritórios coletarem documentos

O DokuTrak é um software de coleta de documentos de clientes fundado por Arthur Teboul. Segundo o site, a empresa fica na França, o produto foi desenvolvido para o mercado dos Estados Unidos e seu desenvolvimento começou em 2025. O público são pequenas empresas de serviços profissionais: escritórios de contabilidade, profissionais que preparam declarações fiscais e fazem escrituração, escritórios de advocacia, correspondentes bancários e consultores de crédito imobiliário, corretores de imóveis, equipes de recrutamento e RH, consultorias e agências.

O produto tem um escopo bem definido. Você seleciona os documentos necessários, envia um link seguro ao cliente e acompanha cada item em um painel. O cliente não precisa de senha, conta em portal do cliente ou aplicativo. Os lembretes seguem uma programação padrão que o administrador pode alterar e param quando a solicitação é concluída. Uma pessoa da equipe aceita cada arquivo ou pede para reenviar com uma breve observação.

O DokuTrak também oferece uma verificação com IA no envio, que o administrador pode ativar. Ela compara cada arquivo com a solicitação e sinaliza possíveis problemas, como tipo de documento incorreto, período diferente do solicitado, documento vencido ou digitalização ilegível. O site deixa claro que a IA nunca aprova um documento. A empresa também disponibiliza um conector de código aberto para que um assistente de IA possa criar e acompanhar solicitações.

DokuTrak e DocAsker têm propostas próximas, por isso vale comparar pontos específicos. O primeiro é quem age quando um arquivo apresenta um problema. No DokuTrak, a IA sinaliza a pendência para sua equipe, e uma pessoa aceita o arquivo ou pede para o cliente reenviar. Isso mantém a decisão nas suas mãos, mas também faz com que cada arquivo incorreto dependa da análise de alguém do escritório.

O segundo ponto é o destino dos arquivos. O site do DokuTrak informa que não há integrações com sistemas fiscais, contábeis ou de gestão de escritórios e não lista conexão com armazenamento em nuvem. Assim, você baixa os arquivos e os transfere por conta própria. Escritórios que mantêm pastas de clientes no Google Drive, Dropbox ou OneDrive costumam querer que os arquivos aceitos sejam arquivados lá automaticamente. Outros motivos para comparar:

O início é parecido. Você escolhe um checklist de documentos pronto ou cria o seu. Cada item pode ter uma instrução, um exemplo e as verificações necessárias, como um período específico, uma assinatura ou uma validade mínima. Depois, envia um link seguro ao cliente. Ele não precisa de conta, senha ou aplicativo e pode voltar ao mesmo link para terminar mais tarde.

A diferença aparece no envio. A IA do DocAsker verifica se há desfoque, reflexos ou bordas cortadas, além do tipo de documento, datas e períodos, preenchimento dos campos de assinatura e presença de todas as páginas. Se alguma verificação falhar, o cliente vê o motivo na hora, em linguagem clara, e pode reenviar um arquivo melhor imediatamente. Sua equipe recebe os arquivos que passaram nas verificações e os que foram sinalizados para análise de uma pessoa.

Os lembretes seguem a programação que você define: por e-mail em todos os planos e também por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens que faltam ou precisam ser reenviados, e os envios param quando o checklist de documentos está completo. Os arquivos aceitos recebem nomes padronizados e são arquivados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Imagine a preparação de uma declaração do IRPF em fevereiro. Seu escritório precisa do informe de rendimentos, dos comprovantes de investimentos, do demonstrativo de financiamento imobiliário e do contrato de prestação de serviços assinado. No DocAsker, você envia um único link com esses itens. As verificações dos informes são configuradas para o ano-calendário da declaração, e o item do contrato exige o preenchimento do campo de assinatura.

O cliente envia por engano um informe referente ao ano anterior e uma foto do demonstrativo com a parte de baixo cortada. O DocAsker informa que o ano do documento não corresponde ao solicitado e que a foto está cortada. O cliente reenvia os dois arquivos no mesmo acesso. Sua equipe não precisa abrir esses arquivos, escrever uma observação e esperar a próxima resposta.

Uma semana depois, o lembrete lista apenas o que ainda está pendente, como os comprovantes de investimentos. Quando todos os itens passam pelas verificações, os lembretes param e, nos planos Pro e Firm, os arquivos podem ficar na pasta em nuvem do escritório com nomes padronizados. As exigências variam conforme o cliente e o ano. Use o checklist de documentos pronto como ponto de partida e ajuste os itens à declaração que você está preparando.