Alternativa ao Dropbox File Requests para coleta de documentos

O File Requests é um recurso do Dropbox, serviço de armazenamento em nuvem. O Dropbox faz muito mais do que coletar arquivos: armazena, sincroniza e faz backup dos seus arquivos, compartilha arquivos e pastas, envia transferências grandes e oferece produtos como o Dropbox Sign para assinaturas eletrônicas e o DocSend para compartilhamento monitorado de documentos. Esta página compara apenas o recurso File Requests com o DocAsker.

Uma solicitação de arquivos é um link para uma página simples de envio. De acordo com a central de ajuda do Dropbox, qualquer pessoa pode enviar um arquivo por esse link, tenha ou não uma conta do Dropbox. A pessoa escolhe os arquivos, informa nome e e-mail e faz o envio. Os arquivos chegam a uma pasta do Dropbox escolhida por você, que é privada por padrão, e quem envia não vê os arquivos de outras pessoas.

A central de ajuda lista algumas opções adicionais. Você pode adicionar uma senha. Em alguns planos, pode definir um prazo e decidir se os envios atrasados serão aceitos. Também pode estabelecer um padrão de nomenclatura para a pasta, fechar e reabrir uma solicitação, além de receber um e-mail a cada arquivo enviado.

O File Requests é uma forma rápida de receber arquivos de alguém de fora e funciona bem para uma solicitação pontual. Os motivos para procurar outra opção costumam aparecer quando a mesma solicitação de documentos é enviada a dezenas de clientes, cada um com uma lista específica de documentos, e alguém precisa acompanhar todos os envios.

O primeiro motivo é que uma solicitação de arquivos oferece uma página de envio, não uma lista. O cliente lê sua descrição e envia o que entende que foi solicitado. A página não marca o extrato bancário como recebido e o RG ou CNH como pendente, nem verifica o conteúdo do arquivo. A central de ajuda do Dropbox não descreve uma verificação do conteúdo, então sua equipe precisa abrir cada envio para avaliá-lo. Outros motivos também aparecem com frequência.

Você começa com um checklist de documentos, pronto ou criado pela sua equipe. Cada item corresponde a um documento, com instrução, exemplo e verificações aplicáveis, como um período obrigatório ou uma assinatura. O cliente recebe um único link seguro. Assim como uma solicitação de arquivos, ele não exige conta, senha ou aplicativo. Ao contrário de uma solicitação de arquivos, mostra exatamente quais documentos já foram enviados e quais ainda estão pendentes.

Cada envio passa por verificação com IA assim que chega: desfoque, reflexo e bordas cortadas, se o arquivo é o documento solicitado, datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e páginas ausentes. Quando uma verificação falha, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode reenviar um arquivo melhor imediatamente. Sua equipe vê os arquivos aprovados, além dos que foram sinalizados para revisão humana.

Os lembretes são enviados conforme a programação definida por você, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada um lista apenas o que ainda está pendente. Os arquivos aprovados recebem um padrão de nome consistente. Nos planos Pro e Firm, eles podem ser enviados diretamente ao seu Dropbox, para que o DocAsker fique na etapa anterior ao Dropbox e os arquivos continuem chegando ao local de sempre.

Imagine um correspondente bancário iniciando uma nova solicitação de crédito imobiliário. O proponente precisa enviar RG ou CNH, os dois últimos holerites, extratos bancários de três meses e um formulário de autorização assinado. Com uma solicitação de arquivos, o correspondente escreve essa lista na descrição e aguarda. Os arquivos chegam com os nomes definidos pelo celular do proponente, e o correspondente precisa abrir cada um para descobrir o que é.

Com o DocAsker, a mesma lista vira um checklist de documentos com quatro itens. O proponente abre o link no celular e fotografa os holerites. Se uma foto tiver a borda cortada, o DocAsker pede para reenviar na hora. Se os extratos cobrirem dois meses em vez de três, o proponente é informado sobre qual mês está faltando. O formulário de autorização passa por conferência de assinatura.

Quando tudo é aprovado, os arquivos recebem um padrão de nome consistente e, nos planos Pro ou Firm, são enviados para a pasta do proponente no Dropbox. Até lá, os lembretes mencionam apenas os itens ainda pendentes e param quando o checklist de documentos é concluído. O correspondente continua trabalhando no Dropbox como antes.