Alternatief voor Dropbox-bestandsverzoeken bij klantdocumenten

Bestandsverzoeken zijn een functie van Dropbox, de cloudopslagdienst. Dropbox doet veel meer dan alleen bestanden verzamelen: het slaat bestanden op, synchroniseert en back-upt ze, deelt bestanden en mappen, verstuurt grote bestanden en biedt producten zoals Dropbox Sign voor elektronische handtekeningen en DocSend voor het delen van documenten met tracking. Op deze pagina vergelijken we alleen de functie voor bestandsverzoeken met DocAsker.

Een bestandsverzoek is een link naar een eenvoudige uploadpagina. Volgens het helpcentrum van Dropbox kan iedereen via die pagina een bestand naar je sturen, met of zonder Dropbox-account. De afzender kiest bestanden, vult een naam en e-mailadres in en uploadt ze. De bestanden komen terecht in een Dropbox-map die je zelf kiest. Die map is standaard privé en uploaders zien de bestanden van anderen niet.

Het helpcentrum noemt daarnaast enkele opties. Je kunt een wachtwoord toevoegen. Op sommige abonnementen kun je een deadline instellen en bepalen of uploads na de deadline zijn toegestaan. Je kunt een naamgevingsconventie voor de map instellen, een verzoek sluiten en opnieuw openen en je ontvangt een e-mail telkens wanneer een bestand wordt geüpload.

Bestandsverzoeken zijn een snelle manier om bestanden van iemand buiten je kantoor te ontvangen en voor een eenmalig verzoek werken ze goed. De redenen om verder te kijken worden meestal duidelijk wanneer hetzelfde verzoek naar tientallen klanten gaat, elke klant een specifieke set documenten moet aanleveren en iemand moet bijhouden wat nog ontbreekt.

De eerste reden is dat een bestandsverzoek één uploadpagina is en geen lijst. De klant leest je omschrijving en uploadt wat volgens hem of haar wordt bedoeld. Op de pagina wordt niet afgevinkt dat het bankafschrift binnen is en blijft het identiteitsbewijs als ontbrekend zichtbaar. Ook wordt de inhoud van een bestand niet gecontroleerd. Het helpcentrum van Dropbox beschrijft geen controle van bestandsinhoud, dus je team opent elke upload om die te beoordelen. Er zijn nog enkele redenen die vaak terugkomen.

Je begint met een checklist, een kant-en-klare checklist of een checklist die je zelf maakt. Elk item is één document, met een instructie, een voorbeeld en de bijbehorende controles, zoals een vereist datumbereik of een handtekening. De klant krijgt één beveiligde link. Net als bij een bestandsverzoek is daarvoor geen account, wachtwoord of app nodig. Anders dan bij een bestandsverzoek ziet de klant precies welke documenten binnen zijn en welke nog ontbreken.

Elke upload wordt direct bij binnenkomst door AI gecontroleerd op wazigheid, schittering en afgesneden randen, op het juiste documenttype, op datums en periodes, op ingevulde handtekeningvelden en op ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke woorden wat er mis is en kan die meteen een beter bestand uploaden. Je team ziet de bestanden die zijn goedgekeurd en daarnaast bestanden die voor menselijke beoordeling zijn gemarkeerd.

Herinneringen worden volgens jouw schema verstuurd, per e-mail op elk abonnement en per sms op Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen wat nog ontbreekt. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naamgevingsstructuur. Op Pro en Firm kunnen ze rechtstreeks in je Dropbox worden opgeslagen. Zo kan DocAsker vóór Dropbox werken en blijven je bestanden terechtkomen waar ze altijd al stonden.

Neem een hypotheekadviseur die een nieuwe aanvraag opent. De aanvrager van de hypotheek moet een foto van het identiteitsbewijs, de laatste twee loonstroken, bankafschriften van drie maanden en een ondertekende opdrachtbevestiging aanleveren. Met een bestandsverzoek zet de adviseur die lijst in de omschrijving en wacht af. Bestanden krijgen de namen die de telefoon van de aanvrager van de hypotheek eraan geeft en de adviseur opent elk bestand om te zien wat het is.

Met DocAsker wordt dezelfde lijst een checklist met vier items. De aanvrager van de hypotheek opent de link op een telefoon en maakt foto's van de loonstroken. Als bij één foto een rand is afgesneden, vraagt DocAsker direct om opnieuw te uploaden. Als de bankafschriften maar twee maanden beslaan in plaats van drie, krijgt de aanvrager van de hypotheek te zien welke maand ontbreekt. Bij de opdrachtbevestiging wordt gecontroleerd of er een handtekening staat.

Wanneer alles is goedgekeurd, krijgen de bestanden een vaste naamgevingsstructuur en worden ze op Pro of Firm in de Dropbox-map van die aanvrager van de hypotheek opgeslagen. Tot die tijd noemen herinneringen alleen de items die nog openstaan en stoppen ze zodra de checklist compleet is. De adviseur blijft gewoon in Dropbox werken.