Alternatief voor Karbon voor het verzamelen van klantdocumenten

Karbon is praktijkbeheersoftware voor accountantskantoren. Op de website richt Karbon zich op kleine, middelgrote en grote kantoren, en op administratie- en belastingkantoren. De software koppelt e-mail aan workflows, zodat klantgesprekken, taken en opdrachten bij elkaar staan. Daarnaast biedt Karbon workflowautomatisering, tijdregistratie en budgetten, facturatie en betalingen, en documentbeheer.

Aan de klantkant biedt Karbon documentverzoeken en een klantportaal met de naam Karbon for Clients, dat ook een mobiele app heeft. Volgens de website van Karbon openen klanten hun verzoeken via een unieke gemailde link in plaats van met een wachtwoord. Kantoren kunnen tweefactorauthenticatie verplicht stellen. Klanten kunnen bestanden uploaden, de status van hun werk bekijken en goedkeuringen en elektronische handtekeningen afronden.

Karbon zegt dat het documentverzoeken volgens een schema kan versturen en automatisch kan opvolgen wanneer een verzoek onvolledig is. Het documentbeheer werkt met Dropbox, OneDrive inclusief SharePoint en Google Drive, of met de eigen opslag van Karbon. Karbon vermeldt ook AI-functies, vooral voor het samenvatten en opstellen van e-mails en klantupdates.

Karbon is ontworpen om het dagelijkse werk van een accountantskantoor te beheren en is daarvoor een sterke keuze. Kantoren die zoeken naar een alternatief voor Karbon voor documentverzameling hebben meestal een smallere behoefte. Ze zijn niet per se ontevreden over workflowsoftware in het algemeen. Ze willen vooral minder opvolging voordat het dossier van een klant compleet is.

Veelvoorkomende redenen zijn bijvoorbeeld deze. Het kantoor is klein en heeft geen behoefte aan teamworkflows, gedeelde e-mail of tijdregistratie. Het kantoor is helemaal geen accountantskantoor en Karbon is gebouwd voor accountants. Of het kantoor verstuurt al documentverzoeken, maar is nog altijd tijd kwijt aan het openen van elke upload om onscherpe foto's, ontbrekende pagina's of afschriften voor de verkeerde periode op te sporen, omdat de website van Karbon geen automatische controles van geüploade bestanden beschrijft.

In elk van deze situaties zoekt het kantoor een tool die het verzamelen goed uitvoert en de rest van de bestaande werkwijze ongemoeid laat. Dat is een andere aankoop dan praktijkbeheersoftware. Je kunt de twee daarom eerlijk vergelijken op het onderdeel dat ze gemeen hebben: een klant om documenten vragen en bruikbare bestanden terugkrijgen.

Je maakt een checklist van de documenten die je nodig hebt, vanuit een kant-en-klare checklist of vanaf nul. Elk onderdeel kan een instructie, een voorbeeld en de toepasselijke controles bevatten, zoals een verplichte periode, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. Je stuurt de klant één beveiligde link. De klant heeft geen account, wachtwoord of app nodig en de link werkt op elke telefoon of computer.

Elke upload krijgt direct een AI-controle bij binnenkomst. DocAsker controleert de beeldkwaliteit, het documenttype, datums en periodes, ingevulde handtekeningvelden en volledigheid. Als een controle mislukt, ziet de klant in gewone taal waarom, bijvoorbeeld dat een bankafschrift over de verkeerde maanden gaat, en kan die direct een beter bestand uploaden. Je team ziet bestanden die zijn goedgekeurd en bestanden die voor controle door een medewerker zijn gemarkeerd.

Denk aan een administratiekantoor dat de maand afsluit voor 40 klanten. Op de eerste werkdag krijgt elke klant een DocAsker-link met het verzoek om de bank- en creditcardafschriften van de vorige maand, loonrapporten en eventuele leningsoverzichten aan te leveren. Een klant uploadt per ongeluk een afschrift van de maand daarvoor. DocAsker vergelijkt de periode met het verzoek, legt het probleem uit en de klant uploadt het juiste afschrift.

Aan het einde van het jaar wordt de checklist uitgebreider: jaaroverzichten, facturen voor investeringen in vaste activa en ondertekende opdrachtbevestigingen. De handtekeningcontrole signaleert de brief die ondertekend had moeten zijn, en de volledigheidscontrole merkt het afschrift van 12 pagina's op dat als document van 9 pagina's binnenkomt. Je accountants beginnen met een complete map. Wat je nodig hebt verschilt per klant en rechtsgebied, dus pas elke checklist aan voordat je die verstuurt.

Als je kantoor met Karbon werkt, hoeft dat niet te veranderen. Houd werk, e-mail en facturatie in Karbon, verstuur de DocAsker-link vanuit je gebruikelijke klantmail en laat goedgekeurde bestanden opslaan in het Google Drive-, Dropbox- of OneDrive-account dat je team al gebruikt, met één vaste naamstructuur.