Moxo-alternatief voor het opvragen van documenten

Moxo omschrijft zichzelf als een platform voor het orkestreren van bedrijfsprocessen met mensen en AI. Volgens de website voert het gestructureerde processen uit voor interne teams, externe klanten, leveranciers en AI-agents, vanuit het principe dat mensen beslissen en AI uitvoert. De genoemde sectoren zijn onder meer financiële dienstverlening, juridische dienstverlening, accountancy, advies, vastgoed, retail, productie en farmacie.

In de praktijk gaat het om workflows die uit stappen bestaan. Moxo noemt menselijke actiestappen zoals goedkeuringen, digitale ondertekening, beoordelingen, formulieren invullen en gegevens verzamelen, plus AI-agents die werk binnen een proces voorbereiden en uitvoeren. Elk team, elke klant of elke partner kan een portaal in de eigen huisstijl krijgen om in te werken. Externe deelnemers krijgen toegang via een link per e-mail, zonder account of download.

Rond die kern noemt Moxo integraties met tools zoals Slack, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, DocuSign, Stripe, QuickBooks en Zapier, SDK's om het platform in eigen apps te verwerken, deadlines met automatische escalatie, een volledig auditlogboek en enterprise-opties zoals eenmalig inloggen via SAML. Het is een breed platform, waarbij documenten verzamelen één onderdeel is.

De gebruikelijke reden is de aansluiting op de behoefte, niet de kwaliteit. Moxo is gebouwd om een compleet proces te modelleren: wie wat doet, in welke volgorde, met welke goedkeuringen en in welke systemen. Een klein kantoor waarvan het echte probleem is om bij elke klant drie bankafschriften en een identiteitsbewijs op te vragen, heeft misschien geen workflows, portalen en agents nodig.

De tweede reden is de manier waarop je start en koopt. De website van Moxo verwijst naar een demo of een aanvraag voor een proefperiode, wat past bij een geplande uitrol voor meerdere teams. Een kantoor dat vanmiddag het eerste documentverzoek wil versturen, kiest vaak liever voor een tool met openbare plannen, een proefperiode zonder betaalkaart en niets meer om in te stellen dan een checklist. Kort samengevat zijn dit de meest voorkomende redenen.

Je begint met een checklist. Kies een kant-en-klare checklist of maak er zelf een. Elk item is één document, met een instructie, een voorbeeld en de controles die van toepassing zijn, zoals een verplichte periode, een handtekening of een minimale geldigheid. Je stuurt de klant één beveiligde link. Een account, wachtwoord of app is niet nodig en de klant kan later via dezelfde link verdergaan.

Elke upload wordt direct bij binnenkomst door AI gecontroleerd. De controles liggen vast en zijn zichtbaar: onscherpte, schittering en afgesneden randen, of het bestand het gevraagde document is, datums en perioden, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke woorden waarom en kan die meteen een beter bestand uploaden. Je team ziet bestanden die zijn goedgekeurd en bestanden die voor beoordeling zijn gemarkeerd.

Herinneringen worden verstuurd volgens het schema dat je kiest, per e-mail op elk plan en per sms op Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen wanneer de checklist compleet is. Goedgekeurde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte, of op Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Neem een klein advocatenkantoor dat een nieuwe cliëntzaak opent en identiteitscontroles uitvoert. De cliënt moet een paspoort of ander identiteitsbewijs, een bewijs van adres dat in de afgelopen drie maanden is afgegeven en een ondertekende opdrachtbevestiging aanleveren. In DocAsker wordt dat een checklist met drie items: het identiteitsbewijs met een geldigheidscontrole, het bewijs van adres met een datumcontrole en de opdrachtbevestiging met een handtekeningcontrole.

De cliënt opent de link op een telefoon. Een foto van het paspoort met schittering over de pagina met persoonsgegevens wordt direct afgewezen met uitleg. De cliënt maakt een nieuwe foto. Een energierekening van vorig jaar wordt afgewezen omdat die ouder is dan drie maanden. Een niet-ondertekende opdrachtbevestiging wordt gemarkeerd. Elke upload, controle en download wordt gelogd. Op Firm kan het auditlogboek worden geëxporteerd.

DocAsker doet niet de rest van de zaak, zoals goedkeuringen, het digitaal ondertekenen van de opdrachtbevestiging en vervolgstappen. Als je kantoor dat allemaal in één beheerd proces nodig heeft, is dat het soort werk waarvoor Moxo is gebouwd. Vereisten verschillen bovendien per rechtsgebied. Controleer daarom je eigen lijst voordat je die verstuurt.