Alternativa a Moxo para recopilar documentación de clientes

Moxo se describe como una plataforma de orquestación de procesos empresariales con intervención humana y de IA. Su web indica que ejecuta procesos estructurados entre equipos internos, clientes externos, proveedores y agentes de IA, siguiendo el principio de que las personas deciden y la IA ejecuta. Entre los sectores que menciona están los servicios financieros, el ámbito jurídico, la contabilidad, la consultoría y el asesoramiento, el sector inmobiliario, el comercio minorista, la industria y la industria farmacéutica.

En la práctica, esto se traduce en flujos de trabajo compuestos por pasos. Moxo incluye pasos de acción humana, como aprobaciones, firmas electrónicas, revisiones, cumplimentación de formularios y recopilación de datos, además de agentes de IA que preparan y ejecutan tareas dentro de un proceso. Cada equipo, cliente o colaborador puede disponer de un portal con la marca de la empresa, y las personas externas acceden mediante un enlace enviado por correo, sin cuenta ni descarga.

Sobre esta base, Moxo incluye integraciones con herramientas como Slack, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, DocuSign, Stripe, QuickBooks y Zapier, SDK para integrarlo en tus propias aplicaciones, fechas límite con escalado automatizado, un registro de auditoría completo y opciones empresariales como el inicio de sesión único mediante SAML. Es una plataforma amplia, y la recopilación de documentación es solo una parte.

El motivo habitual es el encaje, no la calidad. Moxo está pensado para modelar un proceso completo: quién hace qué, en qué orden, con qué aprobaciones y con qué sistemas. Una asesoría pequeña cuyo problema real sea conseguir tres extractos bancarios y un DNI o NIE de cada cliente quizá no necesite diseñar flujos de trabajo, portales y agentes para resolverlo.

El segundo motivo es cómo se compra y se empieza a utilizar. La web de Moxo te dirige a una demostración o a solicitar una prueba, algo que encaja con un despliegue planificado entre varios equipos. Una empresa que quiere enviar su primera solicitud de documentación esta tarde suele preferir una herramienta con planes públicos, una prueba que empieza sin tarjeta y nada que configurar más allá de una lista de documentación. En resumen, los motivos habituales son estos.

Empiezas con una lista de documentación. Puedes elegir una prediseñada o crear la tuya. Cada elemento corresponde a un documento e incluye una instrucción, un ejemplo y las revisiones aplicables, como un intervalo de fechas, una firma o una validez mínima. Envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y puede volver más tarde al mismo enlace para terminar.

Cada archivo se revisa con IA en cuanto llega. Las comprobaciones están definidas y se muestran claramente: desenfoque, reflejos y bordes cortados; si el archivo es el documento solicitado; fechas y periodos; campos de firma cumplimentados; y páginas que faltan. Si una comprobación falla, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas y puede subir otro archivo en el momento. Tu equipo solo ve los archivos que han pasado la revisión, además de los que se han marcado para revisar manualmente.

Los recordatorios se envían según el calendario que elijas, por correo electrónico en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada uno enumera únicamente los elementos que siguen pendientes o que hay que volver a subir, y dejan de enviarse cuando la lista de documentación está completa. Los archivos aceptados cambian de nombre siguiendo un patrón uniforme y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker, o en Google Drive, Dropbox o OneDrive en Pro y Firm.

Imagina un despacho pequeño que abre un nuevo expediente y necesita comprobar la identidad. El cliente debe aportar un DNI o NIE, un certificado de empadronamiento expedido en los últimos tres meses y una hoja de encargo firmada. En DocAsker, esto se convierte en una lista de tres elementos: el documento de identidad con una comprobación de validez, el certificado de empadronamiento con una comprobación de fecha y la hoja de encargo con una comprobación de firma.

El cliente abre el enlace desde el móvil. Una foto del DNI o NIE con un reflejo sobre la zona de datos se rechaza al instante y se explica el motivo para que pueda volver a hacerla. Un certificado de empadronamiento del año pasado se rechaza porque tiene más de tres meses. Una hoja de encargo sin firmar se marca para revisión. Cada subida, revisión y descarga queda registrada, y en Firm el registro de auditoría se puede exportar.

DocAsker no gestiona el resto del expediente, como las aprobaciones, la firma electrónica de la hoja de encargo y los pasos posteriores. Si tu despacho necesita todo eso dentro de un proceso gobernado, ese es el tipo de trabajo para el que está diseñado Moxo. Los requisitos también varían según la jurisdicción, así que confirma tu propia lista antes de enviarla.