Alternativa a ShareFile para recopilar documentos de clientes

ShareFile es un software seguro para compartir archivos y gestionar procesos documentales. Forma parte de la cartera de productos de Progress. Su web lo presenta para asesorías, despachos de abogados, empresas financieras, aseguradoras y organizaciones sanitarias, así como para empresas de cualquier sector que intercambien archivos confidenciales con sus clientes. El producto empezó como una herramienta para compartir y almacenar archivos y ahora cubre muchas más tareas relacionadas con la gestión de un expediente de cliente.

Con ShareFile dispones de un portal del cliente con tu propio logotipo, colores y subdominio, firma electrónica integrada, plantillas reutilizables y procesos automatizados. Las listas de solicitudes permiten pedir al cliente varios documentos con fechas límite y recordatorios automáticos, para después aprobar cada archivo o marcarlo como incompleto. ShareFile también incluye integraciones con Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce y QuickBooks, además de aplicaciones móviles.

ShareFile también ha añadido funciones de IA. Su documentación describe una validación de documentos con IA que revisa un archivo subido a una lista de solicitudes y avisa al cliente cuando el contenido no parece corresponder con lo solicitado, por ejemplo, por ser de otro año o tener otro tipo de formulario. Las páginas de planes muestran las listas de solicitudes y las funciones de IA en los planes superiores, así que consulta sharefile.com para comprobar qué incluye cada plan actualmente.

ShareFile es una plataforma amplia, y esa amplitud suele ser el motivo por el que un despacho o asesoría empieza a buscar otras opciones. Si ya guardas los archivos en Google Drive, Dropbox o OneDrive y firmas documentos con otra herramienta, quizá solo necesites la parte que recopila documentación de los clientes. En ese caso, una plataforma de almacenamiento y gestión de procesos ofrece más de lo que requiere esa tarea.

Los otros motivos habituales aparecen en el lado del cliente, justo cuando se sube un documento. Un portal, un paso de inicio de sesión y la cámara de un móvil pueden añadir obstáculos que retrasen una solicitud o permitan que pase un archivo de mala calidad. La lista siguiente recoge los motivos que más se suelen mencionar. Son motivos generales, no afirmaciones sobre todas las cuentas o planes de ShareFile.

Nada de esto convierte a ShareFile en un mal producto. Significa que la alternativa a ShareFile adecuada depende de qué parte de ShareFile utilices. Si dependes a diario de su almacenamiento, firma electrónica y procesos, sustituirlo podría costarte más de lo que te ahorra. Si la respuesta es principalmente las listas de solicitudes, merece la pena valorar una herramienta creada solo para recopilar y revisar documentación.

Empiezas con una lista de documentación prediseñada o redactas la tuya. Cada elemento puede incluir instrucciones, un ejemplo y las revisiones que correspondan, como un intervalo de fechas, una firma o una validez mínima. Después envías al cliente un único enlace seguro. El cliente no necesita cuenta, contraseña ni aplicación. El enlace se abre en cualquier móvil u ordenador y puede volver a él más tarde para terminar.

La IA revisa cada subida en cuanto llega. Comprueba la calidad de la imagen (desenfoque, reflejos y bordes cortados), si el archivo es el documento que has pedido, las fechas y los periodos, los campos de firma cumplimentados y las páginas que faltan. Si una revisión falla, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas y puede subir otro archivo al momento. Tu equipo solo ve los archivos que han superado la revisión, además de los que se hayan marcado para revisión manual.

Los recordatorios se envían según el calendario que elijas, por correo electrónico en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada recordatorio solo indica los elementos que faltan o que están pendientes de volver a subir, y dejan de enviarse cuando se completa la lista de documentación. Los archivos aceptados se renombran con un patrón coherente y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker, o en Google Drive, Dropbox o OneDrive con Pro y Firm.

La contabilidad es el primer sector que menciona ShareFile, así que tomemos una tarea habitual de una asesoría: incorporar a un nuevo cliente de gestión contable. Necesitas extractos bancarios de enero a marzo, la declaración de la renta del último ejercicio, una hoja de encargo firmada y el DNI o NIE del titular. En DocAsker incluyes esos cuatro elementos en una lista de documentación, estableces el periodo de los extractos en el elemento correspondiente y envías un enlace.

El titular sube los documentos desde el móvil esa misma tarde. La foto del DNI tiene un reflejo sobre el nombre, así que DocAsker pide volver a subirla al momento. El extracto bancario corresponde a octubre-diciembre, por lo que se indica al cliente qué meses necesita enviar. La hoja de encargo llega sin completar el campo de firma y se devuelve con ese motivo. Nadie de tu equipo ha tenido que abrir todavía ningún archivo.

Dos días después, el recordatorio solo incluye el extracto que sigue faltando. Cuando llega y supera la revisión, los recordatorios se detienen y los archivos se guardan en la carpeta del cliente con nombres coherentes. Los requisitos varían según el cliente y la jurisdicción, así que considera cualquier lista prediseñada un punto de partida y confirma la documentación necesaria para cada encargo.