Alternativa a SuiteDash para pedir documentación al cliente

SuiteDash es una plataforma empresarial todo en uno. Según su web, reúne CRM, portales del cliente, proyectos, documentos y facturación en una única base de datos compartida. Está dirigida a distintos tipos de empresas de servicios, entre ellas agencias digitales, coaches, asesorías, despachos, consultoras, empresas inmobiliarias y organizaciones sin ánimo de lucro.

La lista de funciones es extensa. Además del portal del cliente y el CRM, SuiteDash incluye facturación y cobros recurrentes, proyectos y tareas, control del tiempo, contratos y firma electrónica, formularios, planificación de citas, email marketing, mensajería segura, tickets de soporte y un sistema de gestión del aprendizaje. Gran parte de la plataforma puede utilizarse con marca blanca, con tu propia URL y una aplicación web de marca que los clientes pueden instalar.

Para la documentación, SuiteDash ofrece File Exchange, con una carpeta compartida para cada cliente y proyecto, historial de versiones y permisos. También incluye solicitudes de documentación: envías un enlace por email, eliges la carpeta donde deben guardarse los archivos y estableces una fecha límite. Su web indica que los clientes no necesitan iniciar sesión para subir la documentación solicitada.

El motivo más habitual es el alcance. SuiteDash está diseñado para sustituir varias herramientas a la vez, y esa es precisamente su fortaleza. Una empresa que ya utiliza un programa de gestión, facturación y CRM que le funciona puede no querer configurar una plataforma completa solo para pedir extractos bancarios y documentos de identidad a sus clientes. Una herramienta más específica puede estar en uso ese mismo día.

El segundo motivo es lo que ocurre después de subir el archivo. Una solicitud de documentación de SuiteDash coloca los documentos en la carpeta que has elegido y te avisa por email. No hemos encontrado en su web una función que revise el contenido de cada archivo. Alguien de tu equipo todavía tiene que abrir cada documento para comprobar si se lee bien, está completo y corresponde al tipo solicitado. Otros motivos habituales están relacionados con el seguimiento.

Empiezas con una lista de documentación. Puedes elegir una lista preparada o crear la tuya, y añadir a cada elemento una instrucción, un ejemplo y las revisiones que correspondan, como un periodo concreto o una firma. Después envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación. El enlace funciona en cualquier teléfono u ordenador, y el cliente puede volver a abrirlo más tarde para terminar.

La revisión con IA analiza cada archivo en cuanto llega. Comprueba si está borroso, tiene reflejos o bordes cortados, si corresponde al documento solicitado, las fechas y los periodos, los campos de firma cumplimentados y si faltan páginas. Si algo no se cumple, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas. Por ejemplo, puede indicar que el extracto bancario corresponde a febrero en lugar de marzo, y permitirle subir otro archivo al momento.

Los recordatorios se envían según el calendario que elijas, por email en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada uno muestra únicamente los elementos que faltan o que están pendientes de volver a subir, y se detienen cuando la lista está completa. Los archivos aceptados reciben un nombre coherente y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Pensemos en una gestoría durante el cierre mensual. Cada cliente debe enviar tres documentos: el extracto bancario del mes, el extracto de la tarjeta y el resumen de nóminas firmado. En DocAsker, eso se convierte en una lista con tres elementos, cada uno con un periodo obligatorio y, en el caso del resumen de nóminas, una revisión de firma. Cada cliente recibe su propio enlace el primer día laborable del mes.

Un cliente fotografía el extracto bancario con el móvil. Si la imagen está borrosa o falta la página 3 de 4, DocAsker lo indica al momento y el cliente vuelve a hacer la foto. Si el extracto corresponde a otro mes, el cliente recibe el aviso con el mes que necesitas. Tu equipo abre la solicitud una sola vez, cuando todo ha pasado las revisiones, y encuentra los archivos ya nombrados y archivados.

Si tu asesoría utiliza SuiteDash para el portal, las facturas y los proyectos, no tienes que elegir entre una herramienta y otra. Puedes mantener SuiteDash para ese trabajo y utilizar DocAsker únicamente para pedir la documentación. Los clientes seguirán viendo sus facturas y mensajes en tu portal, y la documentación mensual llegará a través de un enlace de DocAsker, ya revisada.