Müşterilerinden evrak toplayan firmalar için SuiteDash alternatifi

SuiteDash, farklı iş süreçlerini tek platformda birleştiren bir iş yönetim yazılımıdır. Web sitesinde CRM, müşteri portalları, projeler, evrak ve faturalamanın ortak bir veri tabanında toplandığı belirtilir. Çeşitli hizmet işletmelerine hitap eder. Sitede dijital ajanslar, koçlar, muhasebe ve hukuk büroları, danışmanlar, gayrimenkul firmaları ve kâr amacı gütmeyen kuruluşlar örnek olarak yer alır.

SuiteDash'in özellik listesi oldukça geniştir. Müşteri portalı ve CRM'nin yanı sıra faturalama, tekrarlayan faturalama, proje ve görev yönetimi, süre takibi, sözleşmeler, elektronik imzalama, formlar, randevu planlama, e-posta pazarlaması, güvenli mesajlaşma, destek talepleri ve öğrenme yönetim sistemi sunar. Platformun birçok bölümünü kendi markanızla sunabilir, size ait bir web adresi ve müşterilerinizin cihazlarına ekleyebileceği markalı bir web uygulaması kullanabilirsiniz.

Evrak paylaşımı için SuiteDash'in File Exchange alanında her müşteri ve proje için paylaşım klasörü, sürüm geçmişi ve erişim izinleri bulunur. Ayrıca dosya talebi oluşturabilirsiniz: Linki e-postayla gönderir, yüklemelerin kaydedileceği klasörü seçer ve son tarihi belirlersiniz. Web sitesine göre müşterilerin istenen dosyaları yüklemek için hesaplarına giriş yapması gerekmez.

Başlıca neden, ihtiyaç duyulan kapsamdır. SuiteDash, birden fazla aracın işini tek başına üstlenmek üzere tasarlanmıştır; güçlü yanı da budur. Büro yönetimi, faturalama ve CRM için hâlihazırda memnun olduğu araçları kullanan bir firma, müşterilerinden banka ekstresi ve T.C. kimlik kartı örneği almak için kapsamlı bir platform kurmak istemeyebilir. Daha dar bir ihtiyaca odaklanan bir araç aynı gün kullanılmaya başlanabilir.

İkinci neden, yüklemeden sonra yapılan kontrollerdir. SuiteDash'te dosya talebiyle gelen yüklemeler seçtiğiniz klasöre kaydedilir ve size e-postayla bildirilir. Ancak web sitesinde her dosyanın içeriğini inceleyen bir kontrol adımına rastlamadık. Ekibinizden birinin her dosyayı açıp okunaklı, eksiksiz ve istenen evrak olup olmadığını kontrol etmesi gerekir. Diğer yaygın nedenler de evrak takibiyle ilgilidir.

Önce evrak listenizi hazırlarsınız. Hazır bir liste seçebilir veya kendi listenizi oluşturabilirsiniz. Her kaleme açıklama, örnek ve gerekli kontrolleri eklersiniz; örneğin belirli bir tarih aralığı veya imza şartı tanımlayabilirsiniz. Ardından müşterinize tek bir güvenli link gönderirsiniz. Müşterinin hesap açması, parola belirlemesi veya uygulama yüklemesi gerekmez. Link her telefonda ve bilgisayarda açılır; müşteri daha sonra aynı linke dönerek kalan evrakı yükleyebilir.

Her dosya, yüklendiği anda yapay zekâ ile kontrol edilir. Kontroller; bulanıklık, parlama, kesilmiş kenarlar, dosyanın istenen evrak türüne uygunluğu, tarihler ve dönemler, imza alanlarının doldurulması ve eksik sayfaları kapsar. Bir kontrol başarısız olursa nedeni müşteriye anlaşılır biçimde açıklanır. Örneğin banka ekstresinin Mart yerine Şubat dönemine ait olduğu belirtilir; müşteri uygun dosyayı hemen yükleyebilir.

Hatırlatmalar belirlediğiniz takvime göre gönderilir. Tüm planlarda e-posta, Pro ve Firm planlarında ayrıca SMS kullanılabilir. Her hatırlatmada yalnızca eksik olan veya yeniden yüklenmesi beklenen evrak yer alır. Liste tamamlandığında hatırlatmalar kendiliğinden durur. Kontrolden geçen dosyalar tutarlı bir düzende yeniden adlandırılarak DocAsker çalışma alanına kaydedilir. Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox veya OneDrive'a da kaydedilebilir.

Ay sonunda evrak toplayan bir muhasebe bürosunu düşünün. Her mükelleften üç evrak bekleniyor: İlgili aya ait banka ekstresi, kredi kartı hesap özeti ve imzalı bordro icmali. DocAsker'da bunları üç kalemlik bir evrak listesine dönüştürürsünüz. Her kalem için gerekli dönemi, bordro icmali için ayrıca imza kontrolünü tanımlarsınız. Ayın ilk iş gününde her mükellefe kendi linkini gönderirsiniz.

Mükellef banka ekstresinin fotoğrafını telefonuyla çeker. Fotoğraf bulanıksa veya 4 sayfalık ekstrenin 3. sayfası eksikse DocAsker bunu anında bildirir; mükellef evrakı yeniden yükleyebilir. Ekstre yanlış aya aitse hangi ayın istendiği açıklanır. Tüm evrak kontrollerden geçtiğinde ekibiniz talebi açar ve dosyaları adlandırılmış, ilgili alana kaydedilmiş olarak bulur.

Büronuz portal, faturalama ve projeler için SuiteDash kullanıyorsa bu süreçleri orada sürdürebilir, evrak toplamak için DocAsker'ı kullanabilirsiniz. Mükellefleriniz faturalarına ve mesajlarına mevcut portalınızdan erişmeye devam ederken aylık evrakı DocAsker linkinden yükler. Evrak, ekibinizin önüne gelmeden önce kontrol edilir.