Mali müşavirler için Financial Cents alternatifi

Financial Cents, muhasebe, defter tutma ve vergi büroları için büro yönetimi yazılımıdır. Web sitesinde küçük ve büyüyen bürolar için geliştirilmiş, hepsi bir arada bir ürün olarak tanımlanır. İş akışı şablonlarını, QuickBooks Online ile senkronize olan bir CRM'i, zaman takibini, çevrim içi ödemeli faturalandırmayı, e-imzalı teklifleri ve Google Drive, OneDrive ile SharePoint arasında senkronize olan dosya yönetimini bir araya getirir.

Evrak toplama da bu paketin bir parçasıdır. Bürolar, markalı bir mükellef evrak portalı üzerinden mükelleflerinden evrak talep eder ve Financial Cents, mükellef talebi tamamlayana kadar otomatik e-posta ve SMS hatırlatmaları gönderir. Mükellefler kullanıcı adı veya şifre oluşturmaz. Siteye göre güvenli bir e-posta linki veya tek kullanımlık kodla giriş yaparlar ve portal her mobil tarayıcıda çalışır.

Financial Cents yüklemeleri de kontrol eder. AI File Validator, mükellefin her yüklemesini talep, muhasebe dönemi ve mükellef bilgileriyle karşılaştırır. Yanlış yılı, yanlış bankayı veya yanlış evrakı portalda işaretleyerek mükelleften yenisini ister. İki ek yapay zekâ özelliği de yüklemeleri belirlediğiniz adlandırma düzenine göre yeniden adlandırır ve bir kopyasını doğru mükellef klasörüne kaydeder.

Financial Cents, iş akışı ve faturalandırma için de kullanmak isteyen bir muhasebe bürosunun evrak taleplerini iyi yönetir. Sitesi, mükellef yüklemelerinde otomatik kontroller bulunduğunu belirtiyor. Bu nedenle burada başka bir platformda her dosyayı ekibin incelemesi gerekmesine kıyasla geçiş gerekçesi daha sınırlı olabilir. Herhangi bir değişiklik yapmadan önce kendi ihtiyacınızı netleştirmeniz gerekir.

Evrak toplamak için Financial Cents alternatifi arayan bürolar genellikle birkaç belirgin duruma uyar. Bazıları çalıştıracağı yazılım sayısını azaltmak ister, bazıları yanlış yıl veya yanlış bankanın ötesinde kontroller arar, bazıları da muhasebe bürosu değildir. Yaygın nedenler şunlardır:

Hazır bir evrak listesiyle veya kendi listenizle başlarsınız. Her maddeye talimat, örnek ve uygulanacak kontroller ekleyebilirsiniz: gerekli tarih aralığı, imza veya minimum geçerlilik süresi. Mükellef tek bir güvenli link alır; hesap, şifre veya uygulama gerekmez. Telefon kamerasıyla fotoğraf çekebilir ya da dosya yükleyebilir ve daha sonra aynı linke dönerek işlemi tamamlayabilir.

DocAsker gelen her yüklemeyi yapay zekâ ile kontrol eder. Bulanıklık, parlama ve kesilmiş kenarlar dahil görüntü kalitesine bakar. Dosyanın istediğiniz evrak olup olmadığını doğrular, ekstre dönemlerini, düzenlenme tarihlerini ve son geçerlilik tarihlerini taleple karşılaştırır, imza alanlarının doldurulduğunu ve çok sayfalı evrakların eksiksiz olduğunu kontrol eder. Bir kontrol başarısız olursa mükellef nedeni görür ve hemen daha iyi bir dosya yükleyebilir.

Hatırlatmalar belirlediğiniz programa göre gönderilir. Tüm planlarda e-posta, Pro ve Firm planlarında SMS kullanılır. Her hatırlatma yalnızca eksik olan veya yeniden yükleme bekleyen maddeleri listeler ve evrak listesi tamamlandığında kendiliğinden durur. Kabul edilen dosyalar tutarlı bir adlandırma düzenine göre yeniden adlandırılır ve DocAsker çalışma alanına veya Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox ya da OneDrive'a kaydedilir.

Yıl ortasında yeni bir mükellef kabul eden iki kişilik bir muhasebe bürosunu düşünün. Evrak listesinde ocak-haziran banka ekstreleri, son bordro icmali, geçen yılın KDV beyannamesi ve imzalı hizmet sözleşmesi bulunuyor. Mükellef ekstrelerin fotoğrafını evde çekiyor. İki fotoğraf okunamayacak kadar bulanık, bir ekstrenin de son sayfası eksik. DocAsker hangi dosyalarda sorun olduğunu ve nedenini mükellefe bildirir; mükellef de aynı oturumda fotoğrafları yeniden çeker.

Aylık işlemlerde aynı mükellefe her ayın başında kısa bir talep gönderilir. Beşinci gündeki hatırlatma yalnızca iletilmeyen kredi kartı ekstresini belirtir. Her şey geldiğinde hatırlatmalar durur ve dosyalar, belirlediğiniz adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılmış şekilde Google Drive'daki mükellef klasöründe bekler. Gereklilikler değişebileceği için her evrak listesini mükellefe ve ilgili duruma göre uyarlayın.

Financial Cents'i görevleri, son tarihleri ve faturalandırmayı yönetmek için kullanıyorsanız kullanmaya devam edebilirsiniz. DocAsker yalnızca evrak talebi adımının yerini alır. Her iki araç da Google Drive veya OneDrive ile çalışabilir. Böylece DocAsker üzerinden topladığınız evrak, ekibinizin her gün açtığı aynı mükellef klasörlerine kaydedilebilir.