Müşteri evrakı toplamak için ShareFile alternatifi

ShareFile, güvenli dosya paylaşımı ve evrak iş akışı yazılımıdır. Progress ürün portföyünün bir parçasıdır. Web sitesi ShareFile'ı muhasebe, hukuk, finans, sigorta ve sağlık kuruluşlarının yanı sıra müşterileriyle hassas dosyalar paylaşan farklı sektörlerdeki işletmelere sunar. Ürün dosya paylaşımı ve depolama ile başlamış, bugün müşteri dosyası çevresindeki işlerin daha büyük bir bölümünü kapsayacak şekilde genişlemiştir.

ShareFile kullanan bir firma, kendi logosu, renkleri ve alt alan adıyla markalanmış bir müşteri portalına, yerleşik elektronik imzaya, yeniden kullanılabilir şablonlara ve otomatik iş akışlarına sahip olur. Talep listeleri, müşteriden son teslim tarihleri ve otomatik hatırlatmalarla birden fazla evrak istemenizi, ardından her dosyayı onaylamanızı veya eksik olarak işaretlemenizi sağlar. ShareFile ayrıca Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce ve QuickBooks bağlantılarının yanı sıra mobil uygulamalar da listeler.

ShareFile yapay zekâ özellikleri de eklemiştir. Dokümantasyonunda, talep listesine yüklenen bir dosyayı inceleyen ve içerik talebi karşılamıyor gibi göründüğünde müşteriyi uyaran yapay zekâ destekli evrak doğrulaması açıklanır. Örneğin yanlış yıl veya form türü tespit edilebilir. Plan sayfalarında talep listeleri ve yapay zekâ özelliklerinin üst planlarda sunulduğu görülür. Bu nedenle her planın güncel kapsamı için sharefile.com adresini kontrol edin.

ShareFile kapsamlı bir platformdur ve bir firmanın alternatif aramaya başlamasının başlıca nedeni de bu kapsamdır. Dosyalarınızı zaten Google Drive, Dropbox veya OneDrive'da tutuyor ve belgeleri başka bir araçla imzalıyorsanız, müşterilerden yalnızca evrak toplamanız yeterli olabilir. Bu durumda depolama ve iş akışı platformu, yaptığınız iş için gerekenden daha kapsamlıdır.

Diğer yaygın nedenler, talebin dosyanın gerçekten yüklendiği müşteri tarafıyla ilgilidir. Portal, giriş adımı ve telefon kamerası, talebin yarıda kalabileceği veya hatalı bir evrağın gözden kaçabileceği ek noktalar oluşturur. Aşağıdaki liste, firmaların en sık dile getirdiği nedenleri özetler. Bunlar genel nedenlerdir; her ShareFile hesabı veya planı için geçerli olduğu iddia edilmemektedir.

Bunların hiçbiri ShareFile'ın kötü bir ürün olduğu anlamına gelmez. Önemli olan, doğru ShareFile alternatifinin ShareFile'ın hangi bölümünü kullandığınıza bağlı olmasıdır. Depolama, elektronik imza ve iş akışlarına her gün güveniyorsanız, bunları değiştirmek sağlayacağı faydadan daha yüksek bir maliyet getirebilir. İhtiyacınız çoğunlukla talep listelerinden ibaretse, yalnızca evrak toplamak ve kontrol etmek için geliştirilmiş bir araca bakmaya değer.

Hazır bir evrak listesiyle başlayabilir veya kendi listenizi oluşturabilirsiniz. Her evrak maddesine talimat, örnek ve uygulanacak kontroller ekleyebilirsiniz. Bunlar gerekli tarih aralığı, imza veya minimum geçerlilik süresi olabilir. Ardından müşterinize tek bir güvenli link gönderirsiniz. Müşterinizin hesap, şifre veya uygulama açmasına gerek yoktur. Link her telefon veya bilgisayarda açılır ve müşteri işlemi tamamlamak için daha sonra aynı linke geri dönebilir.

Her yükleme gelir gelmez yapay zekâ ile kontrol edilir. Sistem görüntü kalitesini, yani bulanıklığı, parlamayı ve kesilmiş kenarları; dosyanın istediğiniz evrak olup olmadığını; tarih ve dönemleri; doldurulmuş imza alanlarını ve eksik sayfaları kontrol eder. Bir kontrol başarısız olduğunda müşteri nedeni açık ifadelerle görür ve daha iyi bir evrağı hemen yükleyebilir. Ekibiniz yalnızca kontrolden geçen evrakları ve bir kişinin incelemesi için işaretlenenleri görür.

Hatırlatmalar, e-posta ile her planda, SMS ile Pro ve Firm planlarında sizin seçtiğiniz takvime göre gönderilir. Her hatırlatma yalnızca eksik olan veya yeniden yükleme bekleyen maddeleri listeler. Evrak listesi tamamlandığında hatırlatmalar otomatik olarak durur. Onaylanan dosyalar tutarlı bir adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılır ve DocAsker çalışma alanına veya Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox ya da OneDrive'a kaydedilir.

ShareFile'ın ilk sıraladığı sektör muhasebedir. Bu nedenle yaygın bir muhasebe işini ele alalım: yeni bir mükellefin hizmete alınması. Ocak-Mart dönemi banka ekstrelerine, geçen yılın vergi beyannamesine, imzalı hizmet sözleşmesine ve şirket sahibinin kimlik fotoğrafına ihtiyacınız olsun. DocAsker'da bu dört maddeyi bir evrak listesine ekler, banka ekstresi maddesinde dönem aralığını belirler ve tek bir link gönderirsiniz.

Şirket sahibi o akşam telefonundan yükleme yapar. Kimlik fotoğrafında isim bölümünün üzerinde parlama olduğu için DocAsker hemen yeniden çekilmesini ister. Banka ekstresi Ekim-Aralık dönemini kapsadığı için mükellefe hangi ayların gerektiği bildirilir. Hizmet sözleşmesi imza alanı boş olarak gelir ve bu nedenle geri gönderilir. Ekibinizden hiç kimse henüz bir dosya açmamıştır.

İki gün sonra hatırlatma yalnızca eksik olan banka ekstresini listeler. Evrak geldiğinde ve kontrolden geçtiğinde hatırlatmalar durur; dosyalar mükellefin klasörüne tutarlı adlarla kaydedilir. Gereksinimler mükellefe ve yetki alanına göre değişir. Bu nedenle hazır bir evrak listesini başlangıç noktası olarak kullanın ve her hizmet sözleşmesi için listeyi doğrulayın.