Alternativa a ShareFile per raccogliere documenti dai clienti

ShareFile è un software per la condivisione sicura dei file e la gestione dei flussi documentali. Fa parte del portafoglio di prodotti Progress. Il sito lo presenta a studi commercialisti, studi legali, aziende finanziarie, assicurazioni e strutture sanitarie, oltre che ad aziende di qualsiasi settore che scambiano file sensibili con i clienti. Nato per la condivisione e l’archiviazione dei file, oggi copre molte altre attività legate alla gestione dei documenti dei clienti.

Uno studio che usa ShareFile ha un portale clienti personalizzato con logo, colori e sottodominio propri, firma elettronica integrata, modelli riutilizzabili e flussi automatici. Le liste di richieste consentono di chiedere al cliente una serie di documenti con scadenze e solleciti automatici, per poi approvare ogni file o segnalarlo come incompleto. ShareFile indica inoltre integrazioni con Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce e QuickBooks, oltre ad app per dispositivi mobili.

ShareFile offre anche funzioni di IA. La documentazione descrive la validazione dei documenti con IA, che esamina un file caricato in una lista di richieste e avvisa il cliente quando il contenuto non sembra corrispondere alla richiesta, per esempio per anno o tipo di modulo errato. Le pagine dei piani mostrano le liste di richieste e le funzioni IA nei piani superiori, quindi verifica su sharefile.com cosa include oggi ogni piano.

ShareFile è una piattaforma ampia, ed è proprio questa ampiezza che spesso spinge uno studio a valutare altre opzioni. Se archivi già i file in Google Drive, Dropbox o OneDrive e usi un altro strumento per firmare i documenti, potresti aver bisogno solo della raccolta documenti dai clienti. In questo caso, una piattaforma per archiviazione e flussi di lavoro offre più funzioni di quelle necessarie.

Gli altri motivi riguardano il momento in cui il cliente deve caricare il documento. Un portale, l’obbligo di accesso e le foto da smartphone sono tutti punti in cui la richiesta può bloccarsi o in cui un file di scarsa qualità può passare inosservato. L’elenco qui sotto riporta i motivi citati più spesso dagli studi. Sono motivi generali, non affermazioni valide per ogni account o piano ShareFile.

Questo non significa che ShareFile sia un prodotto inadatto. Significa che la migliore alternativa a ShareFile dipende dalla parte della piattaforma che utilizzi. Se ogni giorno ti affidi ad archiviazione, firma elettronica e flussi di lavoro, sostituirla potrebbe costarti più di quanto risparmi. Se usi soprattutto le liste di richieste, vale la pena valutare uno strumento creato per raccogliere e controllare i documenti.

Parti da una checklist documenti già pronta o creane una personalizzata. Ogni elemento può includere un’istruzione, un esempio e i controlli necessari, come un intervallo di date, una firma o una validità minima. Poi invii al cliente un unico link sicuro. Il cliente non ha bisogno di account, password o app. Il link si apre da qualsiasi telefono o computer e il cliente può tornarci in un secondo momento per completare l’invio.

Il controllo con IA verifica ogni caricamento appena arriva. Analizza la qualità dell’immagine (sfocatura, riflessi, bordi tagliati), la corrispondenza con il documento richiesto, date e periodi, campi firma compilati e pagine mancanti. Quando un controllo non va a buon fine, il cliente vede subito la motivazione chiara e può ricaricare un file migliore. Il tuo team vede solo i file approvati, oltre a quelli segnalati per una verifica manuale.

I solleciti seguono la pianificazione che scegli, via email su ogni piano e via SMS su Pro e Firm. Ogni sollecito elenca solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare e si interrompe quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, su Pro e Firm, in Google Drive, Dropbox o OneDrive.

La contabilità è il primo settore indicato da ShareFile. Considera quindi un’attività comune per uno studio commercialista: l’acquisizione di un nuovo cliente in contabilità. Ti servono gli estratti conto da gennaio a marzo, il Modello Redditi dell’anno scorso, una lettera di incarico firmata e la carta d’identità del titolare. In DocAsker inserisci questi quattro elementi in una checklist documenti, imposti il periodo dell’estratto conto e invii un unico link.

Quella sera il cliente carica i documenti dallo smartphone. La foto della carta d’identità presenta un riflesso sul nome, quindi DocAsker chiede subito di ricaricarla. L’estratto conto copre da ottobre a dicembre, perciò il cliente riceve l’indicazione dei mesi necessari. La lettera di incarico arriva con il campo firma vuoto e viene restituita con questa motivazione. Nessuno del tuo team ha ancora aperto un file.

Due giorni dopo, il sollecito elenca solo l’estratto conto ancora mancante. Quando arriva e supera i controlli, i solleciti si interrompono e i file vengono archiviati nella cartella del cliente con nomi coerenti. I requisiti cambiano in base al cliente e alla giurisdizione, quindi considera ogni checklist già pronta un punto di partenza e verifica l’elenco per ogni incarico.