Alternativa alle richieste file Dropbox per i documenti dei clienti

Le richieste file sono una funzione di Dropbox, il servizio di archiviazione cloud. Dropbox fa molto più che raccogliere file: archivia, sincronizza e salva copie di backup dei tuoi file, consente di condividere file e cartelle, inviare trasferimenti voluminosi e offre prodotti come Dropbox Sign per le firme elettroniche e DocSend per la condivisione tracciata dei documenti. In questa pagina confrontiamo solo la funzione di richiesta file con DocAsker.

Una richiesta file è un link a una semplice pagina di caricamento. Secondo il centro assistenza di Dropbox, chiunque può inviarti un file tramite questa pagina, anche senza un account Dropbox. La persona sceglie i file, inserisce nome e indirizzo email e li carica. I file vengono salvati nella cartella Dropbox che hai scelto, privata per impostazione predefinita, e chi li carica non vede i file delle altre persone.

Il centro assistenza indica alcune opzioni aggiuntive. Puoi aggiungere una password. Con alcuni piani puoi impostare una scadenza e decidere se consentire i caricamenti in ritardo. Puoi definire una convenzione per i nomi della cartella, chiudere e riaprire una richiesta e ricevere un’email ogni volta che viene caricato un file.

Le richieste file sono un modo rapido per ricevere file da persone esterne al tuo studio e funzionano bene per una raccolta occasionale. I limiti emergono quando la stessa richiesta viene inviata a decine di clienti, ognuno dei quali deve fornire un insieme preciso di documenti, e qualcuno deve tenere traccia di tutto.

Il primo limite è che una richiesta file è una pagina di caricamento, non una lista. Il cliente legge la tua descrizione e carica ciò che pensa tu intenda. La pagina non mostra quali documenti sono già arrivati, quale estratto conto manca ancora o se la carta d’identità è stata caricata, e non controlla il contenuto dei file. Il centro assistenza di Dropbox non descrive alcun controllo del contenuto, quindi il tuo team deve aprire ogni caricamento per valutarlo. Ci sono anche altri aspetti che ricorrono spesso.

Inizi con una checklist, già pronta o creata da te. Ogni elemento corrisponde a un documento e può includere un’istruzione, un esempio e i controlli necessari, come un intervallo di date o una firma. Il cliente riceve un unico link sicuro. Come per una richiesta file, non servono account, password o app. A differenza di una richiesta file, il cliente vede esattamente quali documenti sono stati ricevuti e quali mancano ancora.

Ogni caricamento viene sottoposto a controllo con IA appena arriva: sfocatura, riflessi e bordi tagliati, corrispondenza con il documento richiesto, date e periodi, campi della firma compilati e pagine mancanti. Se un controllo non va a buon fine, il cliente vede il motivo in parole semplici e può ricaricare subito un file migliore. Il tuo team vede i file che hanno superato i controlli, oltre a quelli segnalati per una verifica manuale.

I solleciti partono secondo la programmazione scelta da te, via email con tutti i piani e anche via SMS con Pro e Firm, e mostrano solo ciò che manca ancora. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente. Con Pro e Firm puoi archiviarli direttamente nel tuo Dropbox, così DocAsker si integra nel flusso di raccolta mentre i file continuano ad arrivare nella posizione che già usi.

Immagina un mediatore creditizio che apre una nuova pratica. Il richiedente del mutuo deve fornire la carta d’identità, gli ultimi due cedolini, gli estratti conto degli ultimi tre mesi e un modulo di autorizzazione firmato. Con una richiesta file, il mediatore inserisce questo elenco nella descrizione e aspetta. I file arrivano con i nomi assegnati dal telefono del richiedente e il mediatore deve aprirli uno per uno per capire cosa contengono.

Con DocAsker, lo stesso elenco diventa una checklist di quattro elementi. Il richiedente apre il link dal telefono e fotografa i cedolini. Se una foto ha un bordo tagliato, DocAsker chiede subito di ricaricare il documento. Se gli estratti conto coprono due mesi invece di tre, indica quale mese manca. Il modulo di autorizzazione viene controllato per verificare la presenza della firma.

Quando tutti i documenti superano i controlli, i file vengono rinominati secondo uno schema coerente e, con Pro o Firm, archiviati nella cartella Dropbox del richiedente. Fino a quel momento, i solleciti indicano solo gli elementi ancora aperti e si interrompono quando la checklist è completa. Il mediatore continua a lavorare in Dropbox come prima.