Alternativa a Karbon per la raccolta documenti dai clienti

Karbon è un software per la gestione dello studio pensato per gli studi commercialisti. Il suo sito presenta soluzioni per studi piccoli, medi e grandi, oltre che per studi di contabilità e fiscali. Il prodotto collega le email ai flussi di lavoro, riunendo conversazioni con i clienti, attività e pratiche, e aggiunge automazione dei flussi, gestione di ore e budget, fatturazione e pagamenti, oltre alla gestione dei documenti.

Dal lato cliente, Karbon offre richieste documenti e un portale clienti chiamato Karbon for Clients, disponibile anche come app mobile. Secondo il sito di Karbon, i clienti accedono alle richieste tramite un link univoco inviato via email, senza password, e gli studi possono richiedere l’autenticazione a due fattori. I clienti possono caricare file, vedere lo stato del lavoro e completare approvazioni e firme elettroniche.

Karbon dichiara di poter inviare le richieste ai clienti secondo una programmazione e di inviare solleciti automatici quando una richiesta è incompleta. La gestione dei documenti si collega a Dropbox, OneDrive incluso SharePoint o Google Drive, oppure puoi usare lo spazio di archiviazione di Karbon. Karbon elenca anche funzioni di IA, soprattutto per riassumere e redigere email e aggiornamenti per i clienti.

Karbon è progettato per gestire il lavoro quotidiano di uno studio commercialista, ed è una scelta adatta a questo scopo. Gli studi che cercano un’alternativa a Karbon per la raccolta documenti hanno di solito un’esigenza più circoscritta. Non sono necessariamente insoddisfatti dei software per i flussi di lavoro. Vogliono ridurre i solleciti prima che la pratica del cliente sia completa.

Le ragioni più comuni sono diverse. Lo studio è piccolo e non ha bisogno di flussi di lavoro per il team, email condivisa o rilevazione delle ore. Oppure non è uno studio commercialista e Karbon è pensato per i professionisti della contabilità. O ancora, lo studio invia già richieste documenti ma continua a perdere tempo aprendo ogni caricamento per trovare foto sfocate, pagine mancanti o estratti conto del periodo sbagliato, perché il sito di Karbon non descrive controlli automatici sui file caricati.

In tutti questi casi lo studio cerca uno strumento che gestisca bene la raccolta e lasci invariato il resto dell’organizzazione. È un acquisto diverso da un software per la gestione dello studio, ed è corretto confrontare i due prodotti solo per l’attività che condividono: chiedere documenti al cliente e ricevere file utilizzabili.

Crea una checklist documenti partendo da un modello pronto o da zero. Ogni voce può includere un’istruzione, un esempio e i controlli necessari, come un intervallo di date, una firma o una validità minima. Invii al cliente un unico link sicuro. Non servono account, password o app, e il link funziona su qualsiasi telefono o computer.

Ogni caricamento viene controllato dall’IA appena arriva. DocAsker verifica la qualità dell’immagine, il tipo di documento, date e periodi, la presenza delle firme e la completezza del file. Se un controllo non viene superato, il cliente vede il motivo in parole semplici, per esempio che l’estratto conto copre i mesi sbagliati, e può ricaricare subito un file corretto. Il tuo team vede i file che hanno superato i controlli, oltre a quelli segnalati per una verifica.

Immagina uno studio di contabilità che chiude il mese per 40 clienti. Il primo giorno lavorativo, ogni cliente riceve un link DocAsker con la richiesta degli estratti conto bancari e delle carte di credito del mese precedente, dei cedolini e degli estratti relativi ai prestiti. Un cliente carica per errore un estratto conto del mese ancora precedente. DocAsker confronta il periodo con la richiesta, spiega il problema e il cliente carica quello corretto.

A fine anno la checklist cresce: estratti conto dell’intero anno, fatture di acquisto di beni strumentali, lettere di incarico firmate. I controlli sulle firme individuano la lettera restituita senza firma, mentre i controlli di completezza individuano l’estratto conto di 12 pagine arrivato con sole 9 pagine. I tuoi commercialisti iniziano il lavoro con una cartella completa. Ciò che serve varia in base al cliente e alla giurisdizione, quindi modifica ogni checklist prima di inviarla.

Se il tuo studio usa Karbon, non devi cambiare questa organizzazione. Mantieni attività, email e fatturazione in Karbon, invia il link DocAsker dal tuo consueto indirizzo email per i clienti e archivia i file accettati nell’account Google Drive, Dropbox o OneDrive già utilizzato dal team, con un unico schema di denominazione.