L'alternativa a Encyro per raccogliere i documenti dei clienti

Encyro è un servizio di messaggistica sicura e condivisione di file di Encyro, Inc. Il sito presenta funzioni di cifratura delle email, firma elettronica, fatturazione e condivisione sicura dei file, utilizzabili da browser, Outlook o Gmail. Tra i settori a cui si rivolge cita finanza, sanità, studi legali, assicurazioni, immobiliare, non profit e HR. Include anche pagine dedicate ai commercialisti e ai professionisti che preparano dichiarazioni fiscali.

Encyro permette sia di inviare sia di ricevere. Puoi mandare un messaggio cifrato con file a qualsiasi indirizzo email, senza che il destinatario debba creare un account Encyro per leggerlo. L'abbonamento Pro include anche una pagina di caricamento con un indirizzo web dedicato, il tuo logo e i tuoi colori: chiunque può usarla per inviarti un messaggio sicuro, con o senza allegati. I file vengono organizzati automaticamente per cliente.

Encyro offre inoltre firme elettroniche con modelli riutilizzabili e solleciti automatici per le richieste di firma, fatture online per studi e aziende negli Stati Uniti e in Canada, account per i team, registri delle attività e componenti aggiuntivi per Outlook e Gmail. Consulta encyro.com per i dettagli e per verificare cosa include ogni abbonamento.

Encyro risponde a un'esigenza precisa: inviare e ricevere file riservati senza usare normali allegati email. Gli studi che cercano un'alternativa a Encyro hanno spesso anche un'altra necessità, che il solo trasferimento sicuro non risolve: sapere quali documenti sono arrivati e se sono utilizzabili. Sono esigenze ricorrenti, non una descrizione di tutti gli utenti Encyro.

Una pagina di caricamento funziona come una casella di posta aperta. Il cliente può inviare qualsiasi file, nell'ordine che preferisce. Il sito di Encyro non descrive una checklist dei documenti richiesti che tenga traccia di quelli ancora mancanti. Spetta quindi a una persona dello studio confrontare ogni invio con un elenco gestito altrove, poi scrivere al cliente per chiedere il resto.

Se ti servono email cifrate, Encyro offre questa funzione e DocAsker no. Se invece dedichi tempo a controllare i documenti e a sollecitare quelli mancanti, uno strumento basato su una checklist è più adatto. Molti studi hanno entrambe le esigenze: i due prodotti si sovrappongono così poco che può avere senso usarli insieme.

Parti da una checklist documenti predefinita oppure ne crei una tua. Per ogni voce puoi aggiungere istruzioni, un esempio e i controlli da applicare, come un intervallo di date, una firma o una validità residua minima. Invii al cliente un unico link sicuro alla checklist. Non servono account, password o app, e il cliente può tornare sullo stesso link per completare l'invio in un secondo momento.

L'IA controlla ogni file appena viene caricato. Rileva sfocature, riflessi e bordi tagliati, verifica che il file corrisponda al documento richiesto, confronta date e periodi con la richiesta e controlla i campi firma vuoti e le pagine mancanti. Se un controllo non viene superato, il cliente vede il motivo in parole semplici e può ricaricare subito un file corretto. Il tuo team vede i file che hanno superato i controlli e quelli segnalati per una verifica manuale.

I solleciti seguono il calendario che scegli tu: via email su tutti i piani, anche via SMS su Pro e Firm. Ogni messaggio elenca solo i documenti ancora mancanti o da ricaricare; quando la checklist è completa, i solleciti si interrompono. I file sono cifrati in transito e a riposo, i link possono scadere o essere revocati e i file accettati vengono rinominati e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Encyro dedica alcune pagine ai professionisti fiscali e contabili. Immagina un commercialista che lavora da solo e segue ottanta clienti. Per ciascuno deve raccogliere la Certificazione Unica, l'eventuale Modello Redditi dell'anno precedente, una copia della carta d'identità e la lettera di incarico firmata. Con una pagina di caricamento, i documenti arrivano quando il cliente si ricorda di inviarli e devi tenere tu il conto. Con DocAsker, ogni cliente riceve un link alla propria checklist documenti.

Un cliente carica un Modello Redditi dell'anno sbagliato. DocAsker gli indica l'anno richiesto e gli permette di sostituire subito il file. Un altro invia una foto della carta d'identità con un dito che copre un angolo e riceve la richiesta di ricaricarla. Un terzo invia tutto tranne la lettera di incarico: il sollecito successivo indica solo quel documento.

In DocAsker vedi quali clienti hanno completato l'invio e quali no, senza incrociare email e fogli di calcolo. DocAsker non invia email cifrate e non raccoglie firme, quindi potresti continuare a usare un altro strumento per consegnare la dichiarazione e farla firmare. I documenti necessari variano in base al cliente, all'adempimento e al caso: verifica ogni checklist prima di inviarla.