Müşterilerinden evrak toplayan firmalar için Encyro alternatifi

Encyro, Inc. tarafından sunulan Encyro, güvenli mesajlaşma ve dosya paylaşımı hizmetidir. Web sitesinde e-posta şifreleme, elektronik imza, faturalama ve güvenli dosya paylaşımı özellikleriyle tanıtılır; tarayıcıdan, Outlook'tan veya Gmail'den kullanılabilir. Finans, sağlık, hukuk, sigorta, gayrimenkul, sivil toplum ve İK alanlarına yönelik kullanım örnekleri sunar. Muhasebeciler ve vergi beyannamesi hazırlayan uzmanlar için de ayrı sayfaları bulunur.

Encyro hem gönderim hem de alım için kullanılır. Herhangi bir e-posta adresine dosya içeren şifreli mesaj gönderebilirsiniz. Alıcının mesajı okumak için Encyro hesabı açması gerekmez. Pro üyeliğinde ayrıca size özel web adresi, logonuz ve renklerinizle bir yükleme sayfası sunulur. Bu sayfadan herkes size dosyalı veya dosyasız güvenli mesaj gönderebilir. Dosyalar otomatik olarak müşteri bazında düzenlenir.

Encyro ayrıca tekrar kullanılabilen elektronik imza şablonları, imza talepleri için otomatik hatırlatmalar, ABD ve Kanada'daki firmalar için çevrimiçi faturalama, ekip hesapları, işlem kayıtları ve Outlook ile Gmail eklentileri sunar. Ayrıntılar ve üyelik kapsamları için encyro.com adresini inceleyin.

Encyro, hassas dosyaları standart e-posta ekleriyle göndermeden güvenli biçimde alıp iletme ihtiyacını karşılar. Encyro alternatifi arayan firmaların ise çoğu zaman bir başka ihtiyacı daha vardır: Hangi evrakın geldiğini ve gelen evrakın kullanılabilir olup olmadığını görmek. Güvenli aktarım tek başına bu takibi sağlamaz. Buradaki nedenler, tüm Encyro kullanıcıları için geçerli olduğu iddia edilen durumlar değil, firmaların karşılaşabildiği ihtiyaçlardır.

Yükleme sayfası, müşterinin istediği dosyayı istediği sırayla gönderebildiği bir gelen kutusu gibi çalışır. Encyro'nun web sitesinde, istenen evrakı listeleyip eksikleri takip eden bir yapı anlatılmıyor. Bu nedenle ekibinizin gelenleri başka bir yerde tuttuğu listeyle karşılaştırması ve kalan evrakı istemek için müşteriye yeniden yazması gerekir.

İhtiyacınız şifreli e-posta ise Encyro bu işlevi sunar; DocAsker'da bu özellik bulunmaz. İş yükünüz evrak istemek, gelenleri kontrol etmek ve eksikleri takip etmekten oluşuyorsa evrak listesi üzerinden çalışan bir araç daha uygun olabilir. Birçok firma her iki işleve de ihtiyaç duyar. Ürünlerin ortak işlevleri sınırlı olduğundan ikisini birlikte kullanmak da mümkündür.

Hazır bir evrak listesi seçebilir veya kendi listenizi oluşturabilirsiniz. Her kaleme bir açıklama, bir örnek ve gerekli kontrolleri ekleyebilirsiniz. Bunlar belirli bir tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi olabilir. Müşterinize bu listeyi açan tek bir güvenli link gönderirsiniz. Müşterinizin hesap açması, şifre belirlemesi veya uygulama indirmesi gerekmez. Listeyi tamamlamak için daha sonra aynı linke dönebilir.

Her dosya yüklendiği anda yapay zekâ kontrolünden geçer. Bulanıklık, ışık yansıması ve kesilmiş kenarlar kontrol edilir. Dosyanın istediğiniz evrak türüne uyup uymadığına, tarih ve dönemlerin talebinizle eşleşip eşleşmediğine, imza alanlarının dolu olup olmadığına ve eksik sayfa bulunup bulunmadığına bakılır. Kontrol başarısız olursa müşteriniz nedenini açık bir dille görür ve hemen uygun bir dosya yükleyebilir. Ekibiniz kontrollerden geçen dosyalarla birlikte insan incelemesi için işaretlenenleri görür.

Hatırlatmalar sizin belirlediğiniz takvime göre gönderilir. Tüm planlarda e-posta, Pro ve Firm planlarında ayrıca SMS kullanılabilir. Her hatırlatma yalnızca eksik veya yeniden yüklenmesi gereken evrakı listeler. Liste tamamlandığında hatırlatmalar kendiliğinden durur. Dosyalar aktarım sırasında ve saklanırken şifrelenir. Linklere son kullanma tarihi koyabilir veya linkleri iptal edebilirsiniz. Kabul edilen dosyalar yeniden adlandırılarak DocAsker çalışma alanına; Pro ve Firm planlarında ayrıca Google Drive, Dropbox veya OneDrive'a kaydedilir.

Encyro'nun muhasebe ve vergi hizmetlerine yönelik sayfaları da bulunuyor. 80 mükellefle tek başına çalışan bir mali müşavir olduğunuzu düşünün. Her mükelleften bordro icmali, KDV beyannamesi, T.C. kimlik kartı görüntüsü ve imzalı hizmet sözleşmesi istiyorsunuz. Genel bir yükleme sayfasında evrak, mükellefler gönderdikçe gelir ve takibi siz tutarsınız. DocAsker'da ise her mükellefe kendi evrak listesinin linkini gönderirsiniz.

Bir mükellefiniz yanlış yıla ait KDV beyannamesi yükler. DocAsker hangi yılı istediğinizi gösterir ve mükellefiniz aynı oturumda doğru dosyayı yükleyebilir. Bir başkası, köşesi parmağıyla kapanmış bir kimlik fotoğrafı gönderir ve yeniden yüklemesi istenir. Üçüncü mükellefiniz hizmet sözleşmesi dışındaki her şeyi yükler; sonraki hatırlatmada yalnızca hizmet sözleşmesi yer alır.

DocAsker'da e-postaları bir elektronik tabloyla eşleştirmeden hangi mükelleflerin evrakı tamamladığını, hangilerinde eksik kaldığını görürsünüz. DocAsker şifreli e-posta göndermez veya imza toplamaz. Hazırladığınız beyannameyi iletmek ve gerektiğinde imza almak için başka bir araç kullanabilirsiniz. İstenecek evrak mükellefe, işleme ve ilgili kurumun güncel taleplerine göre değişir. Her listeyi göndermeden önce kontrol edin.