Müşteri evrakı peşinde koşan firmalar için Canopy alternatifi

Canopy, bulut tabanlı bir büro yönetimi yazılımıdır. Web sitesinde kendisini her büyüklükteki ABD muhasebe, CPA, vergi ve defter tutma firmaları için geliştirilmiş, hepsi bir arada bir platform olarak tanımlar. Amaç, firmanın evrak, ücretlendirme, iş akışı ve müşteri iletişimi için ayrı ayrı kullandığı uygulamaları, tüm ekibin kullanacağı tek bir girişte birleştirmektir.

Platform, modüller halinde sunulur. Canopy; CRM, müşteri portalı, elektronik imzalı evrak yönetimi, iş akışı, süre ve ücretlendirme, ödemeler, vergi çözüm hizmetleri ile dökümler ve bildirimleri listeler. Müşteriler portalı ve mobil uygulamayı kullanabilir. Canopy ayrıca müşterilerin giriş yapmadan güvenli bir link üzerinden tek bir görevi açabileceğini belirtir.

Evrak toplama için Canopy, otomatik hatırlatmalı müşteri talepleri ve Smart Intake adını verdiği bir özellik sunar. Web sitesine göre Smart Intake, müşterinin önceki yıl beyannamesinden anket veya evrak listesi taslağı oluşturur, gelen dosyaları listedeki maddelerle eşleştirir ve eksik evrakları müşteriye hatırlatır. Canopy ayrıca yüklemelerin otomatik olarak sınıflandırılıp yeniden adlandırılabildiğini belirtir.

Canopy kapsamlı bir üründür ve güçlü yanı da budur. CRM, iş akışı, ücretlendirme ve IRS vergi dökümleri için tek bir sistem arayan firma bunlara aynı yerde ulaşır. Bu süreçleri zaten yöneten veya bunlara ihtiyaç duymayan bir firma ise müşterilerinden eksiksiz ve okunabilir evrak almanın daha iyi bir yolunu arıyor olabilir.

İhtiyaç yalnızca evrak toplamak olduğunda, firmaların Canopy alternatifi değerlendirme nedenleri pratiktir. Bu nedenler Canopy'den çok firmanın kendi durumunu anlatır ve genellikle kapsam, gelen dosyalarda yaşanan sorunlar veya müşteri klasörlerinin nerede tutulduğu etrafında toplanır. En yaygın nedenler şunlardır:

DocAsker evrak talebi, ihtiyacınız olan evrakların bulunduğu bir evrak listesiyle başlar. Hazır bir evrak listesi kullanabilir veya kendi listenizi oluşturabilirsiniz. Her maddeye talimat, örnek ve uygulanacak kontroller ekleyebilirsiniz. Bunlara hesap özeti dönemi veya asgari geçerlilik süresi gibi koşullar dahildir. Ardından müşteriye tek bir güvenli link gönderirsiniz. Hesap, şifre veya uygulama gerekmez; link her telefonda ya da bilgisayarda açılır.

Her dosya geldiğinde yapay zekâ kontrolü yapılır. Sistem bulanıklık, parlama ve kesilmiş kenarları arar, dosyanın istediğiniz evrak olduğunu doğrular, tarih ve dönemleri taleple karşılaştırır, imza alanlarının doldurulduğunu ve tüm sayfaların geldiğini kontrol eder. Bir kontrol başarısız olursa müşteri nedeni açık bir dille görür ve daha iyi bir dosyayı hemen yükler.

Hatırlatma takvimini siz belirlersiniz. Her planda e-posta, Pro ve Firm planlarında SMS hatırlatmaları gönderilir. Hatırlatmalar yalnızca eksik olan veya yeniden yüklenmesi beklenen maddeleri listeler ve evrak listesi tamamlandığında kendiliğinden durur. Kabul edilen dosyalar tutarlı bir adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılır ve DocAsker çalışma alanına, Pro ve Firm planlarında ise Google Drive, Dropbox veya OneDrive'a kaydedilir.

Yeni bir küçük işletme mükellefiyle çalışmaya başlayan bir mali müşavirlik bürosunu düşünün. Evrak listesinde son iki beyannamenin, önceki yılın tamamına ait banka hesap özetlerinin, imzalı hizmet sözleşmesinin ve işletme sahibinin fotoğraflı kimlik belgesinin yüklenmesi istenir. İşletme sahibi evrakların yarısını toplantılar arasında telefonuyla çeker. DocAsker, ekim ayında sona eren hesap özetini ve imza alanı boş bırakılmış hizmet sözleşmesini işaretler; işletme sahibi ikisini de gün bitmeden düzeltir.

Vergi döneminde aynı akış her bireysel mükellef için çalışır. Her mükellef bir link alır, gelir evraklarını ve destekleyici dosyaları yükler, yalnızca hâlâ beklenen evrakları belirten hatırlatmalar alır. Ekibiniz tek bir dosya gelir gelmez değil, talep tamamlandığında talebi açar. Evrak ihtiyaçları mükellefe ve beyannameye göre değişir; bu nedenle göndermeden önce her evrak listesini kontrol edin.

İş akışı, ücretlendirme veya dökümler için Canopy kullanıyorsanız bunlardan vazgeçmeniz gerekmez. DocAsker, evrak toplama adımı olarak Canopy'nin önünde çalışabilir. Evrak listesi tamamlandığında kabul edilen ve yeniden adlandırılan dosyaları Canopy'deki mükellef kaydına taşırsınız; hizmet süreci de bugün olduğu gibi orada devam eder.