Müşterilerinden evrak toplayan firmalar için File Request Pro alternatifi

File Request Pro, müşterilerinizden bir müşteri evrak portalı kullanmadan dosya ve evrak toplamanızı sağlayan bir web hizmetidir. İstediğiniz evrakları listeler ve bir link gönderirsiniz. Hizmet, dosyalarını henüz göndermeyen müşterilerinize hatırlatma yapar. Web sitesinde dört kullanıcı grubunu öne çıkarır: mali müşavirler ve muhasebe büroları, kredi kuruluşları ve konut kredisi danışmanları, insan kaynakları ekipleri, pazarlama ekipleri ve ajanslar.

Evrak toplamak için iki yöntem sunar. Workflow ile her müşteriye bir evrak listesi ve son tarih içeren kişisel bir talep gönderirsiniz. Kimin yanıt verdiğini, kimin geciktiğini ve nelerin incelenmesi gerektiğini görürsünüz. Upload Page ise tekrar tekrar paylaşabileceğiniz, e-posta imzanıza koyabileceğiniz veya web sitenize ekleyebileceğiniz tek bir yükleme linkidir. Her iki yöntemde de müşterilerinizin hesap açması veya uygulama yüklemesi gerekmez.

File Request Pro'nun öne çıktığı alanlardan biri, yüklemeden sonraki dosya düzenidir. Müşterilerinizden ad, proje veya ay gibi bilgiler isteyebilir; bu yanıtları Google Drive, OneDrive, Dropbox veya SharePoint içindeki dosya ve klasör adlarında kullanabilirsiniz. Fiyatlandırma sayfasında ayrıca özel alan adı, özel CSS, webhook, API erişimi ve dosya başına yüksek yükleme boyutu sınırları yer alır.

File Request Pro, dosyaların e-postadan çıkıp doğru adla doğru klasöre ulaşmasını sağlar. Başka bir araç arayışının yaygın nedenlerinden biri ise gelen evrakların kalitesidir. Web sitesinde anlatılan inceleme süreci elle yürütülür. Gelen her dosyayı siz onaylar veya bir notla geri gönderirsiniz; ardından müşterinizden yeniden yüklemesi istenir.

Az sayıda müşteriyle çalışırken bu yöntem yeterli olabilir. Ancak aynı anda onlarca müşteriden banka ekstresi, kimlik ve imzalı form toplayan bir firmada, bulanık fotoğrafı, eksik sayfayı veya yanlış çeyreğe ait hesap özetini bulmak için birinin her dosyayı açması gerekir. Her ret, yeni bir yazışma ve yükleme süreci başlatır. Müşteriniz de bir sonraki hatırlatmaya kadar yanıt vermeyebilir. Firmaların alternatifleri karşılaştırırken dile getirdiği yaygın ihtiyaçlar şunlardır:

Hazır bir evrak listesiyle başlayabilir veya kendi listenizi oluşturabilirsiniz. Her kaleme bir açıklama, örnek ve uygulanacak kontrolleri ekleyebilirsiniz. Bunlar belirli bir tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi olabilir. Müşterinize tek bir güvenli link gönderirsiniz. Müşteriniz hesap, şifre veya uygulama gerekmeksizin telefon kamerasıyla fotoğraf çekebilir ya da dosya yükleyebilir.

Her dosya yüklenir yüklenmez yapay zekâ ile kontrol edilir. Kontroller; bulanıklığı, ışık yansımasını, kesilmiş kenarları, yüklenen evrakın istediğiniz türde olup olmadığını, tarih ve dönemleri, imza alanlarının doldurulup doldurulmadığını ve eksik sayfaları kapsar. Bir sorun bulunduğunda müşteriniz gerekçeyi anlaşılır bir dille görür ve hemen daha uygun bir dosya yükleyebilir. Ekibiniz, kontrolleri geçen dosyalarla birlikte bir kişinin incelemesi için işaretlenen dosyaları görür.

Hatırlatmalar belirlediğiniz takvime göre gönderilir. E-posta tüm planlarda, SMS ise Pro ve Firm planlarında sunulur. Her hatırlatmada yalnızca hâlâ eksik olan veya yeniden yüklenmesi gereken evraklar yer alır. Evrak listesi tamamlandığında hatırlatmalar durur. Kabul edilen dosyalar tutarlı bir düzene göre yeniden adlandırılarak DocAsker çalışma alanına kaydedilir. Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox veya OneDrive'a da kaydedilebilir.

Bir konut kredisi başvurusunu ele alalım. Son döneme ait iki bordro, son üç aylık banka ekstresi, geçerlilik süresi dolmamış bir T.C. kimlik kartı ve imzalı bir yetkilendirme formu istiyorsunuz. DocAsker'da bu dört kalemi içeren tek bir linki başvuru sahibine gönderirsiniz. Her evrak için ilgili kontrolleri belirlersiniz: hesap özetinin dönemi, kimliğin son geçerlilik tarihi ve imza alanının doldurulmuş olması gibi.

Başvuru sahibi yalnızca iki ayı kapsayan hesap özetleri ve bir köşesi kadraj dışında kalmış kimlik fotoğrafı yükler. DocAsker, bir aylık hesap özetinin eksik olduğunu ve kimlik fotoğrafının kenarının kesildiğini başvuru sahibine bildirir. Başvuru sahibi linki kapatmadan her ikisini de düzeltebilir. Böylece ekibiniz bu evrakları açtığında eksiksiz ve okunabilir dosyalarla karşılaşır.

Bir sonraki hatırlatmada yalnızca henüz tamamlanmamış kalemler, örneğin ikinci bordro yer alır. Son kalem de kontrolleri geçtiğinde hatırlatmalar durur ve dosyalar tutarlı adlarla bağlı bulut klasörünüze kaydedilir. Bankaların istediği evraklar değişebilir. Bu nedenle hazır listeleri başlangıç noktası olarak kullanın ve her banka ile kredi ürünü için güncel evrak listesini teyit edin.