Alternative à File Request Pro pour collecter les pièces client

File Request Pro est un service en ligne qui collecte les fichiers et documents des clients sans portail client. Vous indiquez les pièces nécessaires, envoyez un lien, puis le service relance les clients qui n'ont pas encore transmis leurs fichiers. Son site met en avant quatre groupes d'utilisateurs : les cabinets comptables, les prêteurs et courtiers en crédit immobilier, les équipes des ressources humaines, ainsi que les équipes marketing et les agences.

Le service propose deux modes de collecte. Un Workflow envoie à chaque client une demande personnelle avec une checklist et une échéance, puis vous indique qui a répondu, qui est en retard et quels fichiers doivent être vérifiés. Une Upload Page est un lien unique réutilisable, que vous pouvez partager à nouveau, ajouter à votre signature d'e-mail ou intégrer à votre site. Dans les deux cas, les clients n'ont besoin ni de compte ni d'application.

File Request Pro met l'accent sur ce qui se passe après le dépôt. Vous pouvez demander au client des informations comme son nom, le projet ou le mois concerné, puis utiliser ses réponses pour créer les noms de fichiers et les dossiers dans Google Drive, OneDrive, Dropbox ou SharePoint. Sa page tarifaire mentionne également les domaines personnalisés, le CSS personnalisé, les webhooks, l'accès à l'API et des limites élevées pour chaque fichier.

File Request Pro répond au problème de transmission : sortir les fichiers des e-mails et les placer dans le bon dossier avec le bon nom. La raison la plus courante pour comparer d'autres outils concerne la qualité des fichiers. D'après son site, la vérification est manuelle. Vous approuvez chaque fichier à son arrivée ou le renvoyez avec une note, puis le client doit recommencer.

Pour quelques clients, cela peut convenir. Pour un cabinet qui collecte en même temps des relevés bancaires, des pièces d'identité et des formulaires signés auprès de nombreux clients, cela signifie qu'une personne ouvre chaque fichier pour repérer la photo floue, la page manquante ou le relevé du mauvais trimestre. Chaque refus ajoute un aller-retour, et le client peut attendre la prochaine relance avant de répondre. Voici les raisons souvent avancées par les cabinets qui comparent les options :

Vous partez d'une checklist prête à l'emploi ou créez la vôtre. Chaque pièce peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez au client un seul lien sécurisé. Le client n'a besoin ni de compte, ni de mot de passe, ni d'application. Il peut prendre des photos avec l'appareil photo de son téléphone ou déposer des fichiers.

Chaque dépôt est contrôlé par IA dès son arrivée. Les contrôles portent sur le flou, les reflets et les bords coupés, sur la conformité du fichier avec la pièce demandée, sur les dates et périodes, sur les champs de signature remplis et sur les pages manquantes. Lorsqu'un contrôle échoue, le client voit la raison en termes simples et peut déposer immédiatement un fichier corrigé. Votre équipe voit les fichiers validés, ainsi que ceux qui nécessitent une vérification.

Les relances suivent le calendrier que vous choisissez : par e-mail avec tous les forfaits, et par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance indique uniquement les pièces encore manquantes ou à redéposer, puis s'arrête lorsque la checklist est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un modèle cohérent et classés dans l'espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons un dossier de demande de prêt immobilier. Vous devez recueillir deux bulletins de paie récents, les relevés bancaires des trois derniers mois, une pièce d'identité en cours de validité et une autorisation signée. Avec DocAsker, vous envoyez au demandeur un lien contenant ces quatre pièces. Chacune dispose de son propre contrôle : période couverte par le relevé, date d'expiration de la pièce d'identité et champ de signature rempli.

Le demandeur dépose des relevés qui ne couvrent que deux mois et une photo prise au téléphone de sa pièce d'identité, dont un angle est coupé. DocAsker lui indique qu'un mois manque et que la photo de la pièce d'identité est recadrée. Les deux problèmes sont corrigés au cours de la même visite. Votre gestionnaire ouvre un dossier déjà complet et lisible, sans pièce à renvoyer.

La relance suivante mentionne uniquement ce qui reste en attente, par exemple le deuxième bulletin de paie. Lorsque la dernière pièce est validée, les relances s'arrêtent et les fichiers sont classés dans votre dossier cloud avec des noms cohérents. Les exigences varient selon le prêteur : utilisez donc toute checklist prête à l'emploi comme point de départ et confirmez la liste pour chaque prêteur et chaque produit.