Alternative à TaxDome pour la collecte de pièces

TaxDome est un logiciel de gestion de cabinet destiné aux cabinets fiscaux, comptables et de tenue comptable. Son site présente une plateforme qui réunit les flux de travail, les échanges avec les clients, les documents, la facturation et la charge de travail de l’équipe. Les cabinets gèrent les missions dans des pipelines, stockent les fichiers clients, envoient des factures et recueillent des signatures électroniques dans le même système, sans devoir passer d’un outil à l’autre au cours de la journée.

L’espace client occupe une place importante dans le produit. Les clients utilisent un portail client et une application mobile aux couleurs du cabinet pour déposer des documents, signer, régler des factures et échanger avec l’équipe. TaxDome propose plusieurs façons de demander des pièces : organisateurs, checklists de documents, demandes courtes, liens de dépôt et chats. Son centre d’aide précise lesquelles nécessitent une connexion client et lesquelles n’en nécessitent pas.

TaxDome présente également des fonctions d’IA pour les documents. Pour les cabinets aux États-Unis, l’outil peut créer une checklist à partir de la déclaration de l’année précédente, associer chaque dépôt à la bonne section de la checklist et renommer et étiqueter certains fichiers, notamment des formulaires fiscaux américains courants. Certaines de ces fonctions sont proposées en option payante. Consultez taxdome.com pour vérifier ce qui s’applique à votre cabinet.

TaxDome est une plateforme complète pour les cabinets. L’adopter revient à regrouper la gestion des flux, le stockage, la facturation et les échanges avec les clients au même endroit. C’est précisément l’objectif du produit, et de nombreux cabinets recherchent ce type de fonctionnement. D’autres disposent déjà d’outils qui leur conviennent pour ces activités et n’ont qu’un seul manque : obtenir les bonnes pièces auprès de leurs clients sans multiplier les échanges pendant des semaines.

Lorsque le besoin concerne la collecte de documents, les raisons qui poussent les cabinets à chercher une alternative à TaxDome sont concrètes. Elles dépendent généralement de l’organisation du cabinet et de sa clientèle. Il ne s’agit pas d’une critique de la plateforme, mais du constat que le besoin du cabinet est plus ciblé que le périmètre couvert par TaxDome. Les raisons les plus fréquentes sont les suivantes :

Vous commencez par une checklist. Choisissez un modèle prêt à l’emploi ou créez la vôtre, puis ajoutez à chaque élément une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période exigée ou une signature renseignée. Envoyez ensuite un seul lien de dépôt sécurisé à votre client. Aucun compte, mot de passe ni application n’est nécessaire. Le lien s’ouvre sur n’importe quel téléphone ou ordinateur, et le client peut y revenir plus tard.

Chaque dépôt est contrôlé par l’IA dès sa réception. DocAsker vérifie la qualité de l’image, le type de document, les dates et les périodes, les champs de signature ainsi que les pages manquantes. Lorsqu’un contrôle échoue, le client voit le motif en termes simples et peut redéposer immédiatement un fichier conforme. Votre équipe ne voit que les fichiers acceptés, ainsi que ceux signalés pour une vérification humaine.

Les relances sont envoyées selon le calendrier que vous choisissez, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance liste uniquement les éléments encore manquants ou à redéposer, puis s’arrête lorsque la checklist est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un format cohérent et classés dans votre espace DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Imaginez un expert-comptable qui ouvre la campagne avec 80 clients particuliers. Chacun reçoit un lien DocAsker accompagné d’une checklist : justificatifs de revenus pour l’année concernée, liasse fiscale ou déclaration de l’année précédente, pièce d’identité et lettre de mission signée. Le client prend les photos avec son téléphone. Si un formulaire correspond à la mauvaise année ou si la photo coupe le bas de la page, il en est informé immédiatement.

Pour un client en tenue comptable, la checklist peut demander les relevés bancaires de janvier à mars ainsi que les relevés de carte bancaire correspondants. DocAsker compare la période du relevé avec la demande, afin qu’un relevé couvrant les mauvais mois n’arrive pas jusqu’à votre équipe. Les exigences varient selon le client et la juridiction. Considérez donc les checklists prêtes à l’emploi comme un point de départ et confirmez la liste pour chaque mission.

Ce fonctionnement peut compléter les outils que vous utilisez déjà pour gérer le cabinet. Si vous conservez TaxDome pour les flux de travail, la facturation et les signatures électroniques, vous pouvez envoyer un lien DocAsker pour la collecte des pièces. Lorsque la checklist est complète, vous déplacez les fichiers acceptés et renommés dans le dossier du client, puis le reste de la mission se poursuit dans TaxDome comme auparavant.