Alternativa a TaxDome para asesorías: recopilar documentación

TaxDome es un software de gestión para asesorías fiscales, contables y de teneduría de libros. En su web describe una plataforma que reúne flujos de trabajo, comunicación con clientes, documentación, facturación y carga de trabajo del equipo. Las asesorías gestionan trabajos mediante procesos, guardan archivos de clientes, envían facturas y recopilan firmas electrónicas en el mismo sistema, sin tener que cambiar entre herramientas durante la jornada.

La parte del cliente ocupa un lugar importante en el producto. Los clientes utilizan un portal y una aplicación móvil, personalizados con la marca de tu asesoría, para subir documentación, firmar, pagar facturas y escribir a tu equipo. TaxDome ofrece varias formas de pedir documentación: organizadores, listas de documentación, solicitudes breves, enlaces de subida y chats. Su centro de ayuda explica cuáles necesitan acceso del cliente y cuáles no.

TaxDome también incluye funciones de IA para documentos. Para asesorías de Estados Unidos, puede crear una lista de documentación a partir de la declaración del año anterior, asignar cada archivo a la sección correcta de la lista y cambiar el nombre y las etiquetas de archivos compatibles, como los formularios fiscales habituales de Estados Unidos. Algunas de estas funciones son un complemento de pago, así que consulta taxdome.com para saber cuáles se aplican a tu asesoría.

TaxDome es una plataforma completa para la gestión de la asesoría, y adoptarla implica trasladar los flujos de trabajo, el almacenamiento, la facturación y la comunicación con clientes a un mismo lugar. Ese es precisamente el objetivo del producto, y muchas asesorías buscan eso. Otras ya tienen herramientas que les funcionan para esas tareas y solo tienen una carencia: conseguir la documentación correcta de sus clientes sin semanas de intercambios.

Cuando el trabajo consiste en recopilar documentación, los motivos por los que una asesoría busca una alternativa a TaxDome suelen ser prácticos y dependen de su propia forma de trabajar y de sus clientes. No son una crítica a la plataforma. Describen a una asesoría cuyas necesidades son más concretas que lo que TaxDome está diseñado para cubrir. Los más habituales son estos:

Empiezas con una lista de documentación. Puedes elegir una ya preparada o crear la tuya, y añadir a cada elemento una instrucción, un ejemplo y las revisiones que correspondan, como un intervalo de fechas obligatorio o una firma cumplimentada. Después envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación. El enlace se abre en cualquier teléfono u ordenador y el cliente puede volver a él más tarde.

La IA revisa cada archivo en el momento en que llega. DocAsker comprueba la calidad de la imagen, si el archivo es el documento solicitado, las fechas y los periodos, los campos de firma y las páginas que faltan. Si una revisión falla, el cliente ve el motivo con palabras sencillas y puede subir un archivo mejor al momento. Tu equipo solo ve los archivos que han pasado la revisión, además de los que se han marcado para que los revise una persona.

Los recordatorios se envían según el calendario que elijas, por correo electrónico en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada uno indica solo los elementos que siguen faltando o que hay que volver a subir, y los recordatorios se detienen cuando la lista está completa. Los archivos aceptados cambian a un formato de nombre coherente y se guardan en tu espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Imagina una asesoría fiscal que empieza la campaña con 80 clientes particulares. Cada uno recibe un enlace de DocAsker con una lista de documentación: certificados de ingresos del año fiscal, la declaración del año anterior, un documento de identidad y una hoja de encargo firmada. El cliente hace fotos con el teléfono. Si un formulario corresponde a otro año o la foto corta la parte inferior de la página, lo sabe al instante.

Para un cliente de contabilidad, la lista podría pedir los extractos bancarios de enero a marzo y los extractos de tarjeta correspondientes. DocAsker compara el periodo del extracto con la solicitud, de modo que un extracto de otros meses no llega a tu equipo. Los requisitos varían según el cliente y la jurisdicción, así que considera las listas preparadas un punto de partida y confirma la documentación para cada encargo.

Esto funciona junto a las herramientas que ya utilizas para gestionar la asesoría. Si mantienes TaxDome para los flujos de trabajo, la facturación y las firmas electrónicas, puedes seguir enviando un enlace de DocAsker para pedir la documentación. Cuando la lista está completa, mueves los archivos aceptados y renombrados a la carpeta del cliente, y el resto del trabajo continúa en TaxDome como antes.