Alternativa a Dropbox para recopilar documentación de clientes

Las solicitudes de archivos son una función de Dropbox, el servicio de almacenamiento en la nube. Dropbox hace mucho más que recopilar archivos: almacena, sincroniza y crea copias de seguridad de tus archivos, permite compartir archivos y carpetas, envía transferencias grandes y ofrece productos como Dropbox Sign para firmas electrónicas y DocSend para compartir documentos con seguimiento. En esta página comparamos únicamente la función de solicitud de archivos con DocAsker.

Una solicitud de archivos es un enlace a una página de subida sencilla. Según el centro de ayuda de Dropbox, cualquiera puede enviarte un archivo a través de ella, tenga o no una cuenta de Dropbox. La persona selecciona los archivos, introduce su nombre y correo electrónico y los sube. Los archivos llegan a la carpeta de Dropbox que elijas, privada de forma predeterminada, y quienes suben archivos no pueden ver los de otras personas.

El centro de ayuda recoge algunas opciones adicionales. Puedes añadir una contraseña. En algunos planes puedes establecer una fecha límite y decidir si se permiten subidas fuera de plazo. También puedes definir una convención para nombrar la carpeta, cerrar y volver a abrir una solicitud, y recibir un correo electrónico cada vez que se sube un archivo.

Las solicitudes de archivos son una forma rápida de recibir archivos de alguien externo a tu empresa y funcionan bien para algo puntual. Los motivos para buscar otra opción suelen aparecer cuando la misma solicitud se envía a decenas de clientes, cada uno debe aportar una lista concreta de documentos y alguien tiene que controlar todo el proceso.

El primer motivo es que una solicitud de archivos es una página de subida, no una lista. El cliente lee tu descripción y sube lo que cree que necesitas. La página no marca el extracto bancario como recibido ni muestra que todavía falta el DNI / NIE, y tampoco revisa el contenido de los archivos. El centro de ayuda de Dropbox no describe ninguna comprobación del contenido, así que tu equipo abre cada archivo para valorarlo. También suelen aparecer otros motivos.

Empiezas con una lista de documentación, preparada o creada por ti. Cada elemento es un documento, con una instrucción, un ejemplo y las comprobaciones que correspondan, como un intervalo de fechas o una firma. El cliente recibe un enlace seguro. Al igual que una solicitud de archivos, no necesita cuenta, contraseña ni aplicación. A diferencia de una solicitud de archivos, ve exactamente qué documentos ha entregado y cuáles siguen pendientes.

Cada archivo se revisa con IA en el momento de subirlo: desenfoque, reflejos y bordes cortados, si el archivo es el documento solicitado, fechas y periodos, campos de firma cumplimentados y páginas que faltan. Si una comprobación falla, el cliente ve el motivo con palabras sencillas y puede subir un archivo mejor al momento. Tu equipo ve los archivos que han pasado la revisión y los que se han marcado para que los revise una persona.

Los recordatorios se envían según el calendario que elijas, por correo electrónico en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada uno indica solo lo que sigue pendiente. Los archivos aceptados reciben un nombre uniforme. En Pro y Firm pueden archivarse directamente en tu Dropbox, de modo que DocAsker se coloca delante de Dropbox y tus archivos siguen terminando donde siempre.

Imagina que un intermediario hipotecario abre una nueva solicitud. El solicitante de la hipoteca debe aportar el DNI / NIE, las dos últimas nóminas, extractos bancarios de tres meses y una autorización firmada. Con una solicitud de archivos, el intermediario escribe esa lista en la descripción y espera. Los archivos llegan con los nombres que les haya dado el teléfono del solicitante, y el intermediario abre cada uno para comprobar qué es.

Con DocAsker, la misma lista se convierte en una lista de documentación con cuatro elementos. El solicitante de la hipoteca abre el enlace en el móvil y fotografía las nóminas. Si una foto queda cortada por el borde, DocAsker pide volver a subirla en ese momento. Si los extractos cubren dos meses en lugar de tres, se le indica qué mes falta. La autorización se revisa para comprobar que incluye la firma.

Cuando todo ha pasado la revisión, los archivos reciben un nombre uniforme y, en Pro o Firm, se archivan en la carpeta de Dropbox del intermediario para ese solicitante. Hasta entonces, los recordatorios solo mencionan los elementos pendientes y se detienen cuando la lista está completa. El intermediario sigue trabajando en Dropbox como antes.