Alternativa a Karbon para recopilar documentación de clientes

Karbon es un software de gestión para asesorías. En su sitio web presenta soluciones para asesorías pequeñas, medianas y grandes, además de despachos de contabilidad y fiscalidad. El producto conecta el correo electrónico con los flujos de trabajo, de modo que las conversaciones con clientes, las tareas y los trabajos quedan reunidos. También incluye automatización de flujos de trabajo, control del tiempo y presupuestos, facturación y pagos, y gestión documental.

Para los clientes, Karbon ofrece solicitudes de documentación y un portal del cliente llamado Karbon for Clients, que también cuenta con una aplicación móvil. Según el sitio de Karbon, los clientes acceden a sus solicitudes mediante un enlace único enviado por correo, sin contraseña, y las asesorías pueden exigir autenticación de dos factores. Los clientes pueden subir archivos, consultar el estado de su trabajo y completar aprobaciones y firmas electrónicas.

Karbon indica que puede enviar solicitudes de documentación según un calendario y hacer seguimiento automático cuando una queda incompleta. Su gestión documental se conecta con Dropbox, OneDrive, incluido SharePoint, o Google Drive, y también permite usar el almacenamiento propio de Karbon. Karbon también presenta funciones de IA, principalmente para resumir y redactar correos y actualizaciones para clientes.

Karbon está diseñado para gestionar el trabajo diario de una asesoría, y es una opción sólida para ese propósito. Las empresas que buscan una alternativa a Karbon para recopilar documentación suelen tener una necesidad más concreta. No están descontentas con los flujos de trabajo en general. Quieren dar menos vueltas al seguimiento antes de completar el expediente de un cliente.

Entre los motivos habituales se encuentran los siguientes. La empresa es pequeña y no necesita flujos de trabajo de equipo, correo compartido ni control horario. No es una asesoría contable y Karbon está pensado para profesionales de la contabilidad. O ya envía solicitudes de documentación, pero sigue dedicando tiempo a abrir cada archivo para localizar fotos borrosas, páginas que faltan o extractos de un periodo incorrecto, ya que el sitio de Karbon no describe revisiones automáticas de los archivos subidos.

En todos estos casos, la empresa busca una herramienta que haga bien la recopilación y permita mantener el resto de su configuración. Es una compra distinta de un software de gestión de la asesoría, y es razonable comparar ambos solo en el punto que comparten: pedir documentación al cliente y recibir archivos utilizables.

Creas una lista de documentación con los archivos que necesitas, a partir de una lista preparada o desde cero. Cada elemento puede incluir instrucciones, un ejemplo y las comprobaciones aplicables, como un intervalo de fechas obligatorio, una firma o una validez mínima. Envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y el enlace funciona en cualquier teléfono u ordenador.

Cada archivo se revisa con IA en cuanto llega. DocAsker comprueba la calidad de la imagen, el tipo de documento, las fechas y los periodos, los campos de firma cumplimentados y que el documento esté completo. Si falla una comprobación, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas, por ejemplo, que un extracto bancario corresponde a unos meses incorrectos, y puede subir otro archivo al momento. Tu equipo ve los archivos que han superado la revisión, además de los que se han marcado para revisar.

Imagina una asesoría contable que cierra el mes de 40 clientes. El primer día laborable, cada cliente recibe un enlace de DocAsker para enviar los extractos bancarios y de tarjetas del mes anterior, los informes de nóminas y cualquier extracto de préstamo. Un cliente sube por error un extracto del mes anterior. DocAsker compara el periodo con la solicitud, explica el problema y el cliente sube el correcto.

Al cierre del ejercicio, la lista de documentación crece: extractos de todo el año, facturas de compra de inmovilizado y hojas de encargo firmadas. Las comprobaciones de firma detectan la hoja que ha vuelto sin firmar, y las de integridad detectan el extracto de 12 páginas que ha llegado con 9. Tus contables empiezan el trabajo con una carpeta completa. Lo que necesites variará según el cliente y la jurisdicción, así que ajusta cada lista antes de enviarla.

Si tu asesoría trabaja con Karbon, esto no tiene por qué cambiar. Mantén el trabajo, el correo y la facturación en Karbon, envía el enlace de DocAsker desde tu correo habitual con clientes y guarda los archivos aceptados en la cuenta de Google Drive, Dropbox o OneDrive que tu equipo ya utiliza, con un único patrón de nombres.