Alternativa a Jotform para asesorías y despachos

Jotform es un creador de formularios online. La empresa se describe como un creador de formularios online y una plataforma de automatización de flujos de trabajo basada en IA. Según su web, Aytekin Tank la fundó en 2006 y sigue siendo su director ejecutivo; en 2014 abrió su sede central en San Francisco. Es una herramienta generalista, utilizada para todo tipo de formularios, desde formularios de contacto hasta pedidos.

Alrededor del creador de formularios, Jotform ofrece una familia de productos: Jotform Sign para firmas electrónicas, pagos dentro de los formularios, Tables para gestionar los datos enviados, Workflows para aprobaciones, un editor de PDF, un creador de aplicaciones sin código y agentes de IA. Los formularios admiten lógica condicional y la web muestra un amplio catálogo de integraciones con otros programas.

Para la documentación, la función relevante es el campo de subida de archivos. Lo añades a un formulario, eliges qué extensiones se permiten y estableces límites de tamaño y de número de archivos. Jotform ofrece más de 100 plantillas de formularios con subida de archivos, y las cargas se pueden enviar a Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box. Esta comparativa analiza únicamente ese uso.

Jotform hace mucho más que recopilar documentación y, para la mayoría de esas tareas, DocAsker no es una alternativa. Los despachos y asesorías que buscan otra opción suelen ser las que utilizan un formulario de subida como solicitud de documentación: un campo para el extracto bancario, otro para el DNI o NIE y otro para la carta firmada.

El motivo más habitual es que un campo de formulario comprueba el archivo, no el documento. El centro de ayuda de Jotform describe dos controles en un campo de subida: las extensiones permitidas y los límites de tamaño. Una foto borrosa de la página equivocada sigue siendo un JPG válido. Alguien de tu equipo lo descubre más tarde, escribe al cliente y vuelve a esperar. Hay otros motivos habituales relacionados con el funcionamiento de los formularios.

En lugar de crear un formulario, creas una lista de documentación. Puedes empezar con una lista preparada o escribir la tuya. Cada elemento es un documento, con instrucciones, un ejemplo y las comprobaciones que correspondan, como un intervalo de fechas, una firma o una validez mínima. Envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y puede volver más tarde al mismo enlace para terminar.

Cada archivo pasa por una revisión con IA en el momento en que llega: desenfoque, reflejos y bordes cortados; si el archivo es el documento que has pedido; fechas y periodos; campos de firma cumplimentados; y páginas que falten. Si una comprobación falla, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas, por ejemplo, que una factura de suministros no puede sustituir a un extracto bancario, y puede subir otro archivo de inmediato.

Los recordatorios se envían según el calendario que elijas, por correo electrónico en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada uno muestra solo los elementos que siguen pendientes o que hay que volver a subir, y se detienen cuando la lista está completa. Los archivos aceptados reciben un nombre coherente y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Imagina un gestor de extranjería que prepara una solicitud de visado. El cliente debe aportar una copia del pasaporte, extractos bancarios de tres meses, una carta laboral y un consentimiento firmado. En un formulario de subida serían cuatro campos y un botón de envío, y el cliente no podría enviarlo hasta tener listos los cuatro archivos. Además, los requisitos varían según el país, la autoridad y el caso, por lo que la lista cambia de un cliente a otro.

En DocAsker, cada documento es un elemento de la lista con sus propias comprobaciones. El pasaporte debe tener una validez mínima de 6 meses. Los extractos deben cubrir los tres meses que hayas indicado. El consentimiento debe estar firmado. El cliente sube hoy el pasaporte desde el móvil y la semana que viene los extractos, usando el mismo enlace. Si el pasaporte caduca demasiado pronto, se le informa en ese momento, no después de que abras el archivo.

Tu equipo ve la solicitud cuando la documentación ha superado las comprobaciones, con los archivos nombrados y archivados. Los recordatorios intermedios mencionan únicamente lo que aún debe aportar ese cliente. Si ya ha enviado todo salvo la carta laboral, se le pide la carta laboral y nada más. Cuando se acepta el último elemento, los recordatorios se detienen.