Alternativa ao Jotform para coletar documentos de clientes

O Jotform é um criador de formulários online. A empresa se descreve como um criador de formulários online com IA e uma plataforma de automação de fluxos de trabalho. Segundo o site da empresa, ela foi fundada em 2006 por Aytekin Tank, que continua como CEO, e abriu sua sede em São Francisco em 2014. É uma ferramenta geral, usada para tudo, de formulários de contato a formulários de pedido.

Além do criador de formulários, o Jotform lista uma família de produtos: Jotform Sign para assinaturas eletrônicas, pagamentos dentro dos formulários, Tables para gerenciar dados enviados, Workflows para aprovações, um editor de PDF, um criador de aplicativos sem código e AI Agents. Os formulários aceitam lógica condicional, e o site lista um catálogo amplo de integrações com outros softwares.

Para documentos, o recurso relevante é o campo de envio de arquivos. Você adiciona esse campo ao formulário, escolhe quais extensões são permitidas e define limites para o tamanho e a quantidade de arquivos. O Jotform oferece mais de 100 modelos de formulários para envio de arquivos, e os envios podem ser encaminhados para Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box. Esta comparação analisa apenas esse uso.

O Jotform faz muito mais do que coletar documentos e, para a maioria dessas tarefas, o DocAsker não é uma alternativa. Os escritórios que procuram outra opção geralmente são os que usam um formulário de envio como uma solicitação de documentos: um campo para o extrato bancário, um para o documento de identificação e um para a carta assinada.

O motivo mais comum é que um campo de formulário verifica o arquivo, não o documento. A central de ajuda do Jotform descreve dois controles em um campo de envio: extensões permitidas e limites de tamanho. Uma foto borrada da página errada ainda é um JPG válido. Alguém da sua equipe descobre o problema depois, envia um e-mail ao cliente e espera novamente. Outros motivos comuns vêm da própria forma como os formulários funcionam.

Em vez de criar um formulário, você cria um checklist. Comece com um checklist pronto ou escreva o seu. Cada item é um documento, com uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um intervalo de datas obrigatório, uma assinatura ou um prazo mínimo de validade. Você envia ao cliente um único link seguro. Ele não precisa de conta, senha ou aplicativo e pode voltar ao mesmo link mais tarde para terminar.

Cada envio é verificado pela IA assim que chega: desfoque, reflexo e bordas cortadas, se o arquivo é o documento solicitado, datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e páginas faltantes. Quando uma verificação falha, o cliente vê o motivo em linguagem simples, por exemplo, que um comprovante de residência não substitui um extrato bancário, e pode enviar um arquivo melhor na hora.

Os lembretes são enviados na frequência que você escolher, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada um lista apenas os itens pendentes ou que precisam ser reenviados, e eles param quando o checklist é concluído. Os arquivos aceitos são renomeados seguindo um padrão consistente e arquivados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Considere uma assessoria de visto preparando uma solicitação. O cliente precisa enviar uma cópia do passaporte, extratos bancários dos últimos três meses, uma carta de trabalho e um formulário de consentimento assinado. Em um formulário de envio, são quatro campos e um botão de envio, e o cliente não consegue enviar até que os quatro arquivos estejam prontos. Os requisitos também variam conforme o país, a autoridade e o caso, então a lista muda de um cliente para outro.

No DocAsker, cada documento é um item do checklist com sua própria verificação. O passaporte precisa ter validade de mais 6 meses. Os extratos precisam cobrir os três meses indicados. O formulário de consentimento precisa estar assinado. O cliente envia o passaporte hoje pelo celular e os extratos na semana seguinte, usando o mesmo link. Se o passaporte vencer antes do prazo, o cliente é avisado na hora, não depois que você abrir o arquivo.

Sua equipe vê a solicitação quando os documentos são aprovados, já nomeados e arquivados. Os lembretes enviados nesse intervalo mencionam apenas o que aquele cliente ainda precisa enviar. Assim, quem enviou tudo, exceto a carta de trabalho, recebe um pedido pela carta de trabalho e nada mais. Quando o último item é aceito, os lembretes param.