Alternativa a Jotform per raccogliere documenti dai clienti

Jotform è un servizio per creare moduli online. L'azienda si descrive come una piattaforma per creare moduli online e automatizzare i flussi di lavoro con l'IA. Secondo il suo sito, è stata fondata nel 2006 da Aytekin Tank, tuttora CEO, e ha aperto la sede centrale a San Francisco nel 2014. È uno strumento generico, usato per tutto, dai moduli di contatto ai moduli d'ordine.

Intorno al generatore di moduli, Jotform propone una famiglia di prodotti: Jotform Sign per le firme elettroniche, pagamenti nei moduli, Tables per gestire i dati inviati, Workflows per le approvazioni, un editor PDF, un generatore di app no-code e AI Agents. I moduli supportano la logica condizionale e il sito elenca un ampio catalogo di integrazioni con altri software.

Per i documenti, la funzione rilevante è il campo per il caricamento dei file. Lo aggiungi a un modulo, scegli le estensioni consentite e imposti i limiti sulle dimensioni e sul numero di file. Jotform offre più di 100 modelli di moduli per il caricamento dei file e gli upload possono essere inviati a Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box. Questo confronto riguarda solo questo utilizzo.

Jotform fa molto più che raccogliere documenti e, per la maggior parte di queste attività, DocAsker non è un'alternativa. A cercare un altro strumento sono soprattutto gli studi e le aziende che usano un modulo di caricamento come richiesta documenti: un campo per l'estratto conto, uno per la carta d'identità, uno per la lettera firmata.

Il motivo più comune è che un campo del modulo controlla il file, non il documento. Il centro assistenza di Jotform descrive due controlli per un campo di caricamento: le estensioni consentite e i limiti sulle dimensioni. Una foto sfocata della pagina sbagliata resta comunque un JPG valido. Il team se ne accorge più tardi, scrive al cliente e deve aspettare di nuovo. Altri motivi frequenti dipendono dal modo in cui funzionano i moduli.

Invece di creare un modulo, crei una checklist documenti. Parti da una checklist già pronta oppure scrivine una tua. Ogni elemento corrisponde a un documento, con istruzioni, un esempio e i controlli applicabili, come un intervallo di date obbligatorio, una firma o una validità minima. Invii al cliente un solo link sicuro. Non servono account, password o app e il cliente può tornare più tardi allo stesso link per completare la richiesta.

Ogni upload viene controllato dall'IA appena arriva: sfocatura, riflessi e bordi tagliati, corrispondenza con il documento richiesto, date e periodi, campi firma compilati e pagine mancanti. Quando un controllo non va a buon fine, il cliente vede il motivo in parole semplici, per esempio che una bolletta non può sostituire un estratto conto, e può caricare subito un file migliore.

I solleciti partono secondo la frequenza che scegli, via email su tutti i piani e via SMS su Pro e Firm. Ognuno elenca solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare e si interrompe quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina un consulente visti che prepara una pratica. Il cliente deve fornire una copia del passaporto, 3 mesi di estratti conto, una lettera del datore di lavoro e un modulo di consenso firmato. Con un modulo di caricamento, sono 4 campi e un pulsante di invio e il cliente non può inviare la richiesta finché non ha tutti e 4 i file pronti. I requisiti cambiano inoltre in base al Paese, all'autorità e al caso, quindi l'elenco varia da cliente a cliente.

In DocAsker, ogni documento è un elemento della checklist con i propri controlli. Il passaporto deve avere una validità residua di 6 mesi. Gli estratti conto devono coprire i 3 mesi indicati. Il modulo di consenso deve essere firmato. Il cliente carica oggi il passaporto dal telefono e la settimana prossima gli estratti conto, usando lo stesso link. Se il passaporto scade troppo presto, il cliente riceve l'avviso subito, non dopo che hai aperto il file.

Il tuo team vede la richiesta quando i documenti hanno superato i controlli, con file già nominati e archiviati. Nel frattempo, i solleciti indicano solo ciò che manca a quel cliente: se ha inviato tutto tranne la lettera del datore di lavoro, riceverà una richiesta solo per quella lettera. Quando viene accettato l'ultimo elemento, i solleciti si interrompono.