Alternativa ao File Request Pro para escritórios coletarem documentos

File Request Pro é um serviço web para coletar arquivos e documentos de clientes sem um portal do cliente. Você lista o que precisa, envia um link e o serviço acompanha os clientes que ainda não enviaram os arquivos. O site destaca quatro grupos de usuários: escritórios de contabilidade, correspondentes bancários e consultores de crédito imobiliário, equipes de RH e agências de marketing.

O serviço oferece duas formas de coletar arquivos. Um Workflow envia a cada cliente uma solicitação individual com checklist e prazo, além de mostrar quem respondeu, quem está atrasado e o que precisa ser analisado. Uma Upload Page é um link único e reutilizável que você pode compartilhar várias vezes, incluir na assinatura de e-mail ou incorporar ao seu site. Em ambos os casos, o cliente não precisa de conta nem aplicativo.

O File Request Pro se destaca pelo que acontece depois do envio. Você pode pedir dados como nome, projeto ou mês, e usar essas respostas para definir nomes de arquivos e pastas no Google Drive, OneDrive, Dropbox ou SharePoint. A página de preços também lista domínios personalizados, CSS personalizado, webhooks, acesso à API e limites altos para o tamanho de cada arquivo.

O File Request Pro resolve o problema da entrega: tirar os arquivos do e-mail e colocá-los na pasta certa, com o nome certo. O motivo mais comum para procurar outra opção é a qualidade. No site do serviço, a análise é uma etapa manual. Você aprova cada arquivo conforme ele chega ou o devolve com uma observação, e o cliente precisa enviar novamente.

Para poucos clientes, isso pode funcionar. Para um escritório que coleta extratos bancários, RG ou CNH e formulários assinados de dezenas de clientes ao mesmo tempo, significa que alguém precisa abrir cada arquivo para encontrar a foto borrada, a página ausente ou o extrato do trimestre errado. Cada rejeição gera mais uma ida e volta, e o cliente pode só responder depois do lembrete seguinte. Motivos comuns para os escritórios compararem alternativas:

Você começa com um checklist de documentos pronto ou cria o seu. Cada item pode ter uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como período obrigatório, assinatura ou validade mínima. Você envia ao cliente um único link seguro. O cliente não precisa de conta, senha ou aplicativo, e pode tirar fotos com a câmera do celular ou enviar arquivos.

Cada envio é verificado por IA no momento em que chega. As verificações abrangem desfoque, reflexos e bordas cortadas, se o arquivo é o documento solicitado, datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e páginas ausentes. Se uma verificação falhar, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode enviar um arquivo melhor imediatamente. Sua equipe vê os arquivos aprovados, além dos que foram sinalizados para análise.

Os lembretes seguem a frequência que você escolher, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens que ainda estão faltando ou precisam ser reenviados, e para quando o checklist é concluído. Os arquivos aprovados recebem nomes padronizados e são organizados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Considere uma solicitação de crédito imobiliário. Você precisa de dois holerites recentes, extratos bancários dos últimos três meses, RG ou CNH dentro da validade e um formulário de autorização assinado. No DocAsker, você envia ao proponente um link com esses quatro itens. Cada item tem sua própria verificação: o período do extrato, a validade do documento e o preenchimento do campo de assinatura.

O proponente envia extratos que cobrem apenas dois meses e uma foto do RG ou CNH com um canto cortado. O DocAsker informa que falta um mês e que a foto do documento está cortada. Os dois problemas são corrigidos na mesma visita. Seu analista abre uma pasta completa e legível, sem precisar devolver nada.

O lembrete seguinte menciona apenas o que continua pendente, por exemplo, o segundo holerite. Quando o último item é aprovado, os lembretes param e os arquivos ficam na sua pasta na nuvem, com nomes padronizados. As exigências variam conforme o credor e o produto, então use qualquer checklist pronto como ponto de partida e confirme a lista para cada caso.