Alternativa ao Canopy para escritórios que coletam documentos

O Canopy é um software de gestão de escritórios na nuvem. O site da empresa descreve uma plataforma completa para escritórios de contabilidade, profissionais de contabilidade tributária e escritórios de escrituração contábil de qualquer porte nos EUA. A proposta é substituir os aplicativos separados que um escritório usaria para documentos, cobrança, fluxos de trabalho e comunicação com clientes por um único login para toda a equipe.

A plataforma é comercializada em módulos. O Canopy lista CRM, portal do cliente, gestão de documentos com assinatura eletrônica, fluxos de trabalho, controle de horas e cobrança, pagamentos, resolução de pendências fiscais e transcrições e notificações. Os clientes podem usar um portal e um aplicativo móvel. O Canopy também informa que eles podem abrir uma tarefa individual por um link seguro, sem fazer login.

Para a coleta de documentos, o Canopy oferece solicitações aos clientes com lembretes automáticos, além de um recurso chamado Smart Intake. Segundo o site, o Smart Intake cria um rascunho de questionário ou checklist a partir da declaração do ano anterior do cliente, associa os arquivos recebidos aos itens do checklist e lembra o cliente dos documentos ausentes. O Canopy também informa que os envios podem ser classificados e renomeados automaticamente.

O Canopy faz muitas coisas, e essa abrangência é seu ponto forte. Um escritório que precisa de CRM, fluxos de trabalho, cobrança e ferramentas para transcrições do IRS encontra tudo em um só lugar. Já um escritório que já resolveu essas necessidades, ou não precisa delas, pode estar procurando apenas uma forma melhor de receber documentos completos e legíveis dos clientes.

Quando o objetivo é somente coletar documentos, os motivos para considerar uma alternativa ao Canopy são práticos. Eles dizem mais sobre a situação do escritório do que sobre o Canopy e normalmente se resumem ao escopo, ao tipo de problema encontrado nos arquivos recebidos ou ao local onde as pastas dos clientes ficam armazenadas. Os motivos mais comuns são:

Uma solicitação no DocAsker começa com um checklist dos documentos de que você precisa. Use um checklist pronto ou crie o seu. Cada item pode incluir uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um período do extrato ou uma validade mínima. Depois, você envia ao cliente um único link seguro. Não é necessário ter conta, senha ou aplicativo, e o link abre em qualquer celular ou computador.

Assim que cada arquivo chega, a IA o verifica. Ela procura sinais de desfoque, reflexo e bordas cortadas, confirma se o arquivo é o documento solicitado, compara datas e períodos com o pedido e verifica se os campos de assinatura estão preenchidos e se todas as páginas foram enviadas. Se algo falhar, o cliente vê o motivo em linguagem simples e envia um arquivo melhor na hora.

Você escolhe a programação dos lembretes. Eles são enviados por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm, listam apenas os itens que ainda faltam ou precisam ser reenviados e param quando o checklist é concluído. Os arquivos aceitos são renomeados conforme um padrão consistente e enviados ao espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, ao Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Imagine um escritório de contabilidade tributária fazendo a admissão de uma pequena empresa como cliente. O checklist pede as duas últimas declarações entregues, extratos bancários de todo o ano anterior, um contrato de prestação de serviços assinado e um documento com foto do responsável. O responsável fotografa metade dos documentos pelo celular entre uma reunião e outra. O DocAsker sinaliza o extrato que termina em outubro e o contrato de prestação de serviços com o campo de assinatura vazio, e o responsável corrige os dois antes do fim do dia.

Durante a temporada de declarações, o mesmo fluxo funciona para cada cliente pessoa física. Cada um recebe um link, envia comprovantes de renda e documentos de apoio e recebe lembretes que indicam apenas o que ainda está pendente. Sua equipe abre uma solicitação quando ela está completa, não toda vez que um arquivo chega. As necessidades de documentos variam conforme o cliente e a declaração, portanto confirme cada checklist antes de enviá-lo.

Nada disso exige deixar de usar o Canopy se você depende dele para fluxos de trabalho, cobrança ou transcrições. O DocAsker pode funcionar antes dele, como a etapa de coleta. Quando o checklist estiver completo, você move os arquivos aceitos e renomeados para o cadastro do cliente no Canopy, e o trabalho continua lá como hoje.