Alternativa ao Encyro para coletar documentos de clientes

O Encyro é um serviço de mensagens e compartilhamento de arquivos seguros da Encyro, Inc. O site da empresa o descreve como uma ferramenta de criptografia de e-mail, assinatura eletrônica, cobrança e compartilhamento seguro de arquivos, usada pelo navegador, Outlook ou Gmail. A empresa cita usuários dos setores financeiro, de saúde, jurídico, seguros, imobiliário, organizações sem fins lucrativos e RH, além de manter páginas para contadores.

O Encyro funciona nos dois sentidos. Você pode enviar uma mensagem criptografada com arquivos para qualquer endereço de e-mail, sem que o destinatário precise criar uma conta Encyro para ler a mensagem. No plano Pro, você também recebe uma página de envio com endereço próprio, logo e cores, onde qualquer pessoa pode enviar uma mensagem segura com ou sem arquivos. Os arquivos são organizados automaticamente por cliente.

O Encyro também oferece assinaturas eletrônicas com modelos reutilizáveis e lembretes automáticos para solicitações de assinatura, cobranças online para escritórios nos EUA e no Canadá, contas de equipe, trilhas de auditoria e complementos para Outlook e Gmail. Consulte encyro.com para ver os detalhes e o que cada plano inclui.

O Encyro resolve um problema claro: enviar e receber arquivos sensíveis sem anexos em e-mails comuns. Escritórios que procuram uma alternativa ao Encyro geralmente têm um segundo problema que a transferência segura não resolve: saber o que chegou e se o arquivo pode ser usado. Estes são motivos comuns, não afirmações sobre todos os usuários do Encyro.

Uma página de envio é uma caixa de entrada aberta. O cliente pode enviar qualquer coisa por ela, em qualquer ordem, e o site do Encyro não descreve uma lista de documentos necessários que acompanhe quais ainda estão faltando. Assim, alguém da equipe compara cada envio com a lista mantida em outro lugar e depois escreve ao cliente para pedir o restante.

Se o que você precisa é de e-mail seguro, o Encyro cumpre esse papel e o DocAsker não. Se sua equipe perde tempo cobrando e conferindo documentos, uma ferramenta baseada em checklist se encaixa melhor. Muitos escritórios têm as duas necessidades, e os produtos se sobrepõem tão pouco que usá-los lado a lado pode ser uma opção razoável.

Você começa com um checklist de documentos pronto ou cria o seu próprio. Cada item pode conter uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um intervalo de datas, uma assinatura ou uma validade mínima. Você envia ao cliente um único link de envio seguro para esse checklist. O cliente não precisa de conta, senha ou aplicativo e pode voltar ao mesmo link para concluir o envio depois.

A verificação com IA analisa cada envio assim que ele chega. Ela identifica desfoque, reflexos e bordas cortadas, confirma se o arquivo é o documento solicitado, compara datas e períodos com o pedido e verifica campos de assinatura vazios e páginas faltantes. Quando uma verificação falha, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode reenviar um arquivo melhor imediatamente. Sua equipe vê os arquivos aprovados e também os que foram sinalizados para revisão.

Os lembretes são enviados conforme a programação definida por você, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens que ainda faltam ou aguardam reenvio, e os envios param quando o checklist é concluído. Os arquivos são criptografados em trânsito e em repouso, os links podem expirar ou ser revogados, e os arquivos aprovados são renomeados e arquivados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

O Encyro tem páginas para preparadores de declarações e contadores. Imagine um contador autônomo com oitenta clientes. Cada um precisa enviar uma declaração do IRPF, comprovantes de rendimentos, RG ou CNH e um contrato de prestação de serviços assinado. Com uma página de envio, os arquivos chegam conforme os clientes se lembram, e você mantém o controle por conta própria. Com o DocAsker, cada cliente recebe um link para seu próprio checklist.

Um cliente envia uma declaração do IRPF do ano errado. O DocAsker informa qual ano foi solicitado, e o cliente substitui o arquivo na mesma visita. Outro envia uma foto do documento de identificação com o polegar cobrindo um canto e é orientado a reenviar o documento. Um terceiro envia tudo, exceto o contrato de prestação de serviços, e o próximo lembrete cita apenas esse item.

No DocAsker, você vê quais clientes concluíram o envio e quais ainda não, sem relacionar e-mails a uma planilha. O DocAsker não envia e-mails criptografados nem coleta assinaturas, então você ainda pode usar outra ferramenta para entregar a declaração pronta e obter a assinatura. Os documentos necessários variam conforme o cliente e o caso, portanto confirme cada checklist antes de enviá-lo.