Alternativa a Encyro para pedir documentación a tus clientes

Encyro es un servicio de mensajería y envío seguro de archivos de Encyro, Inc. Su web lo presenta como un servicio de correo cifrado, firma electrónica, facturación e intercambio seguro de archivos, que se utiliza desde el navegador, Outlook o Gmail. Se dirige a profesionales de finanzas, sanidad, derecho, seguros, sector inmobiliario, entidades sin ánimo de lucro y RR. HH., y cuenta con páginas específicas para profesionales contables y fiscales.

Encyro permite enviar y recibir documentación. Puedes enviar un mensaje cifrado con archivos a cualquier dirección de correo, y el destinatario puede leerlo sin crear una cuenta de Encyro. Con Pro también dispones de una página de subida con dirección web propia, logotipo y colores, desde la que cualquier persona puede enviarte un mensaje seguro con o sin archivos. Los archivos se organizan automáticamente por cliente.

Encyro también ofrece firma electrónica con plantillas reutilizables y recordatorios automáticos para las solicitudes de firma, facturas en línea para empresas de Estados Unidos y Canadá, cuentas de equipo, registros de actividad y complementos para Outlook y Gmail. Consulta encyro.com para conocer los detalles y lo que incluye cada modalidad.

Encyro resuelve una necesidad concreta: enviar y recibir archivos confidenciales sin recurrir a los adjuntos del correo convencional. Quienes buscan una alternativa suelen tener otra necesidad que el envío seguro no cubre por sí solo: saber qué ha llegado y si sirve para trabajar. Estos son motivos habituales, no una descripción de todos los usuarios de Encyro.

Una página de subida funciona como una bandeja de entrada abierta. El cliente puede enviar cualquier archivo y en cualquier orden. La web de Encyro no describe una lista de documentación solicitada que permita llevar el control de lo que falta. Por eso, alguien del equipo tiene que cotejar cada entrega con una lista aparte y escribir al cliente para pedirle el resto.

Si necesitas correo cifrado, Encyro cubre esa función y DocAsker no la ofrece. Si dedicas el tiempo a reclamar y revisar documentación, una herramienta organizada en torno a una lista de documentación encaja mejor. Muchas asesorías y despachos tienen ambas necesidades, por lo que utilizar los dos productos puede tener sentido.

Empiezas con una lista de documentación predefinida o creas la tuya. En cada elemento puedes añadir instrucciones, un ejemplo y las comprobaciones necesarias, como un periodo concreto, una firma o una vigencia mínima. Envías al cliente un enlace seguro a esa lista. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y puede volver al mismo enlace más adelante para terminar.

La IA revisa cada archivo en cuanto se sube. Detecta imágenes borrosas, reflejos y bordes recortados, comprueba que el archivo corresponde al documento solicitado, contrasta las fechas y los periodos con la solicitud y revisa si faltan firmas o páginas. Si alguna comprobación falla, el cliente ve el motivo en lenguaje claro y puede volver a subir el archivo al momento. Tu equipo ve los archivos que han superado las comprobaciones y los que se han marcado para revisión.

Tú eliges cuándo se envían los recordatorios: por correo electrónico en todos los planes y también por SMS en Pro y Firm. Cada recordatorio incluye solo lo que falta o debe volver a subirse, y los envíos se detienen cuando la lista está completa. Los archivos están cifrados en tránsito y en reposo, y puedes fijar la caducidad de los enlaces o revocarlos. Los archivos aceptados se renombran y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker o, con Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Encyro tiene páginas dirigidas a profesionales contables y fiscales. Imagina que trabajas por tu cuenta y llevas una asesoría con ochenta clientes. Para un trámite necesitas de cada uno el certificado de retenciones, los modelos 303 que correspondan, una copia del DNI o NIE y la hoja de encargo firmada. Con una página de subida, cada cliente envía los archivos cuando se acuerda y tú llevas el control. Con DocAsker, cada cliente recibe un enlace a su propia lista de documentación.

Un cliente sube un modelo 303 de otro año. DocAsker le indica qué año has solicitado y puede volver a subir el documento correcto en ese momento. Otro envía una foto del DNI con un dedo tapando una esquina y recibe una petición para repetirla. Un tercero sube todo salvo la hoja de encargo, y el siguiente recordatorio solo menciona ese documento.

En DocAsker ves qué clientes han completado la lista y cuáles tienen documentación pendiente, sin cotejar correos con una hoja de cálculo. DocAsker no envía correo cifrado ni permite recoger firmas, así que puedes seguir utilizando otra herramienta para entregar la declaración terminada y obtener la firma. La documentación necesaria varía según el cliente, el trámite y la administración competente; confirma cada lista antes de enviarla.