Alternativa ao Karbon para coletar documentos

O Karbon é um sistema de gestão para escritórios de contabilidade. O site apresenta soluções para escritórios pequenos, médios e grandes, além de escritórios de contabilidade e serviços fiscais. O produto conecta e-mail e fluxo de trabalho, reunindo conversas com clientes, tarefas e trabalhos, e também oferece automação de fluxos, controle de horas e orçamentos, cobrança e pagamentos, além de gestão de documentos.

Para os clientes, o Karbon oferece solicitações de documentos e um portal chamado Karbon for Clients, que também tem um aplicativo móvel. Segundo o site do Karbon, os clientes acessam as solicitações por um link exclusivo enviado por e-mail, sem usar senha, e os escritórios podem exigir autenticação de dois fatores. Os clientes podem enviar arquivos, acompanhar o status do trabalho e concluir aprovações e assinaturas eletrônicas.

O Karbon informa que pode enviar solicitações de documentos conforme uma programação e fazer o acompanhamento automático quando uma solicitação está incompleta. A gestão de documentos se conecta ao Dropbox, ao OneDrive, incluindo o SharePoint, ou ao Google Drive, e também é possível usar o armazenamento próprio do Karbon. O Karbon também lista recursos de IA, principalmente para resumir e redigir e-mails e atualizações para clientes.

O Karbon foi desenvolvido para administrar o trabalho diário de um escritório de contabilidade, e é uma opção adequada para isso. Escritórios que procuram uma alternativa ao Karbon no contexto da coleta de documentos geralmente têm uma necessidade mais específica. Eles não estão insatisfeitos com sistemas de fluxo de trabalho em geral. Querem reduzir as etapas de cobrança até que o arquivo do cliente esteja completo.

Os motivos mais comuns incluem os seguintes. O escritório é pequeno e não precisa de fluxo de trabalho para equipes, e-mail compartilhado ou controle de horas. O escritório nem sequer atua com contabilidade, enquanto o Karbon foi desenvolvido para contadores. Ou o escritório já envia solicitações de documentos, mas ainda perde tempo abrindo cada arquivo para encontrar fotos borradas, páginas faltando ou extratos do período errado, já que o site do Karbon não descreve verificações automáticas nos arquivos enviados.

Em todos esses casos, o escritório procura uma ferramenta que faça bem a etapa de coleta e preserve o restante da estrutura que já utiliza. Essa é uma compra diferente da de um sistema de gestão para escritórios, e é justo comparar os dois apenas na parte em comum: solicitar documentos ao cliente e receber arquivos utilizáveis.

Você cria um checklist de documentos a partir de um modelo pronto ou do zero. Cada item pode incluir uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um período obrigatório, uma assinatura ou uma validade mínima. Você envia ao cliente um único link seguro. Ele não precisa de conta, senha ou aplicativo, e o link funciona em qualquer celular ou computador.

Cada envio é verificado pela IA assim que chega. O DocAsker verifica a qualidade da imagem, o tipo de documento, datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e integridade do arquivo. Quando uma verificação falha, o cliente entende o motivo em linguagem simples, por exemplo, que o extrato bancário cobre os meses errados, e pode enviar um arquivo melhor na hora. Sua equipe vê os arquivos aprovados e também o que foi sinalizado para revisão.

Considere um escritório de contabilidade que fecha o mês para 40 clientes. No primeiro dia útil, cada cliente recebe um link do DocAsker solicitando os extratos bancários e de cartão de crédito do mês anterior, relatórios de folha de pagamento e eventuais extratos de empréstimos. Um cliente envia por engano um extrato do mês retrasado. O DocAsker compara o período com a solicitação, explica o problema e o cliente envia o documento correto.

No fechamento do ano, o checklist aumenta: extratos do ano inteiro, notas fiscais de compra de ativos imobilizados e cartas de representação assinadas. As verificações de assinatura identificam a carta que voltou sem assinatura, e as verificações de integridade identificam o extrato de 12 páginas que chegou com apenas 9. Seus contadores começam o trabalho com uma pasta completa. O que você precisa varia conforme o cliente e a jurisdição, então ajuste cada checklist antes de enviá-lo.

Se o seu escritório usa o Karbon, isso não precisa mudar. Mantenha trabalhos, e-mail e cobrança no Karbon, envie o link do DocAsker pelo e-mail habitual do escritório e arquive os arquivos aprovados na conta do Google Drive, Dropbox ou OneDrive que sua equipe já usa, com nomes seguindo um único padrão.