Müşteri evrakı toplamak için Karbon alternatifi

Karbon, muhasebe büroları için iş yönetimi yazılımıdır. Web sitesinde küçük, orta ve büyük ölçekli büroların yanı sıra muhasebe ve vergi uygulamaları için seçenekler sunduğu belirtilir. Ürün, e-postayı iş akışıyla birleştirerek müşteri görüşmelerini, görevleri ve işleri aynı yerde toplar. Ayrıca iş akışı otomasyonu, zaman ve bütçe takibi, faturalama ve ödemeler ile evrak yönetimi sunar.

Karbon, müşteri tarafında müşteri talepleri ve Karbon for Clients adlı bir müşteri portalı sunar. Bu portalın mobil uygulaması da bulunur. Karbon'un sitesine göre müşteriler taleplerine şifre yerine e-postayla gönderilen özel bir link üzerinden ulaşır ve firmalar iki aşamalı kimlik doğrulamayı zorunlu tutabilir. Müşteriler evrak yükleyebilir, işlerinin durumunu görebilir, onayları ve e-imzaları tamamlayabilir.

Karbon, müşteri taleplerini bir takvime göre gönderebildiğini ve talep tamamlanmadığında otomatik olarak takip mesajı iletebildiğini belirtir. Evrak yönetimi Dropbox, SharePoint dahil OneDrive veya Google Drive ile bağlantı kurar; isterseniz Karbon'un kendi depolama alanını da kullanabilirsiniz. Karbon ayrıca çoğunlukla e-postaları ve müşteri güncellemelerini özetleme ve taslak hazırlamaya yönelik yapay zekâ özellikleri listeler.

Karbon, bir muhasebe bürosunun günlük işlerini yürütmek üzere tasarlanmıştır ve bu ihtiyaç için güçlü bir tercihtir. Ancak evrak toplama bağlamında Karbon alternatifi arayan firmaların ihtiyacı genellikle daha sınırlıdır. İş akışı yazılımlarından genel olarak memnuniyetsiz değillerdir. Amaçları, mükellefin evrakları tamamlanana kadar yapılan takip turlarını azaltmaktır.

Yaygın nedenler şunlardır: Büro küçüktür ve ekip iş akışına, ortak e-postaya veya zaman takibine ihtiyaç duymaz. Firma bir muhasebe bürosu değildir ve Karbon muhasebeciler için tasarlanmıştır. Ya da firma zaten müşteri talepleri gönderiyordur, ancak yüklemeleri tek tek açıp bulanık fotoğrafları, eksik sayfaları veya yanlış döneme ait hesap ekstrelerini kontrol etmek için hâlâ zaman harcıyordur. Karbon'un sitesi, yüklenen evraklarda otomatik kontrollerden söz etmez.

Bu durumların her birinde firma, evrak toplama adımını iyi yöneten ve mevcut çalışma düzenine dokunmayan bir araç arar. Bu, iş yönetimi yazılımından farklı bir satın alma kararıdır. İki ürünü yalnızca ortak noktaları olan müşteriden evrak isteme ve kullanılabilir evrak alma süreci üzerinden karşılaştırmak doğru olur.

İhtiyacınız olan evraklar için hazır bir listeden başlayabilir veya kendi evrak listenizi oluşturabilirsiniz. Her maddeye talimat, örnek ve uygulanacak kontroller ekleyebilirsiniz. Bunlar belirli bir tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi olabilir. Müşteriye tek bir güvenli link gönderirsiniz. Müşterinin hesap, şifre veya uygulama oluşturması gerekmez; link herhangi bir telefon veya bilgisayarda açılır.

Her yükleme geldiği anda yapay zekâyla kontrol edilir. DocAsker evrakı görüntü kalitesi, evrak türü, tarihler ve dönemler, doldurulmuş imza alanları ve bütünlük açısından inceler. Bir kontrol başarısız olduğunda müşteri nedenini açık bir dille görür. Örneğin banka ekstresinin yanlış ayları kapsadığı belirtilir ve müşteri hemen daha iyi bir evrak yükleyebilir. Ekibiniz yalnızca kontrolden geçen evrakları ve inceleme için işaretlenenleri görür.

40 mükellefin ay kapanışını yapan bir muhasebe bürosunu düşünün. Her mükellefe ilk iş gününde, geçen aya ait banka ve kredi kartı ekstreleri, bordro raporları ve varsa kredi ekstrelerini isteyen bir DocAsker linki gönderilir. Bir mükellef yanlışlıkla önceki aya ait bir ekstre yükler. DocAsker, dönemi taleple karşılaştırır, sorunu açıklar ve mükellef doğru evrakı yükler.

Yıl sonunda evrak listesi genişler: tam yıl ekstreleri, sabit kıymet alım faturaları ve imzalı yönetim beyanları eklenir. İmza kontrolleri imzasız dönen beyanı, bütünlük kontrolleri ise 12 sayfalık ekstrenin 9 sayfa olarak gelmesini tespit eder. Muhasebecileriniz işe tamamlanmış bir klasörle başlar. İhtiyacınız mükellefe ve mevzuata göre değişeceği için göndermeden önce her evrak listesini düzenleyin.

Büronuz Karbon kullanıyorsa bunu değiştirmeniz gerekmez. İşleri, e-postayı ve faturalamayı Karbon'da tutun, DocAsker linkini alışık olduğunuz müşteri e-postasından gönderin ve kabul edilen evrakları ekibinizin zaten kullandığı Google Drive, Dropbox veya OneDrive hesabına, tutarlı bir adlandırma düzeniyle kaydedin.