Müşteri evrakı toplamak için DokuTrak alternatifi

DokuTrak, Arthur Teboul tarafından kurulan bir müşteri evrak toplama yazılımıdır. Sitesinde şirketin Fransa merkezli ve ABD pazarı için geliştirildiği, ürün üzerindeki çalışmaların 2025'te başladığı belirtiliyor. Ürün; muhasebeciler ve vergi hazırlama hizmeti verenler, muhasebe büroları, hukuk büroları, konut kredisi brokerları, emlak danışmanları, işe alım ve İK ekipleri ile danışmanlık firmaları ve ajanslar gibi küçük profesyonel hizmet firmalarını hedefliyor.

Ürün özellikle dar bir amaca odaklanıyor. İhtiyacınız olan evrakları seçiyor, müşteriye tek bir güvenli link gönderiyor ve her kalemi bir panelden takip ediyorsunuz. Müşterilerin şifreye, portal hesabına veya uygulamaya ihtiyacı yok. Hatırlatmalar, yöneticinin değiştirebildiği varsayılan bir takvimle otomatik gönderiliyor ve talep tamamlanınca duruyor. Ekipten bir kişi her evrakı kabul ediyor veya kısa bir notla yeniden yükleme istiyor.

DokuTrak ayrıca yöneticinin etkinleştirdiği isteğe bağlı bir yapay zekâ kontrolü sunuyor. Bu kontrol her yüklemeyi taleple karşılaştırıyor ve yanlış evrak türü, yanlış dönem, süresi dolmuş evrak veya okunamayan tarama gibi olası sorunları işaretliyor. Sitede yapay zekânın hiçbir evrakı onaylamadığı açıkça belirtiliyor. Ayrıca bir yapay zekâ asistanının talepleri oluşturup takip edebilmesi için açık kaynaklı bir bağlantı sunuyor.

DokuTrak ve DocAsker benzer bir amaca hizmet ediyor, bu nedenle karşılaştırma nedenleri oldukça belirgin. İlki, hatalı evrakla kimin ilgilendiği. DokuTrak'ta yapay zekâ sorunu ekibinize bildiriyor, ardından bir kişi evrağı kabul ediyor veya müşteriden yeniden istiyor. Bu yaklaşım kararın sizde kalmasını sağlıyor, ancak her hatalı evrakın firmanızdan birinin incelemesini beklemesi anlamına da geliyor.

İkinci konu, evrakların daha sonra nereye gittiği. DokuTrak'ın sitesinde vergi, muhasebe veya büro yönetimi yazılımlarıyla entegrasyon bulunmadığı ve bir bulut depolama bağlantısının listelenmediği belirtiliyor. Bu nedenle evrakları kendiniz indirip taşımanız gerekiyor. Müşteri klasörlerini Google Drive, Dropbox veya OneDrive'da tutan firmalar, kabul edilen evrakların otomatik olarak bu alanlara gitmesini isteyebilir. Diğer yaygın nedenler:

Başlangıç tanıdık gelecektir. Hazır bir evrak listesi seçer veya kendi listenizi oluşturursunuz. Her kaleme talimat, örnek ve uygulanacak kontroller ekleyebilirsiniz. Bunlar arasında gerekli tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi bulunur. Müşteriye tek bir güvenli link gönderirsiniz. Hesap, şifre veya uygulama gerekmez; müşteri daha sonra aynı linke dönerek işlemi tamamlayabilir.

Fark, yükleme sırasında ortaya çıkar. DocAsker'in yapay zekâsı her evrakı bulanıklık, yansıma ve kesilmiş kenarlar, evrak türü, tarihler ve dönemler, doldurulmuş imza alanları ve eksik sayfalar açısından kontrol eder. Bir kontrol başarısız olursa müşteri nedeni anlaşılır ifadelerle hemen görür ve daha iyi bir evrakı doğrudan yükleyebilir. Ekibiniz yalnızca kontrolden geçen evrakları ve kişi tarafından incelenmek üzere işaretlenenleri görür.

Hatırlatmalar seçtiğiniz takvime göre, tüm planlarda e-posta ve Pro ile Firm planlarında SMS yoluyla gönderilir. Her hatırlatma yalnızca eksik olan veya yeniden yükleme bekleyen kalemleri listeler ve evrak listesi tamamlanınca durur. Kabul edilen evraklar tutarlı bir adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılır ve DocAsker çalışma alanına veya Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox ya da OneDrive'a kaydedilir.

Şubat ayında bir gerçek kişi vergi beyannamesi hazırladığınızı düşünün. Mükelleften W-2, varsa 1099 formları, konut kredisi faiz dökümü ve imzalanmış bir hizmet sözleşmesi istemeniz gerekiyor. DocAsker'de bu kalemlerin tümünü içeren tek bir link gönderirsiniz. Her form kalemi, hazırladığınız beyannamenin vergi yılına göre ayarlanır ve hizmet sözleşmesi kalemi doldurulmuş bir imza alanı gerektirir.

Mükellef yanlışlıkla geçen yılın W-2'sini ve alt kısmı kesilmiş bir telefon fotoğrafıyla konut kredisi dökümünü yükler. DocAsker, W-2'nin yanlış yıla ait olduğunu ve fotoğrafın kesildiğini mükellefe bildirir; mükellef de ikisini aynı oturumda yeniden yükler. Ekibinizin evrakları açıp not yazmasına ve yeni yanıtı beklemesine gerek kalmaz.

Bir hafta sonra hatırlatma yalnızca hâlâ eksik olanları, örneğin 1099 formlarını, belirtir. Her şey kontrolden geçince hatırlatmalar durur ve evraklar tutarlı adlarla bulut klasörünüzde yer alır. Gereksinimler mükellefe ve yıla göre değişir. Bu nedenle hazır bir vergi evrak listesini başlangıç noktası olarak değerlendirin ve önünüzdeki beyannamenin ihtiyaçlarına göre düzenleyin.