Müşteri evrakları için Dropbox dosya taleplerine alternatif

Dosya talepleri, bulut depolama hizmeti Dropbox'ın bir özelliğidir. Dropbox yalnızca dosya toplamaz; dosyalarınızı depolar, senkronize eder ve yedekler, dosya ve klasör paylaşır, büyük dosya transferleri gönderir. Ayrıca elektronik imza için Dropbox Sign ve izlenebilir evrak paylaşımı için DocSend gibi ürünler sunar. Bu sayfa yalnızca dosya talebi özelliğini DocAsker ile karşılaştırır.

Dosya talebi, basit bir yükleme sayfasına yönlendiren bir linktir. Dropbox yardım merkezine göre, Dropbox hesabı olsun veya olmasın herkes bu link üzerinden size dosya gönderebilir. Kişi dosyaları seçer, adını ve e-posta adresini girer ve yükleme yapar. Dosyalar, sizin seçtiğiniz ve varsayılan olarak özel olan Dropbox klasörüne gelir. Yükleme yapan kişiler başkalarının dosyalarını göremez.

Yardım merkezi bu özelliğe ek olarak birkaç seçenek listeler. Şifre ekleyebilirsiniz. Bazı planlarda son tarih belirleyebilir ve son tarihten sonra yüklemeye izin verip vermeyeceğinize karar verebilirsiniz. Klasör için bir adlandırma standardı belirleyebilir, talebi kapatıp yeniden açabilir ve her dosya yüklendiğinde e-posta alabilirsiniz.

Dosya talepleri, firmanız dışındaki birinden dosya almak için hızlı bir yöntemdir ve tek seferlik işler için iyi çalışır. Firmaların başka seçeneklere bakmasının nedeni genellikle aynı talebin onlarca müşteriye gönderildiği, her müşterinin belirli bir evrak setini sunması gerektiği ve birinin tüm süreci takip etmek zorunda kaldığı durumlarda ortaya çıkar.

İlk neden, dosya talebinin bir liste değil, tek bir yükleme sayfası olmasıdır. Müşteri açıklamanızı okur ve ne istediğinizi düşündüğünü yükler. Sayfada banka ekstresini tamamlandı olarak işaretleyen ve kimlik kartını hâlâ eksik gösteren bir alan yoktur. Dosyanın içeriğini kontrol eden bir işlev de bulunmaz. Dropbox yardım merkezi dosya içeriği kontrolünden söz etmediği için ekibiniz her yüklemeyi açıp değerlendirmek zorunda kalır. Sık karşılaşılan birkaç neden daha vardır.

Hazır bir evrak listesiyle veya kendi listenizle başlarsınız. Her madde tek bir evraktır ve ilgili talimata, örneğe ve gerekli kontrollere sahiptir. Bu kontroller; belirli bir tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi gibi koşulları içerebilir. Müşteriye tek bir güvenli link gönderilir. Dosya talebinde olduğu gibi hesap, şifre veya uygulama gerekmez. Dosya talebinden farklı olarak müşteri hangi evrakların tamamlandığını ve hangilerinin hâlâ beklendiğini açıkça görür.

Her yükleme geldiği anda yapay zekâ tarafından kontrol edilir: bulanıklık, parlama ve kesilmiş kenarlar, dosyanın istenen evrak olup olmadığı, tarihler ve dönemler, doldurulmuş imza alanları ve eksik sayfalar. Bir kontrol başarısız olursa müşteri nedeni sade bir dille görür ve daha iyi bir dosyayı hemen yeniden yükleyebilir. Ekibiniz yalnızca kontrolden geçen dosyaları ve bir kişinin incelemesi için işaretlenenleri görür.

Hatırlatmalar sizin belirlediğiniz plana göre gönderilir. Tüm planlarda e-posta, Pro ve Firm planlarında SMS kullanılır ve her hatırlatma yalnızca eksik olanları listeler. Kabul edilen dosyalar standart bir adlandırma biçimiyle yeniden adlandırılır. Pro ve Firm planlarında dosyalar doğrudan Dropbox'ınıza aktarılabilir. Böylece DocAsker, Dropbox'ın önünde çalışırken dosyalarınız alıştığınız yerde kalır.

Yeni bir kredi başvurusu açan bir kredi danışmanını düşünün. Başvuru sahibinden fotoğraflı kimlik, son iki bordro, üç aylık banka ekstresi ve imzalı bir yetkilendirme formu istenir. Dosya talebinde danışman bu listeyi açıklamaya yazar ve bekler. Dosyalar, başvuru sahibinin telefonunun verdiği adlarla gelir ve danışman ne olduklarını görmek için her birini açar.

DocAsker'da aynı liste dört maddelik bir evrak listesidir. Başvuru sahibi linki telefonunda açar ve bordroların fotoğrafını çeker. Fotoğraflardan birinin kenarı kesilmişse DocAsker hemen yeniden çekilmesini ister. Ekstreler üç ay yerine iki ayı kapsıyorsa hangi ayın eksik olduğunu başvuru sahibine bildirir. Yetkilendirme formunda imza olup olmadığı kontrol edilir.

Her şey kontrolden geçtiğinde dosyalar standart bir adlandırma biçimiyle yeniden adlandırılır ve Pro veya Firm planında başvuru sahibine ait danışman Dropbox klasörüne aktarılır. O zamana kadar hatırlatmalarda yalnızca hâlâ açık olan maddeler yer alır ve evrak listesi tamamlandığında hatırlatmalar durur. Danışman Dropbox'ta daha önceki çalışma biçimini sürdürür.