TaxDome-alternatief voor documenten verzamelen

TaxDome is software voor praktijkbeheer voor belastingadviseurs, accountants en administratiekantoren. Op de website wordt één platform beschreven waarin workflows, klantcommunicatie, documenten, facturatie en de werkvoorraad van het team samenkomen. Kantoren werken met opdrachten via pipelines, bewaren klantbestanden, versturen facturen en verzamelen elektronische handtekeningen in hetzelfde systeem. Daardoor hoeft het team tijdens de werkdag niet tussen afzonderlijke tools te wisselen.

Het klantgedeelte is een belangrijk onderdeel van het product. Klanten gebruiken een klantportaal en mobiele app, in de huisstijl van je kantoor, om documenten te uploaden, te ondertekenen, facturen te betalen en met je team te berichten. TaxDome biedt verschillende manieren om documenten op te vragen: organizers, documentchecklists, korte documentverzoeken, uploadlinks en chats. In het helpcentrum staat welke hiervan een klantaccount vereisen en welke niet.

TaxDome noemt ook AI-functies voor documenten. Voor kantoren in de VS kan het op basis van een aangifte van het vorige jaar een documentchecklist maken, elke upload aan het juiste checklistonderdeel koppelen en ondersteunde bestanden, zoals gangbare Amerikaanse belastingformulieren, hernoemen en taggen. Voor sommige functies is een betaalde uitbreiding nodig. Kijk op taxdome.com wat voor jouw kantoor geldt.

TaxDome is een compleet praktijkplatform. Als je het invoert, verplaats je workflow, opslag, facturatie en klantcommunicatie naar één plek. Dat is precies het doel van het product en veel kantoren willen dat ook. Andere kantoren hebben al tools die goed werken voor die taken en missen maar één onderdeel: de juiste documenten bij klanten opvragen zonder wekenlang heen en weer te mailen.

Wanneer het om documenten verzamelen gaat, zijn de redenen om naar een TaxDome-alternatief te kijken meestal praktisch. Ze komen voort uit de inrichting van het kantoor en de klantenkring. Het is geen kritiek op het platform. Het betekent dat de behoefte van een kantoor smaller is dan wat TaxDome wil afdekken. De meest voorkomende redenen staan hier:

Je begint met een checklist. Kies een kant-en-klare checklist of maak er zelf een, en geef elk onderdeel een instructie, een voorbeeld en de controles die van toepassing zijn. Denk aan een verplichte periode of een ingevulde handtekening. Daarna stuur je de klant één beveiligde link. Een account, wachtwoord of app is niet nodig. De link werkt op elke telefoon of computer en de klant kan later terugkomen.

Elke upload wordt direct bij binnenkomst door AI gecontroleerd. DocAsker kijkt naar de beeldkwaliteit, of het bestand het gevraagde document is, datums en perioden, handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in gewone taal wat er mis is en kan die meteen een beter bestand uploaden. Je team ziet alleen bestanden die de controle hebben doorstaan, plus bestanden die voor beoordeling door een medewerker zijn gemarkeerd.

Herinneringen worden volgens het schema verstuurd dat je kiest, per e-mail bij elk plan en per sms bij Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de onderdelen die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in je DocAsker-werkruimte of bij Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Stel dat een belastingadviseur het aangifteseizoen begint met 80 particuliere klanten. Elke klant krijgt een DocAsker-link met een checklist: jaaropgaven voor het belastingjaar, de aangifte van het vorige jaar, een identiteitsbewijs en een ondertekende opdrachtbevestiging. De klant maakt foto's met een telefoon. Komt een formulier uit het verkeerde jaar of valt de onderkant van een pagina buiten beeld, dan krijgt de klant dat direct te zien.

Voor een administratiekantoor kan de checklist vragen om bankafschriften van januari tot en met maart en de bijbehorende creditcardafschriften. DocAsker vergelijkt de periode van het afschrift met het documentverzoek, zodat een afschrift over de verkeerde maanden je team niet bereikt. De vereisten verschillen per klant en rechtsgebied. Gebruik kant-en-klare checklists daarom als startpunt en controleer de lijst voor elke opdracht.

Dit werkt naast de tools die je al gebruikt om je praktijk te beheren. Als je TaxDome voor workflow, facturatie en elektronische handtekeningen gebruikt, kun je toch een DocAsker-link sturen om documenten op te vragen. Wanneer de checklist compleet is, verplaats je de geaccepteerde bestanden met hun vaste naam naar de map van de klant. De rest van de opdracht loopt daarna verder in TaxDome.