Alternative à SmartVault pour les cabinets qui relancent leurs clients

SmartVault est un système de gestion documentaire et un portail client que son site présente comme conçu pour les experts-comptables. L’entreprise dispose de bureaux à Houston et à Cambridge, au Royaume-Uni, et ses pages de presse indiquent qu’elle a rejoint GetBusy PLC en 2017. Elle s’adresse principalement aux cabinets comptables et fiscaux, mais aussi aux services financiers, aux cabinets d’avocats et aux professionnels de santé.

Le produit réunit un stockage cloud illimité, un portail client à la marque du cabinet, le partage de fichiers avec contrôle des accès, les demandes de pièces et l’automatisation des workflows. Ses offres comptables indiquent des intégrations avec Intuit Lacerte, ProConnect, ProSeries, QuickBooks, UltraTax CS, Drake et CCH Axcess Tax. La signature électronique est fournie par DocuSign, et SmartVault indique respecter les normes de signature électronique de l’IRS pour les formulaires 8878 et 8879. SmartProposal ajoute les propositions et le paiement.

Pour collecter des documents, vous envoyez une demande à partir d’un modèle, vos clients reçoivent un lien pour déposer leurs fichiers depuis un téléphone ou un ordinateur, puis les fichiers sont classés dans le bon dossier client. Des relances automatisées suivent les éléments manquants. SmartRequestAI, vendu comme module complémentaire des offres comptables, crée le questionnaire et la liste de demandes de chaque client à partir des données de l’année précédente. SmartScan convertit les photos prises avec un téléphone en PDF.

SmartVault est un système complet de gestion documentaire et convient particulièrement aux cabinets qui utilisent des logiciels fiscaux américains. Un cabinet qui cherche une alternative à SmartVault a souvent un besoin plus ciblé : obtenir les pièces de ses clients dans un état exploitable, sans adopter un nouvel espace pour tous ses documents. Les raisons ci-dessous sont fréquentes. Elles ne constituent pas des affirmations sur chaque client de SmartVault.

Le contrôle du dépôt est l’élément le plus important au quotidien. Le site de SmartVault décrit la création de la demande, les relances du client et le classement du fichier dans le bon dossier. Il ne décrit pas la lecture de chaque fichier pour confirmer qu’il s’agit du bon document pour la bonne période. Ce contrôle reste donc à la charge de votre équipe. Si un relevé couvre les mauvais mois, quelqu’un s’en aperçoit en l’ouvrant.

Si vous préparez des déclarations dans Lacerte, UltraTax CS ou Drake et souhaitez classer les documents à côté de ces dossiers, SmartVault est difficile à remplacer et vous devez en tenir compte avant de migrer. Si votre principal problème est le va-et-vient causé par des dépôts incorrects, un outil plus ciblé peut répondre au besoin avec moins de paramétrage et moins de prise en main pour vos clients.

Vous partez d’une liste de pièces prête à l’emploi ou vous créez la vôtre. Chaque élément peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez au client un seul lien sécurisé. Le client n’a besoin ni de compte, ni de mot de passe, ni d’application. Il peut prendre des photos avec l’appareil photo de son téléphone ou déposer des fichiers PDF, JPG, PNG, HEIC, Word et Excel.

L’IA contrôle chaque dépôt dès sa réception. Elle vérifie le flou, les reflets et les bords coupés, confirme qu’il s’agit bien du document demandé, compare les dates et les périodes à la demande, vérifie que les champs de signature sont remplis et que toutes les pages d’un document multipage sont présentes. Si un contrôle échoue, le client voit la raison en termes simples et peut redéposer immédiatement un fichier conforme.

Les relances sont envoyées selon le calendrier que vous choisissez, par e-mail avec toutes les offres et par SMS avec Pro et Firm. Elles indiquent uniquement les éléments encore manquants ou à redéposer et s’arrêtent lorsque la liste de pièces est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un format cohérent, par exemple 2026-03_Logistique-Armor_Releve-bancaire.pdf, puis classés dans l’espace de travail DocAsker ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

SmartVault s’adresse principalement aux cabinets comptables et fiscaux. Voici donc un exemple de période fiscale. Vous devez obtenir pour chaque client particulier sa pièce d’identité, ses justificatifs de revenus, sa déclaration de l’année précédente et une lettre de mission signée. Dans DocAsker, vous créez cette liste de pièces une fois, indiquez l’année fiscale pour les éléments concernés et envoyez un lien à chaque client.

Un client photographie un justificatif de revenus sur la table de sa cuisine. Le bord droit est coupé : DocAsker lui demande donc de reprendre la photo avant que le fichier ne vous parvienne. Un justificatif correspondant à la mauvaise année est renvoyé avec l’année demandée. La lettre de mission arrive sans signature et le client est informé que le champ de signature est vide. Chaque correction intervient alors que le client a encore les documents sous les yeux.

Vos collaborateurs ouvrent un dossier contenant des fichiers contrôlés, nommés de la même manière pour chaque client. DocAsker ne se connecte pas aux logiciels fiscaux : vous transférez donc vous-même les fichiers dans votre workflow fiscal ou vous les classez dans l’espace cloud déjà utilisé par votre équipe. Les pièces nécessaires varient selon le client et la situation. Vérifiez chaque liste avant de l’envoyer.