Alternative à SuiteDash pour collecter les pièces client

SuiteDash est une plateforme de gestion d'entreprise tout-en-un. Son site indique qu'elle réunit CRM, portails clients, projets, documents et facturation dans une base de données commune. Elle s'adresse à de nombreuses entreprises de services, notamment les agences digitales, les coachs, les cabinets comptables et d'avocats, les consultants, les professionnels de l'immobilier et les organisations à but non lucratif.

La liste des fonctionnalités est étendue. En plus du portail client et du CRM, SuiteDash propose la facturation et la facturation récurrente, les projets et tâches, le suivi du temps, les contrats et la signature électronique, les formulaires, la planification, l'e-mail marketing, la messagerie sécurisée, les tickets d'assistance et un système de gestion de la formation. Une grande partie peut être proposée en marque blanche, avec votre propre URL et une application web de marque installable par les clients.

Pour les documents, SuiteDash propose un File Exchange avec un dossier de partage pour chaque client et chaque projet, un historique des versions et des droits d'accès. La plateforme propose également des demandes de fichiers : vous envoyez un lien par e-mail, choisissez le dossier de destination des dépôts et définissez une échéance. Son site indique que les clients n'ont pas besoin d'être connectés pour déposer les fichiers demandés.

La raison la plus fréquente tient au périmètre. SuiteDash est conçue pour remplacer plusieurs outils à la fois, ce qui fait sa force. Un cabinet qui dispose déjà d'un logiciel de gestion, d'un outil de facturation et d'un CRM adaptés à ses besoins ne souhaite pas forcément déployer une plateforme complète uniquement pour obtenir les relevés bancaires et les pièces d'identité de ses clients. Un outil plus ciblé peut être utilisé le jour même.

La deuxième raison concerne ce qui se passe après le dépôt. Une demande de fichiers SuiteDash place les documents dans le dossier choisi et vous en informe par e-mail. Nous n'avons pas trouvé sur leur site d'étape qui examine le contenu de chaque fichier. Une personne de votre équipe doit donc toujours ouvrir chaque dépôt pour vérifier qu'il est lisible, complet et conforme au document demandé. Quelques autres raisons courantes concernent les relances.

Vous commencez par une liste de pièces. Utilisez une liste prête à l'emploi ou créez la vôtre, puis ajoutez à chaque élément une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire ou une signature. Vous envoyez ensuite au client un seul lien sécurisé. Aucun compte, mot de passe ou logiciel à installer n'est nécessaire. Le lien s'ouvre sur un téléphone ou un ordinateur, et le client peut y revenir plus tard pour terminer.

Chaque dépôt est contrôlé par l'IA dès sa réception. Les contrôles portent sur le flou, les reflets et les bords coupés, la conformité du fichier avec le document demandé, les dates et les périodes, les champs de signature remplis et les pages manquantes. Si un contrôle échoue, le client voit la raison en termes simples, par exemple si le relevé bancaire couvre février au lieu de mars, et peut redéposer immédiatement un fichier conforme.

Les relances suivent le calendrier que vous choisissez, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Chacune indique uniquement les pièces encore manquantes ou à redéposer, puis s'arrête lorsque la liste est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un format cohérent et classés dans l'espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons le cas d'un cabinet comptable en fin de mois. Chaque client doit fournir trois éléments : le relevé bancaire du mois, le relevé de carte bancaire et le récapitulatif de paie signé. Dans DocAsker, cela correspond à une liste de pièces de trois éléments, chacun avec une période obligatoire et, pour le récapitulatif de paie, un contrôle de signature. Chaque client reçoit son propre lien le premier jour ouvré du mois.

Un client photographie son relevé bancaire avec son téléphone. Si la photo est floue ou si la page 3 sur 4 manque, DocAsker l'indique immédiatement et le client peut reprendre la photo. Si le relevé concerne le mauvais mois, le client voit le mois demandé. Votre équipe ouvre la demande une seule fois, lorsque tous les contrôles sont passés, et trouve des fichiers déjà nommés et classés.

Si votre cabinet utilise SuiteDash pour son portail, ses factures et ses projets, vous n'avez pas à choisir entre les deux. Vous pouvez conserver SuiteDash pour ces activités et utiliser DocAsker uniquement pour le suivi des pièces. Les clients retrouvent toujours leurs factures et leurs messages dans votre portail, tandis que les documents mensuels arrivent via un lien DocAsker, déjà contrôlés.