Alternative à ShareFile pour collecter les pièces de vos clients

ShareFile est un logiciel sécurisé de partage de fichiers et de gestion des processus documentaires. Il fait partie du portefeuille de produits Progress. Son site le présente aux cabinets comptables, d’avocats, de finance, d’assurance et de santé, ainsi qu’aux entreprises de tous secteurs qui échangent des fichiers sensibles avec leurs clients. Le produit a commencé par le partage et le stockage de fichiers et couvre aujourd’hui une grande partie des opérations liées à un dossier client.

Un cabinet utilisant ShareFile dispose d’un portail client à ses couleurs, avec son logo, ses couleurs et son sous-domaine, ainsi que d’une signature électronique intégrée, de modèles réutilisables et de processus automatisés. Les listes de demandes permettent de demander plusieurs documents à un client, avec des échéances et des relances automatisées, puis d’approuver chaque fichier ou de le signaler comme incomplet. ShareFile indique également des intégrations avec Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce et QuickBooks, ainsi que des applications mobiles.

ShareFile propose aussi des fonctionnalités d’IA. Sa documentation décrit une validation documentaire par IA qui examine un fichier déposé dans une liste de demandes et avertit le client lorsque son contenu ne semble pas correspondre à la demande, par exemple en cas d’année ou de type de formulaire incorrect. Les pages des formules indiquent que les listes de demandes et les fonctions d’IA sont disponibles sur les formules supérieures. Consultez donc sharefile.com pour connaître le contenu actuel de chaque formule.

ShareFile est une plateforme étendue, et c’est généralement cette richesse fonctionnelle qui pousse un cabinet à comparer d’autres outils. Si vous conservez déjà vos fichiers dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive et utilisez un autre outil pour faire signer vos documents, vous avez peut-être uniquement besoin de collecter des pièces auprès de vos clients. Dans ce cas, une plateforme de stockage et de gestion des processus peut être plus large que nécessaire.

Les autres raisons fréquentes concernent le parcours de dépôt, au moment où une pièce est réellement transmise. Un portail, une étape de connexion et l’utilisation de l’appareil photo du téléphone sont autant de points où une demande peut rester bloquée ou un fichier de mauvaise qualité passer inaperçu. La liste ci-dessous présente les raisons le plus souvent évoquées par les cabinets. Il s’agit de raisons générales, et non d’affirmations concernant chaque compte ou chaque formule ShareFile.

Cela ne signifie pas que ShareFile est un mauvais produit. L’alternative à ShareFile adaptée dépend de la partie de ShareFile que vous utilisez. Si votre cabinet s’appuie chaque jour sur son stockage, sa signature électronique et ses processus, le remplacer pourrait vous coûter davantage que cela ne vous ferait économiser. Si vous utilisez surtout les listes de demandes, un outil conçu pour collecter et contrôler les pièces mérite votre attention.

Vous partez d’une liste de pièces prête à l’emploi ou vous créez la vôtre. Chaque élément peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez ensuite un seul lien sécurisé au client. Celui-ci n’a besoin ni de compte, ni de mot de passe, ni d’application. Le lien s’ouvre sur n’importe quel téléphone ou ordinateur et le client peut y revenir plus tard pour terminer.

L’IA contrôle chaque dépôt dès sa réception. Elle vérifie la qualité de l’image, notamment le flou, les reflets et les bords coupés, ainsi que le type de document demandé, les dates et périodes, les champs de signature remplis et les pages manquantes. Si un contrôle échoue, le client voit l’explication en termes simples et peut redéposer immédiatement un fichier de meilleure qualité. Votre équipe ne voit que les fichiers acceptés, ainsi que ceux signalés pour une vérification humaine.

Les relances suivent le calendrier que vous choisissez : par e-mail avec toutes les formules, et par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance indique uniquement les éléments encore manquants ou à redéposer, et les relances s’arrêtent lorsque la liste est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un modèle cohérent et classés dans l’espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

La comptabilité est le premier secteur cité par ShareFile. Prenons donc un cas courant : l’intégration d’un nouveau client en tenue comptable. Vous avez besoin des relevés bancaires de janvier à mars, de la liasse fiscale de l’année précédente, d’une lettre de mission signée et d’une pièce d’identité du dirigeant. Dans DocAsker, vous placez ces quatre éléments dans une liste de pièces, définissez la période des relevés bancaires et envoyez un seul lien.

Le dirigeant effectue les dépôts depuis son téléphone le soir même. La photo de la pièce d’identité présente un reflet sur le nom : DocAsker demande immédiatement une nouvelle prise de vue. Le relevé bancaire couvre octobre à décembre : le client reçoit une indication sur les mois à fournir. La lettre de mission arrive sans champ de signature rempli et est renvoyée avec cette explication. Aucun membre de votre équipe n’a encore ouvert de fichier.

Deux jours plus tard, la relance ne mentionne que le relevé encore manquant. Lorsqu’il est reçu et validé, les relances s’arrêtent et les fichiers sont déposés dans le dossier du client avec des noms cohérents. Les pièces à fournir varient selon le client et la juridiction : considérez toute liste prête à l’emploi comme un point de départ et confirmez la liste pour chaque mission.