SuiteDash-Alternative für die Unterlagenanforderung

SuiteDash ist eine integrierte Geschäftsplattform. Nach eigenen Angaben verbindet SuiteDash CRM, Kundenportale, Projekte, Dokumente und Abrechnung in einer gemeinsamen Datenbank. Die Plattform richtet sich an verschiedene Dienstleistungsunternehmen. Genannt werden unter anderem Digitalagenturen, Coaches, Steuerberater und Rechtsanwaltskanzleien, Beratungen, Immobilienunternehmen und gemeinnützige Organisationen.

Die Funktionsliste ist umfangreich. Neben Kundenportal und CRM nennt SuiteDash Rechnungsstellung und wiederkehrende Abrechnung, Projekte und Aufgaben, Zeiterfassung, Verträge und elektronische Signaturen, Formulare, Terminplanung, E-Mail-Marketing, sichere Nachrichten, Support-Tickets und ein Lernmanagementsystem. Vieles lässt sich mit eigenem Branding versehen, einschließlich eigener URL und einer installierbaren Web-App im Markenauftritt des Unternehmens.

Für Dokumente bietet SuiteDash einen File Exchange mit einem Freigabeordner für jeden Kunden und jedes Projekt, Versionsverlauf und Berechtigungen. Außerdem gibt es Dateianforderungen: Sie senden einen Link per E-Mail, wählen den Zielordner für die Uploads und setzen eine Frist. Laut Website müssen Kunden nicht angemeldet sein, um angeforderte Dateien hochzuladen.

Der häufigste Grund ist der Umfang. SuiteDash wurde dafür entwickelt, mehrere Tools gleichzeitig zu ersetzen. Genau darin liegt seine Stärke. Eine Kanzlei oder ein Büro, das bereits mit passender Kanzleisoftware, Abrechnung und einem CRM arbeitet, möchte möglicherweise nicht für das Anfordern von Kontoauszügen und Ausweisdokumenten eine komplette Plattform einrichten. Mit einem fokussierten Tool können Sie am selben Tag starten.

Der zweite Grund betrifft den Ablauf nach dem Upload. Bei einer SuiteDash-Dateianforderung landen die Dateien im ausgewählten Ordner und Sie erhalten eine E-Mail. Auf der Website fanden wir keinen beschriebenen Schritt, der den Inhalt jeder Datei prüft. Jemand aus Ihrem Team muss weiterhin jeden Upload öffnen und kontrollieren, ob er lesbar und vollständig ist und das richtige Dokument enthält. Weitere häufige Gründe betreffen die Nachverfolgung.

Sie beginnen mit einer Checkliste. Wählen Sie eine fertige Checkliste oder erstellen Sie eine eigene. Für jeden Punkt können Sie eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen hinterlegen, etwa einen erforderlichen Zeitraum oder eine Unterschrift. Anschließend senden Sie dem Kunden einen sicheren Link. Weder Konto noch Passwort oder App sind erforderlich. Der Link lässt sich auf jedem Smartphone und Computer öffnen. Der Kunde kann später über denselben Link zurückkehren und die Anforderung abschließen.

Jeder Upload wird sofort durch die KI geprüft. Die Prüfungen erkennen Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, kontrollieren, ob die Datei dem angeforderten Dokument entspricht, und prüfen Datumsangaben, Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Kunde den Grund in klaren Worten. Zum Beispiel weist DocAsker darauf hin, dass der Kontoauszug den Februar statt den März abdeckt. Anschließend kann der Kunde direkt eine bessere Datei hochladen.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan versendet, per E-Mail in jedem Tarif und per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung enthält nur die Unterlagen, die noch fehlen oder erneut hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich oder mit Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

Nehmen wir ein Buchhaltungsbüro zum Monatsende. Jeder Mandant muss drei Unterlagen einreichen: den Kontoauszug für den Monat, die Kreditkartenabrechnung und die unterschriebene Lohnübersicht. In DocAsker ist das eine Checkliste mit drei Punkten. Für jeden Punkt hinterlegen Sie den erforderlichen Zeitraum und bei der Lohnübersicht zusätzlich die Prüfung auf eine Unterschrift. Am ersten Arbeitstag des Monats erhält jeder Mandant seinen eigenen Link.

Ein Mandant fotografiert den Kontoauszug mit dem Smartphone. Ist das Foto unscharf oder fehlt Seite 3 von 4, weist DocAsker sofort darauf hin und der Mandant fotografiert die Unterlage erneut. Bezieht sich der Kontoauszug auf den falschen Monat, wird angezeigt, welcher Monat benötigt wird. Ihr Team öffnet die Anforderung erst, wenn alle Unterlagen die Prüfung bestanden haben, und findet die Dateien bereits einheitlich benannt und abgelegt vor.

Wenn Ihre Kanzlei SuiteDash für Portal, Rechnungen und Projekte nutzt, müssen Sie sich nicht entscheiden. Sie können SuiteDash für diese Aufgaben behalten und DocAsker ausschließlich für die Unterlagenanforderung einsetzen. Mandanten erhalten Rechnungen und Nachrichten weiterhin in Ihrem Portal. Die monatlichen Unterlagen kommen über einen DocAsker-Link und sind bereits geprüft.