Financial-Cents-Alternative für die Unterlagensammlung

Financial Cents ist eine Kanzleimanagement-Software für Steuerkanzleien, Buchhaltungsbüros und Steuerbüros. Auf der Website wird sie als Komplettprodukt für kleine und wachsende Firmen beschrieben. Die Software verbindet Workflow-Vorlagen, ein mit QuickBooks Online synchronisiertes CRM, Zeiterfassung, Abrechnung mit Online-Zahlungen, Angebote mit elektronischer Unterschrift sowie Dokumentenverwaltung mit Synchronisierung zu Google Drive, OneDrive und SharePoint.

Die Unterlagensammlung ist Teil dieses Pakets. Kanzleien senden Anfragen über ein eigenes Mandantenportal. Financial Cents verschickt automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS, bis der Mandant die Anfrage abgeschlossen hat. Mandanten erstellen keinen Benutzernamen und kein Passwort. Laut Website melden sie sich über einen sicheren Link aus einer E-Mail oder einen einmaligen Code an. Das Portal funktioniert in jedem mobilen Browser.

Financial Cents prüft auch Uploads. Der AI File Validator vergleicht jede hochgeladene Datei mit der Anfrage, dem Buchungszeitraum und den Mandantendaten. Eine falsche Jahreszahl, eine falsche Bank oder ein falsches Dokument wird im Portal markiert, damit der Mandant die Datei ersetzen kann. Zwei weitere KI-Funktionen benennen Uploads nach Ihrer Namenskonvention und legen eine Kopie im richtigen Mandantenordner ab.

Financial Cents deckt die Unterlagenanforderung für eine Steuerkanzlei gut ab, die zusätzlich Workflows und Abrechnung benötigt. Auf der Website werden automatische Prüfungen von Mandanten-Uploads beschrieben. Der Grund für einen Wechsel ist daher enger gefasst als bei einer Plattform, die jede Datei ungeprüft Ihrem Team überlässt. Prüfen Sie vor einem Wechsel genau, was Ihre Kanzlei benötigt.

Kanzleien, die eine Alternative zu Financial Cents für die Unterlagensammlung suchen, befinden sich meist in einer von mehreren Situationen. Manche möchten weniger Software verwalten. Andere benötigen Prüfungen, die über das falsche Jahr oder die falsche Bank hinausgehen. Wieder andere sind keine Steuer- oder Buchhaltungsbüros. Häufige Gründe sind:

Sie beginnen mit einer fertigen Checkliste oder erstellen eine eigene. Für jeden Punkt können Sie eine Anleitung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen hinterlegen: einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Der Mandant erhält einen sicheren Link und benötigt kein Konto, Passwort oder App. Er kann Dokumente mit der Handykamera fotografieren oder Dateien hochladen und später über denselben Link zurückkehren.

DocAsker prüft jeden Upload sofort. Die KI kontrolliert die Bildqualität, darunter Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder. Sie bestätigt, dass es sich um das angeforderte Dokument handelt, vergleicht Abrechnungszeiträume, Ausstellungs- und Ablaufdaten mit der Anfrage, prüft ausgefüllte Unterschriftsfelder und kontrolliert mehrseitige Dokumente auf Vollständigkeit. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Mandant den Grund und kann sofort eine bessere Datei hochladen.

Erinnerungen folgen Ihrem Zeitplan. E-Mail-Erinnerungen sind in jedem Tarif enthalten, SMS-Erinnerungen in Pro und Firm. Jede Erinnerung listet nur, was noch fehlt oder neu hochgeladen werden muss. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt. Mit Pro und Firm können Sie sie auch in Google Drive, Dropbox oder OneDrive ablegen.

Stellen Sie sich ein Buchhaltungsbüro mit zwei Mitarbeitenden vor, das unterjährig einen neuen Mandanten aufnimmt. Die Checkliste fordert Kontoauszüge von Januar bis Juni, das aktuelle Lohnjournal, den Steuerbescheid des Vorjahres und eine unterschriebene Auftragsbestätigung an. Der Mandant fotografiert die Kontoauszüge am Küchentisch. Zwei Fotos sind zu unscharf, und bei einem Kontoauszug fehlt die letzte Seite. DocAsker zeigt dem Mandanten, welche Dateien betroffen sind und warum. Er kann sie direkt neu aufnehmen.

Für die monatliche Arbeit erhält derselbe Mandant zu Beginn jedes Monats eine kurze Anfrage. Die Erinnerung am fünften Tag nennt nur den noch fehlenden Kreditkartenbeleg. Sobald alles eingegangen ist, enden die Erinnerungen. Die Dateien liegen umbenannt nach Ihrer Namenskonvention im Mandantenordner in Google Drive. Passen Sie jede Checkliste an den Mandanten und den jeweiligen Geltungsbereich an, da die Anforderungen variieren.

Wenn Sie Financial Cents für Aufgaben, Fristen und Abrechnung einsetzen, können Sie es behalten. DocAsker ersetzt nur den Schritt der Unterlagenanforderung. Beide Tools können mit Google Drive oder OneDrive arbeiten. Die über DocAsker gesammelten Dateien können daher in denselben Mandantenordnern landen, die Ihr Team bereits täglich öffnet.