Suralink-Alternative, um Unterlagen von Mandanten anzufordern

Suralink bezeichnet sich als Plattform für agentische Automatisierung für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und deren Mandanten. Das Produkt stammt vom gleichnamigen Unternehmen und richtet sich an Audit-, Steuer-, Beratungs- und interne Revisionsteams. Bekannt ist Suralink vor allem für das Management von Anforderungslisten: Kanzleien fordern darin PBC-Unterlagen (provided by client) an, ordnen sie und verfolgen ihren Eingang in Echtzeit, statt mit Tabellen und E-Mail-Verläufen zu arbeiten.

Ergänzend bietet Suralink Dashboards für Kanzlei und Mandanten, die Freigabe eingereichter Unterlagen, einen Prüfpfad, wiederverwendbare Vorlagen mit Übernahme ins Folgejahr und ein gebrandetes Mandantenportal mit unbegrenzt vielen Mandantennutzern. Auf der Preisseite werden weitere Produkte neben der Kernplattform aufgeführt, darunter eine Workpaper Suite, Financial Statement Tie Out, sicheres Teilen von Dateien und E-Signatur.

Suralink prüft Uploads ebenfalls mit KI. Der Document Prescreen Agent gleicht jede von einem Mandanten hochgeladene Datei mit der Anforderung ab. Er prüft Dokumenttyp, Zeitraum, Vollständigkeit und Eignung, kennzeichnet Dateien mit Prüfbedarf und informiert das Team sowie den Mandanten. Suralink gibt an, dass Dateien nicht automatisch angenommen oder abgelehnt werden. Die endgültige Entscheidung trifft Ihr Team. Welche Pakete die Funktion enthalten, erfahren Sie unter suralink.com.

Suralink ist für Aufträge wie Audits, Reviews oder Steuerprojekte konzipiert, bei denen viele Unterlagen angefordert werden, mehrere Personen auf beiden Seiten beteiligt sind und ein vollständiger Prüfpfad erforderlich ist. Kanzleien, die nach einer Suralink-Alternative suchen, stellen dieses Konzept meist nicht infrage. Sie haben einfach einen überschaubareren Bedarf. Das sind typische Gründe, keine Aussagen über alle Suralink-Kunden.

Auch die Größe der Kanzlei spielt eine Rolle. Suralink wird als Kernplattform mit zusätzlichen Produktpaketen und Erweiterungen angeboten. Das passt zu einer Kanzlei, die mehrere davon nutzt. Ein Buchhaltungsbüro mit zwei Personen, das monatlich Kontoauszüge von zwanzig Kunden anfordert, hat eine andere Aufgabe. Dafür kann ein schlankes Werkzeug mit kurzer Einrichtung besser passen.

Wenn Sie Audits durchführen und Arbeitspapiere benötigen, die mit Ihrer Anforderungsliste verknüpft sind, ersetzt ein spezialisiertes Werkzeug Suralink nicht. Diese Seite behauptet auch nicht, dass es das sollte. Wenn Sie lediglich Unterlagen von Mandanten sammeln, die sich nicht erst mit einem Portal vertraut machen möchten, reicht möglicherweise ein Werkzeug für genau diese Aufgabe.

Sie beginnen mit einer fertigen Checkliste oder erstellen eine eigene. Zu jedem Punkt können Sie eine Anleitung, ein Beispiel und passende Prüfungen hinterlegen, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Anschließend senden Sie dem Mandanten einen sicheren Link. Auf Mandantenseite sind weder Konto noch Passwort oder App erforderlich. Über denselben Link kann der Mandant später zurückkehren und die Unterlagen vervollständigen.

Jeder Upload wird sofort und in jedem Tarif mit KI geprüft. DocAsker kontrolliert die Bildqualität auf Unschärfe, Reflexionen und abgeschnittene Ränder, den Dokumenttyp, Daten und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Schlägt eine Prüfung fehl, sieht der Mandant den Grund in klaren Worten und kann die Datei direkt neu hochladen. Ihr Team sieht nur geprüfte Dateien sowie Dateien, die zur manuellen Prüfung gekennzeichnet wurden.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan versendet: per E-Mail in jedem Tarif und zusätzlich per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung listet nur Unterlagen auf, die noch fehlen oder erneut hochgeladen werden müssen. Sind alle Punkte der Checkliste erledigt, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich oder in Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

Suralink richtet sich an Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Steuerkanzleien. Betrachten wir das kleinere Ende dieses Marktes: ein Buchhaltungsbüro mit dreißig monatlichen Kunden. Jeden Monat werden die betrieblichen Kontoauszüge, der Kreditkartenauszug und gegebenenfalls neue Darlehensunterlagen benötigt. In DocAsker erstellen Sie dafür einmal eine Checkliste, legen für jeden Punkt den Zeitraum fest und senden jedem Kunden einen Link.

Eine Cafébetreiberin fotografiert den Kontoauszug am Tresen. Seite drei fehlt. DocAsker weist darauf hin und fordert das vollständige Dokument an. Der Kreditkartenauszug stammt aus dem Vormonat. Der Kunde erfährt, welchen Zeitraum Sie angefordert haben. Beide Punkte lassen sich direkt erledigen, solange die Unterlagen noch am Tresen liegen. Niemand in Ihrem Büro muss dafür eine E-Mail schreiben.

Bis zum Ende der Woche gehen Erinnerungen nur an Kunden mit offenen Punkten. In jeder Erinnerung steht, welche Unterlage noch fehlt. Die akzeptierten Kontoauszüge liegen im jeweiligen Kundenordner. Dateiname und Ordner zeigen den Monat und den Kundennamen. Für ein Audit mit Hunderten PBC-Anforderungen und einem Prüfpfad bleibt Suralink die passendere Wahl.