Monatliche Buchhaltung: Unterlagen von Mandanten anfordern

1. 01

   Kontoauszüge aller Geschäftskonten

   Führen Sie alle im Monat bestehenden Geschäftskonten auf, einschließlich Spar- und weiterer Bankkonten. Fordern Sie die Auszüge mit sämtlichen Seiten an, auch für Konten ohne Umsätze.

   Format: Vollständiger Kontoauszug der Bank als PDF, jeweils pro Konto

   Das prüft DocAsker: Prüfen Sie die Kontobezeichnung, Beginn und Ende des Auszugszeitraums sowie die Vollständigkeit der Seiten.

2. 02

   Abrechnungen betrieblich genutzter Kreditkarten

   Benennen Sie jede Karte bzw. jedes Kartenkonto, über das betriebliche Ausgaben bezahlt wurden. Endet der Abrechnungszeitraum mitten im Monat, fordern Sie alle Abrechnungen an, die zusammen den gesamten Monat abdecken.

   Format: Vollständige Kreditkartenabrechnung als PDF für jedes Kartenkonto

   Das prüft DocAsker: Prüfen Sie, ob der Zeitraum lückenlos abgedeckt ist und die Abrechnung zur angeforderten Karte gehört.

3. 03

   Ausgangsrechnungen und Gutschriften

   Fordern Sie die im Monat ausgestellten Rechnungen und Gutschriften einschließlich Rechnungskorrekturen an. Legen Sie fest, wie Mandanten Belege kennzeichnen sollen, die Ihnen bereits über ein gemeinsam genutztes System vorliegen.

   Format: Rechnungen als PDF oder eine mit Ihrer Kanzlei abgestimmte Auswertung

   Das prüft DocAsker: Prüfen Sie, ob Monat und Unternehmen stimmen und ob Stornierungen und Gutschriften enthalten sind.

4. 04

   Eingangsrechnungen und Ausgabenbelege

   Fordern Sie für die Ausgaben des Monats Belege mit allen Einzelpositionen an. Ist der betriebliche Anlass nicht ersichtlich, bitten Sie Ihre Mandanten um eine kurze, separate Erläuterung.

   Format: Original-PDF oder gut lesbarer Scan

   Das prüft DocAsker: Prüfen Sie Lieferant, Belegdatum, Betrag und sämtliche Einzelpositionen.

5. 05

   Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern

   Fordern Sie von jedem genutzten Zahlungsdienstleister eine Abrechnung mit Auszahlungen, Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen an. Berücksichtigen Sie alle Konten, von denen Auszahlungen auf die Geschäftskonten erfolgen.

   Format: Abrechnung als PDF oder eine abgestimmte Auszahlungsübersicht

   Das prüft DocAsker: Prüfen Sie, ob sich die Auszahlungen anhand von Datum und Betrag den Zahlungseingängen auf dem Bankkonto zuordnen lassen.

6. 06

   Lohnjournal und Korrekturen

   Wenn Sie die Lohnbuchungen übernehmen, fordern Sie für jeden Abrechnungslauf des Monats ein Lohnjournal einschließlich Korrekturen an. Einzelne Lohnabrechnungen und weitere Angaben zu Beschäftigten benötigen Sie nur, soweit sie für Ihre Arbeit erforderlich sind.

   Format: Lohnjournal aus dem Abrechnungssystem für den angeforderten Monat

   Das prüft DocAsker: Prüfen Sie Auszahlungstermine und Abrechnungszeitraum. Beschränken Sie den Zugriff auf Mitarbeitende, die diese Unterlagen für ihre Arbeit benötigen.

Diese Checkliste ist ein Ausgangspunkt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Behörde und Einzelfall. Prüfen Sie die aktuelle Unterlagenliste, bevor Sie sie versenden.

• Kontoauszüge von Mandanten für die Buchhaltung anfordern
• Mandantenunterlagen in der Kanzlei organisieren
• Jahresabschlussunterlagen von Mandanten anfordern

Betreff: Unterlagenanforderung von [Name der Kanzlei]

Guten Tag [Name des Mandanten],

Bitte stellen Sie die unten aufgeführten Unterlagen zusammen.

1. Kontoauszüge aller Geschäftskonten (Vollständiger Kontoauszug der Bank als PDF, jeweils pro Konto)
   Führen Sie alle im Monat bestehenden Geschäftskonten auf, einschließlich Spar- und weiterer Bankkonten. Fordern Sie die Auszüge mit sämtlichen Seiten an, auch für Konten ohne Umsätze.

2. Abrechnungen betrieblich genutzter Kreditkarten (Vollständige Kreditkartenabrechnung als PDF für jedes Kartenkonto)
   Benennen Sie jede Karte bzw. jedes Kartenkonto, über das betriebliche Ausgaben bezahlt wurden. Endet der Abrechnungszeitraum mitten im Monat, fordern Sie alle Abrechnungen an, die zusammen den gesamten Monat abdecken.

3. Ausgangsrechnungen und Gutschriften (Rechnungen als PDF oder eine mit Ihrer Kanzlei abgestimmte Auswertung)
   Fordern Sie die im Monat ausgestellten Rechnungen und Gutschriften einschließlich Rechnungskorrekturen an. Legen Sie fest, wie Mandanten Belege kennzeichnen sollen, die Ihnen bereits über ein gemeinsam genutztes System vorliegen.

4. Eingangsrechnungen und Ausgabenbelege (Original-PDF oder gut lesbarer Scan)
   Fordern Sie für die Ausgaben des Monats Belege mit allen Einzelpositionen an. Ist der betriebliche Anlass nicht ersichtlich, bitten Sie Ihre Mandanten um eine kurze, separate Erläuterung.

5. Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern (Abrechnung als PDF oder eine abgestimmte Auszahlungsübersicht)
   Fordern Sie von jedem genutzten Zahlungsdienstleister eine Abrechnung mit Auszahlungen, Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen an. Berücksichtigen Sie alle Konten, von denen Auszahlungen auf die Geschäftskonten erfolgen.

6. Lohnjournal und Korrekturen (Lohnjournal aus dem Abrechnungssystem für den angeforderten Monat)
   Wenn Sie die Lohnbuchungen übernehmen, fordern Sie für jeden Abrechnungslauf des Monats ein Lohnjournal einschließlich Korrekturen an. Einzelne Lohnabrechnungen und weitere Angaben zu Beschäftigten benötigen Sie nur, soweit sie für Ihre Arbeit erforderlich sind.

Laden Sie Ihre Unterlagen bis zum [Frist] hier hoch: [Upload-Link für Mandanten].

Falls Sie ein Dokument nicht bereitstellen können, antworten Sie bitte auf diese E-Mail. Dann stimmen wir ab, welche Unterlagen Sie stattdessen einreichen können.

Vielen Dank
[Name der Kanzlei]