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Quelles pièces demander au client pour la comptabilité mensuelle

Rassemblez les relevés bancaires et de cartes complets, les pièces de vente et d’achat, ainsi que les états de paie et les relevés des prestataires de paiement utiles au dossier. Retenez les pièces nécessaires, précisez la période concernée et ajoutez le lien de dépôt à votre demande. Préparez une demande distincte pour chaque entité suivie par votre cabinet.

Personnalisez et copiez cette liste de piècesModèle d’e-mail pour votre demande mensuelle de pièces
6 documentsMis à jour le 7 novembre 2026Pour Cabinets comptables

Les pièces à demander chaque mois

Experts-comptables et cabinets comptables chargés de collecter les pièces pour la clôture mensuelle

  1. 01

    Relevés de tous les comptes bancaires professionnels

    Énumérez les comptes courants, les comptes d’épargne et les autres comptes ouverts pendant la période. Demandez les relevés avec toutes leurs pages, même en l’absence de mouvement sur le mois.

    Format: Relevé bancaire complet au format PDF pour chaque compte

    Contrôles DocAsker: Contrôlez l’intitulé du compte, les dates de début et de fin de période et la présence de toutes les pages.

  2. 02

    Relevés des cartes bancaires professionnelles

    Identifiez chaque carte ou compte carte utilisé pour les dépenses professionnelles. Si la période du relevé se termine en cours de mois, demandez les relevés nécessaires pour couvrir le mois entier.

    Format: Relevé complet au format PDF pour chaque carte ou compte carte

    Contrôles DocAsker: Vérifiez que les relevés couvrent toute la période sans interruption et correspondent bien à la carte demandée.

  3. 03

    Factures de vente et avoirs

    Demandez les factures et les avoirs émis au cours du mois, y compris les documents rectificatifs. Précisez comment le client doit signaler les pièces déjà transmises via votre outil partagé.

    Format: Factures au format PDF ou état convenu avec le cabinet

    Contrôles DocAsker: Vérifiez l’entité et le mois concernés, puis assurez-vous que les annulations et les avoirs figurent dans les pièces reçues.

  4. 04

    Factures fournisseurs et pièces justificatives de dépenses

    Demandez les justificatifs détaillés des dépenses du mois. Lorsqu’une dépense nécessite une explication, invitez le client à préciser séparément son objet professionnel en quelques mots.

    Format: PDF d’origine ou document numérisé lisible

    Contrôles DocAsker: Contrôlez le fournisseur, la date de l’opération, le montant et le détail de chaque ligne.

  5. 05

    Relevés des prestataires de paiement

    Pour chaque prestataire, demandez un relevé détaillant les versements, les frais, les remboursements et les rétrofacturations. Incluez tous les comptes qui alimentent les comptes bancaires de l’entreprise.

    Format: Relevé au format PDF ou état des versements convenu avec le cabinet

    Contrôles DocAsker: Vérifiez que les dates et les montants des versements permettent un rapprochement avec les encaissements bancaires.

  6. 06

    Récapitulatif de paie et régularisations

    Si votre mission comprend la comptabilisation de la paie, demandez un récapitulatif de chaque traitement de paie du mois, régularisations comprises. Ne demandez le détail par salarié que s’il est nécessaire à la mission.

    Format: État issu du logiciel de paie pour le mois concerné

    Contrôles DocAsker: Contrôlez les dates de versement et la période de rattachement. Réservez l’accès aux documents de paie aux collaborateurs qui en ont besoin.

Cette checklist sert de point de départ. Les exigences varient selon le pays, l’autorité et le dossier. Vérifiez la liste en vigueur avant de l’envoyer.

Personnalisez et copiez cette liste de pièces

Choisissez les pièces nécessaires, puis copiez une liste de pièces ou un e-mail à envoyer au client.

6 pièce(s) sur 6 sélectionnée(s)

Aperçu de l’e-mail destiné au client

Objet : Pièces demandées par [Nom du cabinet]

Bonjour [Nom du client],

Merci de préparer les pièces indiquées ci-dessous.

1. Relevés de tous les comptes bancaires professionnels (Relevé bancaire complet au format PDF pour chaque compte)
   Énumérez les comptes courants, les comptes d’épargne et les autres comptes ouverts pendant la période. Demandez les relevés avec toutes leurs pages, même en l’absence de mouvement sur le mois.

2. Relevés des cartes bancaires professionnelles (Relevé complet au format PDF pour chaque carte ou compte carte)
   Identifiez chaque carte ou compte carte utilisé pour les dépenses professionnelles. Si la période du relevé se termine en cours de mois, demandez les relevés nécessaires pour couvrir le mois entier.

3. Factures de vente et avoirs (Factures au format PDF ou état convenu avec le cabinet)
   Demandez les factures et les avoirs émis au cours du mois, y compris les documents rectificatifs. Précisez comment le client doit signaler les pièces déjà transmises via votre outil partagé.

4. Factures fournisseurs et pièces justificatives de dépenses (PDF d’origine ou document numérisé lisible)
   Demandez les justificatifs détaillés des dépenses du mois. Lorsqu’une dépense nécessite une explication, invitez le client à préciser séparément son objet professionnel en quelques mots.

5. Relevés des prestataires de paiement (Relevé au format PDF ou état des versements convenu avec le cabinet)
   Pour chaque prestataire, demandez un relevé détaillant les versements, les frais, les remboursements et les rétrofacturations. Incluez tous les comptes qui alimentent les comptes bancaires de l’entreprise.

6. Récapitulatif de paie et régularisations (État issu du logiciel de paie pour le mois concerné)
   Si votre mission comprend la comptabilisation de la paie, demandez un récapitulatif de chaque traitement de paie du mois, régularisations comprises. Ne demandez le détail par salarié que s’il est nécessaire à la mission.

Déposez vos pièces avant le [Date limite] via [Lien de dépôt].

Si vous ne pouvez pas fournir une pièce, répondez à cet e-mail afin que nous convenions de ce que vous pouvez envoyer.

Merci,
[Nom du cabinet]

Préparez une demande de pièces réutilisable chaque mois

  • Précisez la période et les comptes concernés

    Pour mars 2026, indiquez la période du 1er au 31 mars 2026 dans la demande et dans les consignes des pièces dont les dates doivent être contrôlées. Distinguez le compte courant du compte carte pour que chaque relevé soit déposé au bon endroit.

  • Faites le point sur les changements du mois

    Demandez au client de signaler les ouvertures ou clôtures de comptes, les nouveaux prestataires de paiement et les changements liés à la paie. Ajoutez une courte précision lorsqu’une pièce n’est pas applicable au dossier.

  • Gardez une marge de contrôle avant la clôture

    Fixez une date limite de dépôt qui laisse à votre équipe le temps de vérifier les pièces et de demander un nouveau dépôt si nécessaire. Consultez l’état de la demande avant d’envoyer une relance.

Modèle d’e-mail pour votre demande mensuelle de pièces

Pièces comptables de [entreprise] pour [mois et année]

Bonjour [prénom],

Pour la tenue de votre comptabilité, merci de déposer les pièces couvrant la période du [date de début] au [date de fin] avant le [date limite], via ce lien :
[lien de dépôt]

- Relevés complets des comptes suivants : [comptes bancaires]
- Relevés complets des cartes suivantes : [cartes ou comptes cartes]
- Factures de vente, avoirs, factures fournisseurs et pièces justificatives de la période
- [Relevés des prestataires de paiement et récapitulatifs de paie, si concernés]

Si vous avez ouvert ou fermé un compte, changé de prestataire de paiement ou n’avez pas établi de paie ce mois-ci, merci de nous le préciser en réponse à cet e-mail.

Bien cordialement,
[votre nom]

Questions fréquentes

Quelles pièces comptables demander au client chaque mois ?

Commencez par les relevés bancaires et de cartes, les factures de vente et les avoirs, ainsi que les factures fournisseurs et les pièces justificatives. Complétez avec les relevés des prestataires de paiement, les récapitulatifs de paie et les autres pièces nécessaires à la mission convenue.

Faut-il demander deux relevés de carte si la période s’arrête en cours de mois ?

Demandez les relevés qui couvrent l’intégralité de la période comptable. Si un relevé de carte s’arrête le 15, le relevé suivant peut également être nécessaire pour couvrir la fin du mois.

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DocAsker envoie cette liste de pièces via un lien de dépôt unique, effectue un contrôle par IA à chaque dépôt et relance votre client jusqu’à ce que le dossier soit complet.

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