Ce qu'il faut faire
- Utilisez les mêmes libellés d’entité, dates et catégories de documents dans les demandes de pièces et les noms de fichiers.
- Séparez les fichiers en attente de décision des copies acceptées.
- Indiquez pourquoi un fichier a été remplacé et limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin.
- Quelles pièces demander au client pour la comptabilité mensuelle
- Comment vérifier les pièces déposées par vos clients
- Envoyer un lien de dépôt sécurisé à un client
Choisissez une structure de dossiers facile à reprendre
Utilisez le nom de l’entité ou un code interne stable comme premier dossier. À l’intérieur, classez les documents par période de travail et par catégorie. Placez les bulletins de paie et les pièces d’identité dans des emplacements à accès restreint si leurs règles d’accès diffèrent.
Par exemple, une demande de pièces de mars pour Logistique Armor SAS peut contenir un dossier Banque et un dossier Dépenses dans le dossier de mars. Un collègue doit pouvoir retrouver le relevé bancaire à partir de la période et de la catégorie, sans rechercher par expéditeur.
- Logistique Armor SAS/2026-03/Banque/
- Logistique Armor SAS/2026-03/Dépenses/
- Logistique Armor SAS/2026-03/Rapports/
Nommez le fichier avec sa période
Utilisez les dates dans l’ordre année-mois-jour afin que les noms de fichiers se classent correctement. Ajoutez un libellé court pour le compte uniquement si cela permet de distinguer deux relevés. Évitez d’inclure les numéros de compte complets, les noms des salariés ou les numéros de pièce d’identité dans le nom du fichier.
Pour un relevé de mars, vous pouvez utiliser le nom de fichier Logistique Armor SAS_Releve-bancaire_2026-03.pdf. Si la période couverte ne correspond pas à un mois civil, indiquez les dates réelles de début et de fin. Pendant la vérification, veillez à distinguer clairement les différentes versions.
Séparez réception, vérification et classement
Pour chaque dépôt, consignez la pièce demandée, la date de réception, le résultat de la vérification et la personne chargée de l’étape suivante. En cas de nouveau dépôt, identifiez la version acceptée et traitez la copie remplacée conformément aux règles de votre cabinet.
Dans DocAsker, consultez les fichiers reçus dans la demande de pièces et examinez le résultat du contrôle par IA pour chaque pièce. Une fois acceptés, les fichiers sont renommés selon un format constant et classés dans l’espace DocAsker ou, avec les plans Pro et Firm, dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
Rendez la décision de classement traçable
Si un collègue accepte une exception, consignez le fichier retenu et la raison de cette décision. Par exemple, votre cabinet peut accepter exceptionnellement un document bancaire couvrant les dates requises lorsque la banque ne fournit pas de relevé distinct.
Lorsque vous clôturez la demande de pièces, vérifiez les noms et les autorisations d’accès. Révoquez l’accès au portail client si nécessaire et appliquez les règles de votre cabinet pour conserver ou supprimer les copies de travail.
